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办公室公文写作规范及范例

一、公文写作的基本原则与通用规范

公文作为党政机关、企事业单位传达政令、沟通信息、处理事务的重要载体，其写作质量直接关系到工作效率与决策效果。撰写公文需严格遵循准确规范、简洁明了、庄重得体、逻辑清晰的基本原则，同时满足以下通用要求：

（一）格式规范

公文格式需符合《党政机关公文处理工作条例》及相关标准，核心要素包括：

1.标题：简明扼要概括公文核心内容，通常由“发文机关+事由+文种”构成，如“XX公司关于开展秋季安全检查工作的通知”。

2.主送机关：明确公文接收单位，顶格标注于正文上方，多个单位时按层级或惯例排序。

3.正文：公文核心部分，需依据文种特点分层撰写，段落清晰，观点明确。

4.附件：随文附带的说明材料或支撑文件，标注“附件：1.XXX”。

5.发文机关署名与成文日期：右下角标注发文单位全称及规范日期（阿拉伯数字），加盖公章。

（二）语言要求

1.准确严谨：用词需精准，避免歧义。如“原则上同意”与“同意”、“拟”与“决定”的语义差异需严格区分。

2.简洁凝练：剔除冗余表述，如“由于受到台风影响”可简化为“受台风影响”；避免口语化表达（如“事儿”“搞定”）。

3.庄重得体：根据行文对象选择语气，上行文（如请示、报告）需谦逊，下行文（如通知、批复）需明确，平行文（如函）需平和。

二、常用公文种类及写作要点

（一）通知

适用场景：发布指示、部署工作、告知事项等，是办公室最常用公文类型之一。

结构要点：

开头：说明发文依据或目的（如“为落实XX会议精神”“根据XX要求”）。

主体：分条列出具体事项，明确时间、地点、内容、责任主体等要素。

结尾：提出执行要求（如“请认真组织实施”“请于X月X日前反馈情况”）。

范例：

关于召开2023年度工作总结部署会的通知

各部门、各分公司：

为全面总结本年度工作成效，科学谋划下一年度重点任务，经研究决定召开2023年度工作总结部署会。现将有关事项通知如下：

一、会议时间：XXXX年X月X日（周X）上午9:00-11:30

二、会议地点：公司总部三楼会议室

三、参会人员：各部门负责人、分公司总经理

四、会议要求：

1.请参会人员提前10分钟到场签到；

2.各部门需准备年度工作总结PPT（10分钟内），重点汇报亮点工作及问题建议；

3.原则上不得请假，确需请假者须提前向行政部报备。

特此通知。

XX公司行政部

XXXX年X月X日

（二）请示

适用场景：向上级机关请求指示、批准事项，需遵循“一文一事”原则。

结构要点：

开头：简述背景与事由，说明请示的必要性（如“为解决XX问题”“根据XX规定”）。

主体：明确请示事项，阐述具体方案或建议，必要时分析可行性（如“拟采取XX措施，预计可实现XX效果”）。

结尾：使用规范结束语（如“妥否，请批示”“以上请示，请予批准”）。

范例：

关于申请增设办公设备的请示

总经理办公室：

随着公司业务拓展，市场部现有办公电脑已使用超5年，运行卡顿问题频发，影响数据处理效率。为保障日常工作顺利开展，拟申请增设笔记本电脑3台、多功能打印机1台，预算约XX元（详见附件《办公设备采购清单》）。

以上请示，如无不妥，请批准。

附件：1.办公设备采购清单

XX公司市场部

XXXX年X月X日

（三）报告

适用场景：向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问，分为工作总结报告、情况报告等。

结构要点：

开头：概括报告主题（如“现将XX工作开展情况报告如下”）。

主体：分层次阐述工作进展、成效、存在问题及下一步计划，数据需真实，逻辑需清晰。

结尾：常用“以上报告，请审阅”“特此报告”。

范例：

关于XX项目第一季度推进情况的报告

公司领导：

根据年度工作部署，XX项目自X月启动以来，各项工作稳步推进。现将第一季度进展情况报告如下：

一、工作成效：

1.完成项目前期调研，形成《可行性分析报告》；

2.组建专项团队，明确分工及时间节点；

3.与合作方达成初步合作意向，正在拟定合同条款。

二、存在问题：

部分环节审批流程耗时较长，影响项目进度。

三、下一步计划：

1.加快合同审批流程，力争X月底前签订合作协议；

2.启动项目核心模块开发，每周召开进度协调会。

以上报告，请审阅。

XX项目部

XXXX年X月X日

（四）函

适用场景：平行机关或不相隶属单位之间商洽工作、询问答复问题、请求批准事项。

结构要点：

标题：明确事由与文种，如“关于商请协助解决XX问题的函”。

正文：开门见山说明目的，事项需具体明确，语气需礼貌平和。

结尾：根据内容使用“请予支持为