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财务报销单填写及流程指导

在日常的企业运营中，财务报销是一项基础性且高频的工作，它直接关系到公司资金的规范管理与员工个人的切身利益。一份清晰、规范的报销单据，不仅能提高财务部门的审核效率，更能有效规避潜在的财务风险，保障公司资产的安全。因此，每一位涉及报销业务的员工，都应充分理解并掌握报销单的正确填写方法与完整流程。

一、财务报销的基本认知

财务报销并非简单的“花钱报账”，它是基于真实、合法的经济业务，按照公司既定的规章制度，通过规范的单据和流程，对预先垫付或因公发生的费用进行核销的过程。其核心在于真实性、合规性与完整性。任何虚假报销、不合规报销行为，都可能给公司带来财务损失和法律风险，也会对个人职业信誉造成负面影响。

二、财务报销单的规范填写

报销单是报销业务的载体，其填写质量直接影响报销的进度与结果。务必做到内容真实、字迹清晰、信息完整、计算准确。

（一）填写的核心要点

1.基础信息准确无误：

*报销部门：填写实际发生业务的部门，需与公司组织架构中的部门名称一致。

*报销日期：填写提交报销单的当日日期，或业务完成的日期，具体以公司规定为准。

*报销人：填写实际经办人的姓名，需与公司人事档案姓名一致。

*联系方式：填写报销人常用的联系电话，以便在审核过程中需要沟通时能及时联系。

*报销事由/用途：简明扼要地描述费用发生的原因、时间、地点、涉及事项等关键信息，确保业务背景清晰可追溯。例如：“XX年XX月XX日，赴XX地参加XX会议差旅费”或“购买XX项目所需办公用品”。避免模糊不清的表述。

2.费用明细清晰规范：

*费用项目：根据实际发生的费用性质，选择或填写对应的费用类别，如差旅费、业务招待费、办公费、交通费、通讯费等。公司如有统一的费用项目分类，请严格遵照执行。

*日期：填写该项费用实际发生的具体日期。

*金额：

*小写金额：阿拉伯数字填写，精确到小数点后两位。无角分的，可在角分位写“00”或“-”。

*大写金额：中文大写数字填写，如“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）”。注意字迹工整，不得涂改。大写金额应与小写金额完全一致。若小写金额有角分，大写金额“元”后需写“角”和“分”；若无角分，大写金额“元”后应写“整（正）”字。

*备注（选填）：可填写与该笔费用相关的补充说明，如会议名称、培训课程名称、对方单位名称等，有助于财务审核。

3.合计金额准确无误：

*各项费用金额填写完毕后，务必仔细核对并计算合计金额，确保大小写合计金额一致。

*如涉及预借款项，需在报销单相应位置填写预借款金额，以便财务进行冲销处理，计算实际应补或应退金额。

（二）原始凭证的关键要求

原始凭证（通常指发票、行程单等）是报销业务真实性和合法性的首要证明，务必高度重视。

1.真实性：凭证必须是经济业务发生时取得的真实票据，不得伪造、变造、虚开发票。

2.合规性：

*发票抬头必须为公司全称，且与公司营业执照或税务登记证上的名称一致。

*发票类型需符合业务性质，如购买货物取得增值税专用发票或普通发票，提供服务取得相应的服务类发票。

*发票上须加盖开票单位的发票专用章，印章清晰完整。

*发票信息需完整，包括开票日期、商品或服务名称、规格型号（如有）、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。

（三）票据粘贴的规范方法

票据粘贴是报销单整理的重要环节，规范的粘贴有助于财务审核，也能保护票据的完好。

1.粘贴工具：使用胶水或固体胶，禁用订书钉、回形针等金属物，以免损坏票据或影响装订。

2.粘贴原则：

*分类粘贴：不同类型的费用票据，或不同业务事由的票据，应尽量分开粘贴在不同的粘贴单上，并在粘贴单上注明费用类别或事由。

*从右至左，从上至下：通常以粘贴单的右上角为起点，按照票据面积大小，从右到左、从上到下、错落有致地粘贴。

*平铺粘贴：票据应平铺粘贴，避免重叠、折叠（除非票据过大需折叠以适应粘贴单尺寸，但关键信息不得被遮盖）。

*边缘对齐：票据的左上角或右上角应与粘贴单边缘对齐，保持整体美观有序。

*金额可见：确保每张票据的金额部分清晰可见，不被其他票据覆盖。

*粘贴牢固：票据粘贴应牢固，防止在传递过程中脱落。

三、财务报销的标准流程

不同公司的报销流程可能存在细微差异，但总体遵循“经办人申请-部门审批-财务审核-付款”的主线。

1.经办人准备与提交：

*经办人根据业务发生情况，收集并整理所有合法合规的原始凭证。

*规范填写报销单，准确计算金额，并将原始凭证按要求粘贴整齐。

*将填写完整、粘贴规范的报销单及附件，提交给部门负责人进行审批。