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酒店宴会预定流程规定
一、概述
酒店宴会预定流程规定旨在规范宴会预订的各个环节，确保预订过程的顺利性和高效性，提升客户满意度。本流程适用于所有通过酒店官方渠道进行的宴会预订，包括但不限于婚宴、公司年会、节日庆典等。整个流程分为以下几个主要阶段：信息收集、需求沟通、方案确认、预付款支付、现场准备及后续服务。
二、信息收集阶段
（一）客户咨询
1.客户通过电话、邮件或酒店官方网站提交初步咨询，提供以下基本信息：
(1)预订日期及时间；
(2)预计参与人数；
(3)宴会类型（如婚宴、年会等）；
(4)特殊需求（如场地布置、餐饮口味等）。
（二）信息记录
1.酒店预订专员详细记录客户信息，并在系统中创建预订档案；
2.初步了解客户预算范围（如有），以便推荐合适的宴会方案。
三、需求沟通阶段
（一）方案推荐
1.预订专员根据客户需求，提供2-3套初步宴会方案，包括：
(1)场地布局图及容纳人数；
(2)餐饮菜单及价格明细；
(3)场地布置建议（如灯光、音响、装饰风格等）。
（二）方案调整
1.客户与酒店方就方案进行沟通，提出修改意见；
2.预订专员根据反馈调整方案，直至客户满意。
四、方案确认阶段
（一）合同签订
1.方案确认后，双方签订正式宴会预订合同，内容包括：
(1)预订日期、时间及场地；
(2)餐饮标准及费用；
(3)场地布置及服务要求；
(4)预付款及尾款支付方式。
（二）细节确认
1.合同签订后，客户需确认以下细节：
(1)签到时间及流程；
(2)特殊餐饮需求（如素食、过敏等）；
(3)现场协调人员联系方式。
五、预付款支付阶段
（一）支付比例
1.客户需在合同签订后3个工作日内支付预付款，通常为总费用的30%-50%（具体比例根据酒店政策而定）；
2.预付款用于锁定场地及部分餐饮费用。
（二）支付方式
1.支持银行转账、支付宝、微信支付等多种支付方式；
2.酒店在收到预付款后，向客户开具收款凭证。
六、现场准备阶段
（一）场地布置
1.酒店根据合同约定，提前完成场地布置，包括：
(1)桌椅摆放及装饰；
(2)灯光及音响设备调试；
(3)餐具及布草准备。
（二）人员安排
1.酒店安排专人负责现场协调，包括：
(1)预祝客户签到；
(2)餐饮服务跟进；
(3)应急问题处理。
七、后续服务阶段
（一）尾款结算
1.宴会结束后，客户需在规定时间内支付剩余款项，通常为总费用的50%-70%；
2.酒店核对账单并开具发票。
（二）客户反馈
1.酒店收集客户对宴会服务的反馈意见，用于改进后续服务；
2.对于高满意度客户，可提供会员积分或优惠券等优惠。
八、注意事项
（一）提前预订
1.建议客户至少提前1-3个月预订宴会场地，尤其是节假日；
2.节假日预订需求较高，建议尽早确认。
（二）变更处理
1.如需变更预订日期或人数，客户需提前7天与酒店沟通；
2.变更可能产生额外费用，具体标准参照合同约定。
一、概述
酒店宴会预定流程规定旨在规范宴会预订的各个环节，确保预订过程的顺利性和高效性，提升客户满意度。本流程适用于所有通过酒店官方渠道进行的宴会预订，包括但不限于婚宴、公司年会、节日庆典等。整个流程分为以下几个主要阶段：信息收集、需求沟通、方案确认、预付款支付、现场准备及后续服务。通过明确各阶段的责任与要求，确保宴会从策划到执行都能达到预期效果，同时为宾客提供优质的服务体验。
二、信息收集阶段
（一）客户咨询
1.客户通过电话、邮件或酒店官方网站提交初步咨询，提供以下基本信息：
(1)预订日期及时间：明确宴会举办的具体日期（年、月、日）和时间段（例如，晚上6点至8点），以及是否需要连续多天的场地。
(2)预计参与人数：提供大致的宾客数量，包括用餐人数和可能的活动参与人数。如有特殊需求，如儿童席位、演讲台等，需一并说明。
(3)宴会类型：说明宴会性质，如婚宴、公司年会、生日派对、产品发布会等，不同类型的宴会可能对应不同的场地和服务要求。
(4)特殊需求：列出任何特殊要求，例如：
-餐饮口味：如提供素食、清真、无麸质等选项。
-场地布置：如特定的主题风格（如森林、海滩）、颜色搭配、背景板设计等。
-设备需求：如音响系统、投影仪、LED屏幕、麦克风数量及类型等。
-其他服务：如婚庆服务、摄影摄像、乐队表演、互动游戏等。
（二）信息记录
1.预订专员详细记录客户信息，并在系统中创建预订档案，确保信息完整准确；
2.初步了解客户预算范围（如有），以便推荐合适的宴会方案。预算范围有助于预订专员筛选出性价比高且符合客户期望的场地和套餐，提高沟通效率。
三、需求沟通阶段
（一）方案推荐
1.预订专员根据客户需求，提供2-3套初步宴会方案，每套方案应包
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