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采购申请审批流程标准化模板：供应商选择与成本控制

一、适用场景与核心价值

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购申请审批管理，尤其适用于需要规范供应商选择流程、强化成本控制场景，包括但不限于：原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务外包采购等。通过标准化流程，可解决传统采购中存在的需求不明确、供应商选择随意、成本超支、审批效率低等问题，实现“需求清晰、选择合规、成本可控、审批高效”的管理目标，降低采购风险，提升企业资源使用效益。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与确认

操作目标：保证采购需求真实、明确，符合业务必要性，为后续供应商选择和成本控制奠定基础。

操作步骤：

需求部门提交申请：需求部门根据业务需要，填写《采购申请审批表》（见表1），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额及依据（如历史采购数据、市场价格调研等）。若涉及技术参数，需附技术规格书或图纸。

需求部门负责人审核：部门负责人需对需求的必要性、合理性进行审核，重点确认“是否为必需采购”“数量是否匹配实际消耗”“预算是否符合部门年度预算”，签字确认后提交采购部。

采购部预审：采购部收到申请后，1个工作日内完成预审，重点核对：

需求描述是否清晰（避免“一批办公用品”“类似设备”等模糊表述）；

预算金额是否超出公司采购权限（如单次采购超10万元需分管副总审批）；

是否存在可替代的内部资源（如闲置设备、库存物料可满足需求）。

预审不通过的，需反馈需求部门补充或修改材料。

（二）供应商资质预审

操作目标：筛选具备合法资质、履约能力的供应商，排除不合格供应商，降低合作风险。

操作步骤：

建立供应商库：采购部优先从公司合格供应商库中选择供应商；库内无合适供应商的，启动新供应商开发。

资质文件收集：潜在供应商需提供以下资质文件（复印件加盖公章）：

营业执照（经营范围需覆盖本次采购内容）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等，根据采购物品特性确定）；

法定代表人身份证明及授权委托书（如委托他人办理）；

近3年类似项目合作业绩（提供合同关键页复印件）。

资质审核与分级：采购部联合质量部、法务部对供应商资质进行审核，按“A级（优先合作）”“B级（可合作）”“C级（限制合作）”分级：

A级：资质齐全、业绩良好、无不良记录；

B级：资质齐全但业绩一般，或存在轻微不良记录（如偶尔延迟交货）；

C级：资质不全、业绩差、有重大不良记录（如质量、法律纠纷），直接淘汰。

审核结果记录在《供应商资质预审表》（见表2）中，预审通过的供应商进入询价环节。

（三）询价比价与综合评估

操作目标：通过多渠道询价、综合评估，选择“性价比最优”供应商，保证成本可控。

操作步骤：

询价准备：采购部根据采购需求，制定《询价通知书》，明确：

采购物品/服务的具体规格、数量、交付时间、质量标准；

报价截止时间（原则上不少于3个工作日，保证供应商充分准备）；

报价要求（需包含单价、总价、费用构成如运输费、税费等，注明报价有效期）。

实施询价：

公开招标：单次采购金额超50万元，需通过公开招标方式进行，邀请不少于3家A级供应商参与；

邀请询价：单次采购金额10万-50万元，邀请不少于3家A级或B级供应商参与；

竞价谈判：单次采购金额低于10万元，可进行电话或邮件询价，选择2-3家供应商对比价格。

供应商需在截止时间前提交《报价单》（见表3），逾期视为无效报价。

价格分析与综合评估：

价格对比：采购部整理各供应商报价，计算“基准价”（最低价或平均价），分析价格差异原因（如品牌、配置、服务不同等），填写《价格对比分析表》（见表4）。

综合评分：成立评估小组（由采购部、需求部门、财务部、质量部人员组成），从“价格（40%）、质量（30%）、交期（15%）、服务（10%）、信誉（5%）”五个维度评分（详见表5《供应商综合评估表》），总分最高者为候选供应商。

特殊处理：若唯一供应商或独家报价（如专利产品），需进行价格合理性论证（参考历史价格、市场行情），并提交《独家报价审批表》（见表6）报分管副总审批。

（四）成本控制与预算核对

操作目标：保证采购成本不超预算，通过成本分析实现降本增效。

操作步骤：

预算核对：采购部将候选供应商报价与采购申请预算对比，若差异超过±5%，需反馈需求部门说明原因，或重新启动询价流程。

成本构成分析：对大额采购（如超20万元），要求供应商提供成本构成明细（原材料成本、加工成本、管理费用、利润等），联合财务部分析价格合理性，剔除不合理加价。

成本优化措施：

若采购数量较大，可尝试“批量采购折扣”与供应商谈判；

若非必需品牌，可选择“国产品牌替代”降低成本；

若交付周期允许，可“错峰采购”抓住价格低位。

成本优化过程记