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行政机关文件管理与归档制度范本

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本机关文件管理工作，提高文件处理效率和质量，确保档案的完整、安全与有效利用，依据国家有关法律法规及档案管理相关规定，结合本机关实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本机关各部门及所属单位的各类文件（包括纸质文件、电子文件及其他载体形式文件）的形成、办理、流转、保管、利用、整理、归档及档案管理等活动。

第三条基本原则

文件管理与归档工作遵循统一领导、分级负责，规范标准、及时准确，安全保密、便于利用的原则。实行谁承办、谁负责，谁形成、谁归档的责任制。

第二章文件的形成与办理

第四条文件拟制

各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，应按照国家公文处理规范及本机关相关规定进行拟制。文件内容应真实准确、条理清晰、言简意赅，格式规范，符合行文规则。

第五条文件审核与签发

文件拟制完成后，须经部门负责人审核，重要文件或涉及多部门职责的文件应进行会签。审核通过后，按照规定的审批权限报请相关领导签发。未经签发的文件不得对外发出或作为正式依据执行。

第六条文件编号与用印

正式文件应按照本机关公文编号规则统一编号。用印须严格履行审批手续，确保印章使用的合法性和严肃性。电子文件的签发和用印应符合电子政务相关规定。

第三章文件的收发与登记

第七条文件接收

外来文件（包括上级机关、下级机关、平行机关及其他单位发送的文件）由办公室（或指定的文书处理部门）统一接收、拆封、登记。接收时应核对文件的份数、页数，检查有无错发、漏发或破损情况。

第八条文件登记

建立健全文件收发登记制度。对接收和发出的文件，均应在《收文登记簿》和《发文登记簿》中逐项登记，内容包括：收（发）文日期、来文（发文）单位、文号、标题、份数、处理情况、签收人等。电子文件应建立相应的电子登记台账。

第九条文件分办

办公室（或指定的文书处理部门）根据文件内容和性质，提出拟办意见，及时分送相关领导和承办部门阅办。紧急文件应优先处理，确保时效。

第四章文件的传阅与承办

第十条文件传阅

文件传阅应严格按照规定范围进行，由办公室（或指定人员）负责传递，不得随意扩大传阅范围或横传。阅文人应在《文件传阅单》上签名，并及时阅办，不得积压或延误。涉密文件的传阅应在符合保密要求的场所进行。

第十一条文件承办

承办部门接到文件后，应明确承办人、办理时限和办理要求。对有明确办理期限的文件，必须在规定期限内办结；不能按期办结的，应及时向分管领导汇报并说明原因。承办过程中形成的相关材料，应一并整理。

第十二条办复与反馈

文件办理完毕后，承办人应在文件上注明办理结果，并向交办人或相关领导反馈。需要回复的文件，应按照要求及时起草复文。

第五章文件的保管与利用

第十三条文件保管

各部门应指定专人负责本部门文件的日常保管。文件应分类存放于专用文件柜内，保持整洁、有序。涉密文件、重要文件应采取加密、专柜存放等安全措施。电子文件应存储在指定的服务器或存储设备中，并定期备份。

第十四条文件借阅

借阅文件须履行借阅登记手续，注明借阅人、借阅日期、借阅文件名称及编号、预计归还日期等。借阅涉密文件须经分管领导批准。借阅文件应按期归还，如需续借，应办理续借手续。归还时，保管人应检查文件是否完整。

第十五条文件利用

文件利用应遵循工作需要、严格审批的原则。未经批准，不得擅自复制、摘录、传播文件内容，不得将文件带出机关或转借他人。利用涉密文件必须在符合保密规定的条件下进行。

第十六条涉密文件管理

涉密文件的产生、流转、保管、利用、销毁等环节，必须严格遵守国家保密法律法规和本机关保密管理规定，确保国家秘密安全。

第六章文件的整理与归档

第十七条归档范围

本机关在各项工作中形成的，反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的各类文件材料（包括正文、附件、定稿、底稿、重要会议记录、照片、录音录像、电子数据等）均属归档范围。具体归档范围另行制定《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》。

第十八条整理要求

归档文件材料应按照《归档文件整理规则》进行整理。具体包括：

1.分类：按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类。

2.排列：同一类别内的文件按照形成时间或重要程度排列。

3.编号：对整理好的文件进行编号。

4.编目：编制归档文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

5.装盒：将整理好的文件按照编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表。

第十九条归档时间

各部门形成的文件材料，应在办理完毕后，由承办人及时整理，定期向本机关档案管理部门（或档案室，下同）移交归档。年度结束后，应在规定期限内（一般为次年第一季度）完成上一年度文件的归档工作。专项工作或重要活动结束后，