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合同签订标准化流程及范本工具

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及组织在对外经济活动中签订合同时的标准化管理，覆盖采购、销售、服务合作、租赁、委托代理等多种业务场景。具体包括但不限于：

企业与供应商签订采购合同（如原材料采购、设备采购）；

企业与客户签订销售合同（如产品销售、定制服务）；

服务类合同签订（如咨询服务、技术服务、外包服务）；

租赁类合同签订（如场地租赁、设备租赁）；

其他需要明确双方权利义务的经济合作协议。

通过标准化流程，可规范合同签订各环节操作，降低法律风险，提高合同管理效率。

二、合同签订标准化操作步骤

（一）需求发起与合同立项

操作内容：业务部门根据实际需求（如采购需求、合作需求），填写《合同签订需求申请表》，明确合同主体、合作内容、核心条款（如标的、数量、金额、履行期限等）及立项理由。

责任人：业务部门负责人、需求申请人（某）。

输出成果：《合同签订需求申请表》（需部门负责人签字确认）。

注意事项：需求内容需具体、可量化，避免模糊表述（如“一批产品”应明确规格、型号、数量）。

（二）合同文本起草

操作内容：法务部门或授权业务部门根据需求内容，选择对应类型的合同范本（如采购合同范本、服务合同范本），结合具体条款进行起草。

责任人：法务专员（某）、业务经办人（某）。

输出成果：合同初稿（含合同封面、条款、附件等）。

注意事项：

优先使用公司标准化范本，无范本时需参考国家相关示范文本；

条款需完整，包括但不限于：双方主体信息、标的描述、质量标准、价款及支付方式、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式、生效条件等；

涉及专业术语（如“验收标准”“保密范围”）需明确定义，避免歧义。

（三）内部审核与修订

操作内容：

部门审核：业务部门负责人审核合同内容的业务可行性、条款匹配性；

法务审核：法务部门审核合同的法律合规性、条款严谨性，重点排查无效条款、权责不对等、违约责任缺失等问题；

财务审核：财务部门审核价款支付方式、税务处理、发票要求等财务相关条款；

高层审批：根据合同金额或重要性，由公司分管领导或总经理审批（如金额超10万元需总经理审批）。

责任人：业务部门负责人、法务专员（某）、财务经理（某）、分管领导（某）。

输出成果：审核通过的合同修订稿（各审核环节需在《合同审核意见表》中签署意见）。

注意事项：审核中发觉的问题需及时反馈至起草部门，修订后需重新履行审核流程，保证所有意见闭环处理。

（四）对方主体资格审查

操作内容：在与对方正式谈判前，需通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等公开渠道核查对方主体资格，重点审查：

营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖合作内容）；

授权委托书（如对方签约人非法定代表人，需提供法定代表人签字的授权委托书及签约人身份证明）；

特殊行业资质（如对方涉及食品生产、建筑施工等，需对应行业许可证）。

责任人：业务经办人（某）、法务专员（某）。

输出成果：《对方主体资格审查表》（附核查截图或资质文件复印件）。

注意事项：避免与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签订合同，对方为企业的需核实公章名称与营业执照一致。

（五）合同谈判与最终定稿

操作内容：双方法定代表人或授权代表就合同条款进行谈判，重点协商价款、履行期限、违约责任等核心条款，达成一致后形成合同终稿。

责任人：双方法定代表人（某/某）或授权代表（某/某）、业务经办人（某）。

输出成果：双方确认的合同终稿（纸质版需加盖骑缝章，电子版需最终版本确认函）。

注意事项：谈判过程需形成书面记录（如《会议纪要》），重要条款变更需在合同中明确体现，避免口头承诺。

（六）签署与用印管理

操作内容：

用印申请：业务部门填写《合同用印申请表》，附合同终稿、审核意见表、对方主体资格审查表等材料，按审批权限报批；

用印登记：行政部门在用印前核对材料一致性，确认无误后加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）；

签署交接：双方法定代表人或授权代表签字并盖章后，业务部门收回合同正本（至少一式两份，双方各执一份）。

责任人：业务经办人（某）、行政专员（某）、法定代表人（某）。

输出成果：已签署的合同正本、《合同用印申请表》存档。

注意事项：公章需由行政部门专人保管，用印过程全程登记，保证“人、章、证”一致（如授权委托书与签约人身份一致）。

（七）合同交付与归档

操作内容：

合同交付：业务部门在合同签署后5个工作日内将合同正本交付对方，并要求对方签收（留存签收记录）；

信息登记：将合同关键信息（合同编号、双方主体、标的金额、履行期限、签署日期等）录入《合同管理台账》；

资料归档：将合同正本、审核意见表、用印申请表、对方资质文件等整理成册，按年度分类归档（保存期限不少于合同履行期后5年）。

责任人：业务经办人（某）、档案管理