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办公自动化数据隐私保护规定

一、总则

办公自动化（OA）系统在提升工作效率的同时，也涉及大量员工个人信息和敏感业务数据。为保障数据安全，防止信息泄露或滥用，特制定本规定。

二、数据分类与分级

（一）数据分类

1.个人信息：包括员工姓名、工号、联系方式、部门归属等。

2.业务数据：包括项目进度、财务记录、客户信息等。

3.敏感数据：涉及商业秘密、核心算法、战略规划等高度机密信息。

（二）数据分级

1.一般级：公开或内部共享的非敏感数据。

2.受限级：需授权访问的业务数据。

3.机密级：仅限特定人员访问的敏感数据。

三、数据采集与存储

（一）数据采集规范

1.仅采集与工作相关的必要信息，不得收集无关个人数据。

2.采集前需明确告知数据用途及使用范围，并获取员工同意。

3.禁止通过非法途径获取或导出数据。

（二）数据存储要求

1.存储环境需符合物理安全标准，如设置访问权限、监控设备。

2.采取加密存储措施，对机密级数据进行高强度加密处理。

3.定期备份重要数据，备份文件需与原数据隔离存放。

四、访问与使用管理

（一）访问权限控制

1.员工需通过身份认证后方可访问系统，严禁使用他人账号。

2.权限分配遵循最小化原则，按需授予，定期审核。

3.禁止下载或导出敏感数据，如确需使用，需经审批。

（二）使用行为规范

1.严禁泄露、篡改或删除数据，违反者将承担相应责任。

2.操作时需记录日志，便于追溯异常行为。

3.定期开展数据安全培训，提升员工保护意识。

五、数据传输与共享

（一）内部传输要求

1.传输敏感数据需通过加密通道，如VPN或专用网络。

2.禁止通过公共邮箱、即时通讯工具传输机密信息。

（二）外部共享规范

1.共享前需评估风险，确保接收方具备同等安全措施。

2.共享内容需脱敏处理，仅传递必要信息。

3.约定共享期限，到期后及时收回或销毁。

六、数据销毁与归档

（一）销毁流程

1.数据不再需用时，需按权限层级进行安全销毁。

2.一般级数据可通过覆盖方式删除，机密级需物理销毁存储介质。

3.销毁过程需双人监督，并记录销毁凭证。

（二）归档管理

1.需长期保存的数据应归档至专用存储系统，标注保存期限。

2.定期检查归档数据完整性，确保可追溯。

七、应急响应与处置

（一）数据泄露预案

1.发现数据泄露时，立即切断源头，限制扩散范围。

2.启动应急小组，评估影响并上报管理层。

3.通知受影响员工，提供必要的补救措施。

（二）处置流程

1.查明泄露原因，追究责任并进行整改。

2.加强监控系统，防止类似事件再次发生。

八、监督与考核

（一）监督机制

1.设立数据安全专员，定期检查制度执行情况。

2.鼓励员工举报违规行为，并给予奖励。

（二）考核标准

1.将数据保护纳入绩效考核，违反规定者按程度处罚。

2.每年组织合规性评估，确保持续符合要求。

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一、总则

办公自动化（OA）系统是现代企业提升管理效率和信息共享能力的重要工具。然而，随着系统功能的扩展和数据量的增长，员工个人信息、企业业务数据乃至敏感信息的安全风险也随之增加。为规范OA系统的数据管理行为，保障数据隐私，防止数据泄露、篡改或滥用，维护企业和员工的合法权益，特制定本规定。本规定适用于公司所有使用OA系统的部门及人员，旨在建立一套系统化、规范化的数据隐私保护体系。

二、数据分类与分级

（一）数据分类

根据数据的性质和敏感程度，将OA系统内的数据分为以下三类：

1.个人信息：指能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人的各种信息。包括但不限于：

(1)基本身份信息：如姓名、员工编号、所属部门、职位等。

(2)联系方式：如电话号码、电子邮箱地址、内部通讯账号等。

(3)薪酬福利信息：如工资、奖金、社保缴纳记录等。

(4)培训与发展信息：如参加的培训记录、绩效评估结果等。

2.业务数据：指企业在日常运营活动中产生的，与具体业务流程相关的数据。包括但不限于：

(1)项目管理数据：如项目计划、进度报告、任务分配、项目成员信息等。

(2)财务数据：如预算报表、费用报销单、账务记录、客户付款信息等。

(3)人力资源数据：如员工入离职记录、岗位变动、内部调薪申请等。

(4)客户与供应商信息：如客户联系方式、订单记录、合同条款、供应商资质等。

3.敏感数据：指一旦泄露或被不当使用，可能对个人或企业造成重大损害的数据。包括但不限于：

(1)核心商业秘密：如产品研发设计、核心算法、定价策略、市场拓展计划等。

(2)高级别财务信息：如公司重大投资计划、融资安排、详细成本结构等。

(3)限制性协议相关数据：如保密协议（NDA）的具体条款、竞业限制协议内容等。

(4)重大风险信息：如涉及公司重大诉讼、合规风险暴