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公司办公自动化工作规定

一、总则

办公自动化（OA）系统是公司提高工作效率、优化管理流程的重要工具。为规范OA系统的使用，确保系统高效稳定运行，特制定本规定。全体员工应严格遵守本规定，正确使用OA系统，提升工作效率，促进公司信息化建设。

二、系统使用规范

（一）系统登录与退出

1.员工应使用个人账号及密码登录OA系统，严禁使用他人账号或共享密码。

2.登录后应及时保存工作进度，退出系统前应确保所有操作已完成并保存。

3.如发现账号异常或密码泄露，应立即向行政部报告，并及时修改密码。

（二）核心功能使用

1.文件管理：

(1)文件上传、下载应遵守公司文件保密规定，不得上传或下载涉密文件。

(2)文件命名应规范，格式为“部门-日期-内容”，例如：“市场部-2023-10-01-项目计划”。

(3)重要文件应定期备份，备份路径由行政部统一规定。

2.流程审批：

(1)提交审批时，应确保申请信息完整、准确，避免因信息缺失导致流程延误。

(2)审批人应在规定时间内完成审批，如需延期应提前说明理由。

(3)审批完成后，应妥善保存审批记录，以备后续查阅。

3.通讯录管理：

(1)员工应及时更新个人联系方式，确保通讯录信息准确无误。

(2)通讯录仅限工作用途，不得用于商业推广或其他非法活动。

三、系统维护与监督

（一）系统维护

1.行政部负责OA系统的日常维护，确保系统稳定运行。

2.员工发现系统故障或异常，应及时通过OA系统反馈给行政部，并提供详细情况。

3.行政部定期对系统进行升级和优化，提升系统性能和用户体验。

（二）使用监督

1.行政部定期抽查OA系统使用情况，对违规行为进行通报批评。

2.员工应积极配合行政部的监督检查，如实反映系统使用情况。

3.对于恶意破坏系统或泄露信息的行为，公司将依法依规进行处理。

四、附则

1.本规定自发布之日起施行，由行政部负责解释。

2.员工应认真学习本规定，确保正确使用OA系统，提升工作效率。

3.本规定将根据实际情况进行修订，修订后的规定将另行发布。

一、总则

办公自动化（OA）系统是公司提高工作效率、优化管理流程的重要工具。为规范OA系统的使用，确保系统高效稳定运行，特制定本规定。全体员工应严格遵守本规定，正确使用OA系统，提升工作效率，促进公司信息化建设。

二、系统使用规范

（一）系统登录与退出

1.员工应使用个人账号及密码登录OA系统，严禁使用他人账号或共享密码。

具体操作：员工在OA系统登录页面输入个人工号及系统分配的初始密码（如需修改密码，请参照本规定“三、系统维护与监督”中（二）1.（3）条执行）。

2.登录后应及时保存工作进度，退出系统前应确保所有操作已完成并保存。

具体操作：在进行文档编辑、流程提交等操作时，应每隔5-10分钟自动保存一次；完成工作后，点击“退出”按钮安全退出系统。

3.如发现账号异常或密码泄露，应立即向行政部报告，并及时修改密码。

具体操作：发现账号异常（如密码被他人使用、无法登录等）后，应第一时间通过公司内部邮箱或行政部公布的联系方式向行政部报告，并在行政部指导下修改密码。密码修改流程如下：

(1)登录OA系统，进入“个人信息”页面。

(2)在“安全设置”选项中，选择“修改密码”。

(3)按照系统提示输入旧密码、新密码（新密码需符合复杂度要求，如包含大小写字母、数字及特殊字符，长度不少于8位），并确认新密码。

(4)保存修改，并记录新密码。

（二）核心功能使用

1.文件管理：

(1)文件上传、下载应遵守公司文件保密规定，不得上传或下载涉密文件。

具体操作：上传文件前，需确认文件内容是否涉密，非涉密文件方可上传至公共或个人文件夹；下载文件时，需确保下载目的合法合规，避免下载来源不明的文件。

(2)文件命名应规范，格式为“部门-日期-内容”，例如：“市场部-2023-10-01-项目计划”。

具体操作：在上传或保存文件时，严格按照“部门简称-年月日-文件核心内容”的格式命名，例如：“销售部-2023-11-15-季度销售总结”。

(3)重要文件应定期备份，备份路径由行政部统一规定。

具体操作：行政部将定期对OA系统中的重要文件进行备份，并将备份文件存储在指定的服务器或云存储中。员工个人重要文件（如个人工作文档、项目资料等）建议按照以下步骤进行备份：

(1)登录OA系统，进入个人文件管理空间。

(2)选择需备份的文件或文件夹。

(3)点击“备份”按钮，选择备份目标（如本地硬盘、移动硬盘、个人云存储等）。

(4)确认备份信息，开始备份。

(5)备份完成后，检查备份文件是否完整。

2.流程审批：

(1)提交审批时，应确保申请信息完整、准确，避免因信息缺失导致流程延误。

具体操作：