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行政文书写作规范与范例

行政文书作为机关、团体、企事业单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、处理事务、规范行为的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率、决策水平和单位形象。因此，掌握行政文书的写作规范，提升写作能力，是每一位从事行政管理工作的人员必备的职业素养。本文将结合实践经验，系统阐述行政文书写作的基本规范，并辅以常见文种的范例解析，以期为同仁提供有益参考。

一、行政文书写作的通用规范

行政文书种类繁多，用途各异，但其写作均需遵循一些共通的基本规范。这些规范是保证文书质量、发挥文书效用的基础。

（一）主旨明确，观点鲜明

每一篇行政文书都应有其明确的写作目的和中心思想，即主旨。主旨是文书的灵魂，贯穿于写作的全过程。撰写者在动笔前，必须清晰地认识到“为什么写”、“写什么”以及“要达到什么效果”。在表达上，应开门见山，直陈其事，避免含糊其辞、模棱两可。观点的提出要基于事实和法规依据，做到鲜明准确，易于理解和执行。

（二）材料真实，依据充分

行政文书的生命力在于真实。所引用的数据、事实、案例必须准确无误，来源可靠。撰写请示、报告等文书时，要充分占有材料，进行深入分析，提出的建议或汇报的情况应言之有物，经得起检验。同时，文书的制定和发布必须符合党和国家的方针政策、法律法规，以及上级主管部门的有关规定，确保其合法性和权威性。

（三）结构完整，逻辑严密

行政文书通常具有相对固定的结构模式，一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词（部分文种）、抄送机关等要素。这些要素应齐全规范。正文内部的逻辑关系尤为重要，无论是提出问题、分析问题还是解决问题，都应层次分明，条理清晰，论证严密，做到言之有序。常见的结构方式有总分式、递进式、并列式等，应根据文书内容和文种特点灵活选用。

（四）语言准确，简洁庄重

行政文书的语言是“机关的语言”，要求高度准确，避免歧义。用词必须恰当，符合语法规范和逻辑要求，能准确表达发文意图和客观事实。同时，应力求简洁明了，摒弃空话、套话、废话，以最精炼的文字传递最丰富的信息。文风应庄重得体，体现机关单位的严肃性和权威性，避免使用口语化、随意化的表达，以及夸张、比喻等文学性修辞手法。

（五）格式规范，要素齐全

为确保行政文书的严肃性和规范性，国家对公文的格式有统一规定（如《党政机关公文处理工作条例》及其配套的格式标准）。撰写时必须严格遵守，从用纸规格、排版打印到各组成部分的标识规则，都应符合要求。文书的各个构成要素，如文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送机关等，应按照规定准确标注，不得遗漏或错置。

二、常用行政文书范例及撰写要点

以下选取几种机关单位日常工作中使用频率较高的行政文书，结合范例进行撰写要点解析，力求理论与实践相结合。

（一）通知

通知是适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文的文种。其特点是应用广泛、使用频率高、时效性强。

范例：关于召开年度工作部署会议的通知

各部门、各下属单位：

为总结上一年度工作经验，分析当前形势，明确新一年度工作目标和任务，经研究决定，召开年度工作部署会议。现将有关事项通知如下：

一、会议时间：某年某月某日（星期X）上午X时X分

二、会议地点：机关X楼会议室

三、参会人员：单位领导班子成员，各部门、各下属单位主要负责同志。

四、会议内容：

1.主要领导作年度工作报告及工作部署；

2.分管领导就分管领域工作提出具体要求；

3.部分部门代表作交流发言。

五、有关要求：

1.请参会人员提前安排好工作，准时参会，原则上不得请假。确需请假的，须提前向办公室书面报备，经主要领导批准。

2.请参会人员提前准备好对年度工作报告的意见建议（书面材料X份，加盖部门公章）。

3.会议期间请将手机调至静音或关闭状态，保持会场秩序。

特此通知。

（单位名称）（印章）

某年某月某日

撰写要点：

1.标题：通常由“发文机关+事由+文种”构成，如“XX单位关于XX的通知”。简洁明了，准确概括通知内容。

2.主送机关：明确通知的对象，根据需要可使用全称、规范化简称或统称。

3.正文：

*开头：简要说明发文缘由、依据或目的。

*主体：这是通知的核心部分，需清晰列出通知事项。内容较多时，可分条列项，如会议通知应写明时间、地点、参会人员、会议内容、有关要求等。条目要清晰，逻辑要顺畅。

*结尾：常用“特此通知”、“请遵照执行”、“请认真贯彻落实”等惯用语。

4.落款：注明发文机关全称和成文日期，并加盖公章。

（二）请示

请示是适用于向上级机关请求指示、批准的文种。其特点是单一性（一文一事）、期复性（期待上级批复）、隶属