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供应链管理采购申请审批流程与成本控制模板

一、模板概述与应用价值

本模板聚焦企业供应链管理中的核心环节——采购申请审批与成本控制，旨在通过标准化流程规范采购行为，明确各岗位职责，强化成本约束机制。适用于制造业、零售业、服务业等各类有采购需求的企业，尤其适合需要建立规范化采购管理体系、控制采购成本、提升采购效率的中型企业。通过使用本模板，企业可实现采购需求透明化、审批流程标准化、成本控制精细化，有效降低采购风险，优化资源配置，提升整体运营效益。

二、采购申请审批流程全解析

采购申请审批流程需遵循“需求导向、预算管控、分级审批、全程留痕”原则，具体分为以下8个步骤，各环节责任主体与操作要求明确

1.采购需求发起与申请

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、市场部等）

操作内容：

需求部门根据实际业务需求（如生产物料、办公用品、设备采购等），填写《采购申请表》，详细注明物料/服务名称、规格型号、技术参数、需求数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交货日期等信息。

对采购必要性进行说明，如为重复性采购，需附历史采购记录及价格对比；如为新增采购，需提供需求背景分析（如新项目启动、设备老化更换等）。

需求部门负责人*对申请内容的真实性、必要性进行初审签字确认，保证符合部门工作计划。

输出成果：《采购申请表》（需求部门负责人签字版）

2.预算匹配与财务审核

操作主体：财务部

操作内容：

财务部收到《采购申请表》后，核对申请预算金额与部门年度/季度预算指标的匹配性。

检查预算科目是否正确（如“原材料采购”“固定资产采购”等），若超预算，需需求部门提交《预算调整申请》，说明调整原因及资金来源。

审核预估价格的合理性，可通过历史采购数据、市场价格行情进行初步判断，对价格异常（如远高于/低于近期采购价）的情况要求需求部门补充说明。

输出成果：预算审核意见（通过/驳回/需调整），反馈至需求部门。

3.采购需求复核与规格确认

操作主体：采购部

操作内容：

采购部对经财务审核通过的《采购申请表》进行复核，重点检查需求描述是否清晰、技术参数是否明确、数量是否合理，避免因需求模糊导致采购失误。

对复杂或高价值采购项目，组织需求部门、技术部（如涉及）召开需求沟通会，明确采购物料的功能标准、验收criteria等，必要时形成《采购技术规格说明书》作为附件。

确认采购紧急程度，区分“常规采购”“紧急采购”（紧急采购需需求部门负责人额外标注原因，并简化部分流程，但审批权限不变）。

输出成果：复核确认的《采购申请表》（含技术规格说明书，如需）

4.分级审批与权限控制

操作主体：按采购金额分级审批人（部门负责人、采购经理、分管副总、总经理等）

操作内容：

根据《采购权限管理制度》，按采购金额划分审批权限（示例：

金额≤5000元：需求部门负责人*+采购经理*审批；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人*+采购经理*+分管副总*审批；

金额＞5万元：需求部门负责人*+采购经理*+分管副总*+总经理*审批）。

审批人需重点审核采购需求的必要性、预算合规性、价格合理性，对大额或战略采购项目，可要求采购部提供供应商初步调研报告。

审批通过后，《采购申请表》流转至采购部；审批驳回的，需注明原因并退回需求部门重新申请。

输出成果：审批完成的《采购申请表》（含各级签字）

5.供应商选择与价格谈判

操作主体：采购部

操作内容：

采购部根据审批通过的《采购申请表》，通过合格供应商库（优先选择已认证供应商）进行供应商筛选。

根据采购金额与物料特性，选择合适的采购方式：

小额标准品（如办公用品）：直接从合格供应商下单，保留比价记录；

非标或金额较大物料：至少邀请3家供应商报价，填写《供应商比价表》；

大额或战略采购：组织招标（公开招标/邀请招标），成立招标小组（含采购、技术、财务、需求部门代表），遵循“公开、公平、公正”原则。

与供应商进行价格谈判，争取最优付款条件（如账期、预付款比例）、交货周期及售后服务保障，谈判结果需书面记录。

输出成果：《供应商比价表》/《招标结果报告》/《采购合同草案》

6.采购订单下达与合同签订

操作主体：采购部

操作内容：

采购部根据审批结果与选定供应商，下达《采购订单》，明确订单号、物料信息、数量、单价、总金额、交货时间、交货地点、付款方式、质量要求等条款，经供应商确认后生效。

对于金额较大或复杂采购项目，需签订正式《采购合同》，合同条款需经法务部（如设）审核，保证符合企业利益及相关法律法规。

将《采购订单》/《采购合同》抄送财务部、需求部门、仓库等相关部门，作为后续执行依据。

输出成果：《采购订单》（供应商签字确认版）/《采购合同》（法务审核版）

7.收货验收与差异处理

操作主体：仓库、需求部门、质检部（如设）