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办公自动化管理定位及职责规定

一、办公自动化管理定位

办公自动化（OA）管理系统是企业内部信息流通、流程处理和资源调配的核心平台，旨在通过技术手段提升工作效率、优化管理流程、降低运营成本。其管理定位主要体现在以下几个方面：

（一）效率提升平台

OA系统作为企业数字化转型的关键环节，通过自动化处理日常事务性工作，如文档审批、信息发布、日程管理等，减少人工干预，实现流程高效运转。

（二）信息共享枢纽

系统构建统一的信息发布渠道，确保企业内部各类通知、公告、政策文件等能够快速、准确地触达相关人员，避免信息孤岛现象。

（三）协同工作载体

（四）管理决策支持

系统提供数据统计与分析功能，帮助管理者实时掌握运营动态，为战略决策提供数据支撑。

二、办公自动化管理职责

为确保OA系统的高效运行与持续优化，需明确相关管理职责，具体如下：

（一）系统运维管理

1.负责OA系统的日常监控与维护，确保系统稳定运行。

(1)定期检查系统服务器、数据库及网络设备状态。

(2)及时处理系统故障，制定应急预案并执行。

(3)完成系统版本升级与补丁安装，保障系统安全性。

2.建立系统用户账户管理体系。

(1)完成新员工账号的创建与权限分配。

(2)定期审核用户权限，撤销离职员工访问权限。

(3)制定账号安全规范，加强密码管理。

（二）流程优化管理

1.梳理并优化企业内部业务流程。

(1)收集各部门流程需求，绘制流程图。

(2)设计自动化解决方案，减少纸质流转环节。

(3)推行电子签批、自动流转等功能，提升审批效率。

2.监控流程运行效果，持续改进。

(1)统计各流程处理时长与异常率。

(2)根据使用反馈调整流程设计。

(3)定期组织流程培训，提升用户操作熟练度。

（三）数据安全管理

1.建立数据备份与恢复机制。

(1)制定每日全量备份计划。

(2)每月进行数据恢复演练。

(3)确保关键数据（如合同、财务记录）双备份。

2.落实数据访问控制策略。

(1)按需分配最小权限原则。

(2)记录所有数据访问日志。

(3)定期开展数据安全培训。

（四）用户支持与培训

1.提供系统使用咨询与技术支持。

(1)建立线上帮助文档库。

(2)设置服务热线解答疑问。

(3)处理用户投诉与问题反馈。

2.组织系统应用培训。

(1)新员工入职培训。

(2)季度性功能更新培训。

(3)制作操作视频教程。

三、管理规范要求

为保障OA系统管理的规范化，需遵守以下要求：

（一）流程管理规范

1.新流程上线需经过三审制度。

(1)部门初审。

(2)IT复核。

(3)管理层终审。

2.流程变更需履行报备手续。

(1)填写变更申请单。

(2)跨部门会签。

(3)系统同步更新。

（二）安全管理规范

1.定期开展安全评估。

(1)每半年进行一次渗透测试。

(2)每季度检测系统漏洞。

(3)完成安全报告提交。

2.严格管控外部接入。

(1)设定移动端访问权限。

(2)采用VPN加密传输。

(3)限制外部存储设备接入。

（三）考核与改进机制

1.建立系统使用绩效评估。

(1)统计各部门流程处理效率。

(2)计算系统使用活跃度。

(3)评选优秀应用案例。

2.持续优化改进。

(1)每季度收集用户满意度。

(2)根据调研结果制定改进计划。

(3)完成年度系统升级方案。

三、管理规范要求（续）

（一）流程管理规范（续）

1.新流程上线需经过三审制度（续）。

(1)部门初审：由流程发起部门负责，重点审核流程设计的合理性、完整性以及与部门实际工作的匹配度。需明确流程目标、涉及环节、参与人员、所需表单及审批节点。初审通过后，需形成书面流程草案及说明，提交至IT部门。

(2)IT复核：IT部门主要从系统实现角度进行审核，评估流程在OA系统中的可配置性、技术可行性以及潜在风险。需检查流程节点设置、表单字段绑定、审批规则逻辑、与其他系统集成需求等。IT部门会提出优化建议或技术方案，并与发起部门沟通确认。复核通过后，形成待上线流程配置清单。

(3)管理层终审：由分管领导或流程涉及范围的关键管理层人员负责最终审批。重点评估流程上线后对企业整体运营效率、管理成本、风险控制等方面的潜在影响。终审通过标志着流程获得正式授权，可以部署上线。

2.流程变更需履行报备手续（续）。

(1)填写变更申请单：流程使用部门需填写《办公自动化流程变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容（如增加/删除节点、修改审批人、调整表单等）、变更影响范围以及预期效益。申请单需由部门负责人签字确认。

(2)跨部门会签：对于涉及多个部门协作或影响的流程变更，申请单需提交至相关协办部门进行会签。各部门需在规定时间内（如3个工作日）反馈意见