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规范办公自动化系统运营管理制度

一、总则

办公自动化系统（OA系统）是提升企业内部管理效率、优化业务流程的重要工具。为规范OA系统的运营管理，确保系统稳定运行、信息安全、高效使用，特制定本制度。本制度适用于公司所有使用OA系统的部门及人员，旨在明确系统管理的职责、流程和规范。

二、系统管理职责

（一）IT部门职责

1.负责OA系统的日常技术维护，包括系统升级、故障排查、数据备份等。

2.制定系统安全策略，定期进行安全检查，防范网络攻击和数据泄露。

3.提供系统使用培训，解答用户疑问，确保员工掌握基本操作技能。

4.监控系统运行状态，及时处理异常情况，保证系统7×24小时稳定运行。

（二）各部门职责

1.明确部门内部OA系统使用规范，监督员工按流程操作。

2.定期审核部门OA数据，确保信息准确无误。

3.配合IT部门完成系统维护和升级工作，提供必要的信息支持。

4.建立部门内部OA使用监督机制，及时纠正违规行为。

（三）员工职责

1.遵守OA系统使用规范，不得擅自修改系统设置或删除数据。

2.定期更新个人账号密码，使用强密码并定期更换。

3.发现系统异常或安全隐患，及时向IT部门报告。

4.按照部门要求使用OA系统，不得利用系统进行与工作无关的活动。

三、系统操作规范

（一）流程审批规范

1.提交审批申请时，必须填写完整申请信息，包括审批事由、附件等。

2.审批人需在规定时间内完成审批，逾期未处理需向流程发起人说明原因。

3.审批过程中需保持沟通，避免因信息不明确导致流程延误。

（二）文档管理规范

1.上传文档时需注明文档类型和用途，确保文件命名规范（如“部门+日期+文档名称”）。

2.重要文档需设置访问权限，仅授权人员可查看或编辑。

3.定期清理过期文档，保持系统存储空间充足。

（三）通讯录管理规范

1.维护部门及个人通讯录信息，确保联系方式准确无误。

2.通讯录变更需及时更新，避免因信息滞后导致沟通问题。

3.不得在通讯录中录入与工作无关的人员信息。

四、系统安全与保密

（一）账号安全

1.严禁共享个人账号密码，不得使用他人账号操作系统。

2.系统登录需通过加密通道，防止账号信息被窃取。

3.离开电脑时必须退出系统，避免他人误操作。

（二）数据安全

1.定期备份系统数据，备份频率不低于每周一次。

2.重要数据需进行多重备份，存放在不同物理位置。

3.禁止在系统外存储敏感数据，所有数据必须通过OA系统管理。

（三）安全审计

1.IT部门每月进行系统操作日志审计，排查异常行为。

2.发现违规操作需立即暂停用户权限，并追究相关责任。

3.定期进行安全意识培训，提高员工保密意识。

五、系统维护与升级

（一）日常维护

1.每日检查系统运行状态，记录异常情况并及时处理。

2.定期清理系统缓存，优化系统性能。

3.监控系统资源使用情况，避免因资源不足导致运行缓慢。

（二）版本升级

1.升级前需进行小范围测试，确保新版本兼容现有功能。

2.升级过程中需通知所有用户暂停使用，避免数据丢失。

3.升级完成后需进行系统验证，确认所有功能正常。

（三）应急处理

1.系统崩溃时需立即启动备用方案，如切换至纸质流程临时替代。

2.重大故障需上报公司管理层，协调资源快速修复。

3.修复后需进行复盘，制定预防措施避免类似问题再次发生。

六、监督与考核

（一）IT部门每月发布系统运行报告，包括使用情况、故障统计等。

（二）各部门需定期评估OA系统使用效果，提出改进建议。

（三）对违反本制度的行为，视情节严重程度进行警告或处罚。

七、附则

本制度自发布之日起实施，由IT部门负责解释。未来根据实际需求调整制度内容，确保持续优化OA系统管理。

一、总则

办公自动化系统（OA系统）是提升企业内部管理效率、优化业务流程的重要工具。为规范OA系统的运营管理，确保系统稳定运行、信息安全、高效使用，特制定本制度。本制度适用于公司所有使用OA系统的部门及人员，旨在明确系统管理的职责、流程和规范，促进信息共享，减少纸质文档流转，提高整体运营效能。

二、系统管理职责

（一）IT部门职责

1.负责OA系统的日常技术维护，包括但不限于：

(1)系统监控与维护：实施7x24小时系统运行状态监控，确保服务器、数据库、网络等基础设施的稳定；每日执行系统日志检查，及时发现并处理潜在故障；每周进行系统性能优化，清理冗余数据，提升响应速度。

(2)系统升级与补丁管理：根据厂商发布的安全补丁和功能更新，制定升级计划，选择非工作时间进行升级，升级前在测试环境充分验证，确保升级过程平稳，升级后进行全功能测试，确认无异常。

(3)数据备份与恢复：建立完善的数据备份机制，对系统数据库、配置文件、用户数据等进行定期备份（例