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工作流程优化需求表格（会议室使用场景）

序号

需求类别

具体需求描述

预期效果

优先级

备注

1

预约管理

实现线上会议室预约系统

提高预约效率，减少手动操作

高

需提供预约提醒功能

2

使用记录

自动记录会议室使用情况

方便管理，优化使用效率

中

包括使用时长、参会人员等

3

使用权限

设定不同层级的使用权限

保护会议室资源，避免浪费

高

需结合公司内部权限体系

4

使用反馈

建立会议室使用反馈机制

收集使用情况，优化服务质量

中

可设置在线评分和评价

5

设备维护

定期检查和维修会议室设备

保证会议室设施正常运行

高

需建立设备维护记录

6

使用引导

提供会议室使用指南和培训

降低使用难度，提高会议效率

中

包括设备操作、环境调整等

7

会议室布局

优化会议室布局设计

提升会议体验，增强团队协作

高

需结合公司业务需求

8

多媒体支持

提供完善的多媒体设备支持

提高会议互动性，增强演示效果

中

包括投影仪、音响等

9

能源管理

优化会议室能源消耗

降低能源成本，绿色环保

中

可设置智能控制系统

10

风险管理

制定应急预案，应对突发事件

保证会议安全顺利进行

高

包括火灾、断电等情况

序号

需求项目

详细需求描述

目标改进

实施难度

预计效果

1

预约系统

集成在线会议室预约功能，支持跨部门共享

提升预约便捷性，减少等待时间

中

减少人工干预，提高效率

2

预约提醒

通过短信或邮件提醒用户预约信息，包括时间冲突

减少遗忘会议，保证会议按时举行

低

增强用户体验

3

使用记录追踪

自动记录会议室使用情况，报表

方便管理者分析使用数据，优化资源分配

中

数据驱动决策

4

实时状态查看

提供会议室实时使用状态，支持远程查看

避免空置或使用冲突，提高空间利用率

中

实时信息，减少资源浪费

5

权限管理

实施基于角色的会议室使用权限控制

保护隐私，防止未授权使用

中

安全性提升

6

设备维护提醒

设定设备维护提醒，保证设备定期检查

预防设备故障，保障会议顺畅进行

中

提高设备使用寿命

7

会议室环境控制

实现会议室环境参数（如温度、湿度）自动调节

提供舒适的会议环境，提升会议体验

高

增强员工满意度

8

多媒体集成

集成高清投影、无线投屏等功能，提升演示效果

改善演示效果，增强会议互动性

中

提升会议质量

9

灵活预订选项

提供多种预订选项，如时长、时间段选择

满足不同会议需求，提高会议室利用率

中

个性化服务

10

用户反馈收集

设立在线反馈渠道，收集用户对会议室使用的意见和建议

不断改进服务质量，提升用户满意度

低

优化服务流程

序号

需求项

需求细节

预期目标

实施建议

评估指标

1

预约流程自动化

开发基于云的会议室预约系统

自动化预约过程，减少人为错误

引入API集成，实现无缝对接

预约成功率和用户满意度

2

使用数据可视化

设计会议室使用数据可视化报告

通过图表展示使用趋势和高峰时段

利用数据分析工具，如Tableau或PowerBI

报告准确性和决策采纳率

3

无障碍接入

提供移动应用或Web界面，方便远程操作

支持不同设备的接入，提高灵活性

使用响应式设计，保证兼容性

用户体验评分和接入率

4

会议室状态实时更新

实时更新会议室可用状态和设备功能

提供透明度，帮助用户快速找到合适会议室

使用物联网(IoT)传感器，自动检测状态

更新及时性和用户反馈

5

安全访问控制

实施访问控制措施，保证会议室安全

保护会议室不被未经授权的人员使用

结合生物识别技术或智能卡系统

安全事件率和用户接受度

6

维护保养计划

制定和维护保养计划，保证设备正常运行

预防性维护，减少故障和停机时间

建立定期检查和维护记录

设备故障率和维护效率

7

多媒体设备升级

定期评估和升级会议室的多媒体设备

保持技术先进性，提升会议体验

结合市场趋势和技术更新

设备功能提升和用户满意度

8

会议内容记录

实施会议内容记录系统，如智能录音或笔记应用

提供会议回顾和内容共享工具

集成辅助记录，提高效率

记录准确性和用户使用频率

9

会议室环境监控

监控会议室环境参数，如温度、光线等

保持最佳会议环境，提高员工舒适度

集成智能传感器，实时调整

环境舒适度和员工满意度

10

静音模式

引入静音模式，减少干扰，提升专注度

提供更加专注的会议体验

开发软件设置或物理静音按钮

用户接受度和会议质量提升