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商务谈判沟通要点记录与跟进模板

一、模板适用场景与核心价值

本模板适用于各类商务谈判场景，包括但不限于：项目合作谈判、价格条款协商、合同续签对接、跨部门资源协调、供应商/客户合作洽谈等。通过系统化记录谈判关键信息，可避免因记忆偏差导致的信息遗漏，统一团队对谈判进展的认知，明确后续行动责任与时间节点，从而提升谈判效率、促进合作达成，并为复盘优化提供数据支撑。

二、商务谈判全流程操作指南

（一）谈判前：准备阶段——明确目标与关键信息

梳理谈判核心目标

明确本次谈判的“必达目标”（如合作价格区间、交付周期）和“争取目标”（如附加服务条款、付款方式优化）。

列出谈判底线（如最低可接受价格、不可妥协的核心条款），避免谈判中让步过度。

调研对方背景与诉求

收集对方企业基本信息（规模、行业地位、主营产品/服务）、谈判代表背景（职位、决策权限、过往谈判风格）。

分析对方潜在诉求（如降低成本、拓展市场、提升效率），预判其可能提出的条件与分歧点。

准备内部沟通与材料

召开内部预备会，统一我方谈判口径，明确分工（如主谈人、记录人、技术/财务支持角色）。

准备谈判材料（如合作方案、报价单、案例数据、合同草案），保证数据准确、逻辑清晰。

制定谈判议程与时间规划

与对方确认谈判时间、地点、参与人员，提前设计议程框架（如开场寒暄→议题讨论→总结共识→后续安排），合理分配各环节时长。

（二）谈判中：记录阶段——实时捕捉关键信息

记录基本信息

谈判开始后，首先记录时间、地点、我方参与人（姓名/职位）、对方参与人（姓名/职位，用“”代替，如“对方销售总监总”）、谈判主题。

聚焦核心议题与双方观点

按议题分类记录（如价格、交付、付款、售后、违约责任等），每个议题下分别标注：

我方诉求：清晰列出希望达成的条件（如“单价不超过元”）。

对方诉求：准确记录对方提出的要求（如“要求30天账期”）。

支持依据：双方引用的数据、案例或政策（如“根据行业报告，同类产品平均价格为”）。

标记共识与分歧

对讨论中达成一致的内容，明确标注“共识”，并简要说明共识细节（如“双方同意首单合作数量不低于1000件”）。

对存在分歧的点，标注“分歧”，并记录分歧焦点（如“分歧：交付周期——我方要求30天，对方希望45天”）。

锁定待办事项与责任人

对谈判中未当场解决的问题，或需要后续行动的事项，记录“待办事项”，明确：

内容（如“需提供对方公司资质证明”）；

负责方（如“我方*经理于X月X日前提供”）；

时间节点（如“X月X日前反馈”）。

（三）谈判后：整理阶段——信息归档与共识固化

24小时内完成记录整理

谈判结束后，立即根据现场记录补充细节，保证信息准确完整（如模糊的诉求需及时与对方联系人*总确认）。

按议题分类汇总，将“共识”“分歧”“待办”分别整理，形成结构化记录。

提炼核心决策与风险点

从谈判记录中提炼关键决策（如“同意采用分阶段付款方式”），标注决策对谈判目标的影响（如“达成必达价格目标，但账期延长10天”）。

识别潜在风险（如“对方资质尚未验证，存在合作风险”），并提出初步应对建议。

内部同步与确认

将整理后的记录同步给所有参与谈判的内部成员，保证信息一致。

涉及重大条款或资源协调时，提交上级审批，确认后续行动方案。

（四）跟进阶段：执行闭环——保证落地与持续沟通

制定跟进计划表

基于“待办事项”，细化跟进计划，明确每个任务的：

负责人（如“我方法务*主管”）；

跟进内容（如“审核合同违约条款”）；

时间节点（如“X月X日前完成”）；

完成状态（“待执行/进行中/已完成”）。

按节点主动沟通

在时间节点前1-2天，提前与责任人确认进度；若遇延迟，及时与对方沟通（如“关于资质证明，能否提前至X月X日提供？”），避免影响整体谈判节奏。

闭环管理：完成确认与复盘

待办事项完成后，及时与对方对接（如“合同条款已确认，请安排盖章”），并留存沟通凭证（邮件、签字文件等）。

合作达成后，组织团队复盘谈判过程（如“价格谈判中，数据支撑有效降低了对方预期”），总结经验教训，优化模板与流程。

三、模板表格设计

（一）商务谈判沟通要点记录表

基本信息

谈判主题

谈判时间

202X年X月X日14:00-16:00

谈判地点

我方参与人

经理（销售负责人）、主管（财务）

对方参与人

记录人

*助理

联系方式（对方）

核心议题记录

我方诉求

对方诉求

共识点

分歧点

待办事项

合作价格

单价≤85元/件

单价≥90元/件

暂无

差价5元/件

我方提供3%年度采购返点，对方单价降至87元（*经理X月X日前确认返点细则）

交付周期

签约后30天内

签约后45天内

暂无

我方坚持30天，对方希望45天

对方提供分批交付方案（*经理X月X日前提交方案）

付款方式

预付30%，尾款70%验收后付

预付20%，尾款