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公司固定资产盘点及维护记录模板使用指南

一、模板适用背景与应用场景

固定资产是企业生产经营的重要物质基础，其管理效率直接影响企业运营成本与资产安全性。本模板适用于各类企业（尤其是制造业、零售业、办公型企业）的固定资产全生命周期管理场景，具体包括：

定期全面盘点：年度/半年度固定资产实物清查，核对账实一致性；

新增资产登记：购置、调入、自制等新增资产的入库信息录入；

日常维护跟踪：设备保养、故障维修、配件更换等维护过程的记录与追溯；

资产状态监控：实时掌握资产使用状况、折旧信息及报废处置依据。

通过标准化模板应用，可实现资产信息规范化管理，减少资产流失，提升维护效率，为财务核算、审计检查提供可靠数据支持。

二、操作流程详解

（一）盘点前准备工作

组建盘点小组与明确职责

由行政部/资产管理部牵头，联合财务部、使用部门成立专项盘点小组，明确分工：

组长（如行政主管）：统筹盘点进度，协调跨部门资源；

组员（如财务专员、*部门资产管理员）：负责本部门资产清点、信息核对及异常记录；

监盘人（如审计专员）：监督盘点流程规范性，保证数据真实。

整理资产台账与核对基础信息

提前从财务系统导出当前固定资产台账，包含资产编号、名称、规格型号、使用部门、责任人、购置日期、原值、预计残值、折旧年限等关键信息；

对台账中信息缺失（如无责任人、规格不明）或异常（如资产状态与记录不符）的资产，标注后由使用部门补充完善，保证台账基础数据准确。

准备盘点工具与物料

准备盘点所需的资产标签扫描器、盘点表格（可打印或使用电子版）、拍照设备、资产贴纸（用于标记已盘点资产）；

若为电子化盘点，提前调试盘点系统（如ERP资产模块、盘点APP），保证网络通畅、数据同步正常。

（二）现场盘点实施

划分盘点区域与分组清点

按资产存放位置（如车间A区、办公楼3楼仓库、门店后场）或使用部门划分盘点单元，每组2-3人（1人清点、1人记录、1人复核）；

携带台账表格及工具，逐一对区域内资产进行实物清点，避免遗漏或重复。

核对资产信息与实物一致性

核对要点：

资产编号：与台账编号一致，防止“一物多码”或“有物无码”；

实物状态：检查资产是否完好、在用、闲置、待维修或待报废（如设备外壳破损、无法开机等需详细记录）；

使用信息：核对责任人、存放地点是否与台账一致（如员工离职未及时更新资产责任人需标注）。

对信息不符的资产，现场拍照留存，并在表格“差异说明”栏记录实际情况（如“台账责任人，实际使用人”）。

记录盘点数据与标记资产

实物清点无误后，将盘点数量、当前状态等信息填入表格，同时用贴纸在资产显眼位置粘贴“已盘点”标记，避免重复清点；

对无法当场确认状态的资产（如精密设备需专业检测），标注“待确认”，由技术部门3个工作日内完成状态鉴定并反馈结果。

（三）盘点结果处理

汇总盘点数据与编制报告

各小组完成盘点后，提交盘点表格至资产管理部，由专人汇总数据，《固定资产盘点差异表》，内容包括：资产编号、台账数量、实盘数量、差异金额、差异原因（如盘盈、盘亏、毁损、信息错误等）；

编写《固定资产盘点报告》，说明盘点范围、时间、参与人员、总体结果（账实相符率、差异资产占比）、差异原因分析及处理建议。

审核差异原因与提出处理方案

盘点小组召开差异审核会，联合财务部、使用部门对差异原因进行核查：

盘盈资产：核查是否为未入账的自制资产、接受捐赠资产或购置漏登，确认后补办入库手续，录入台账；

盘亏资产：核查是否为已报废未销账、被盗或遗失，需提供使用部门说明、责任人签字的《资产盘亏报告》，按公司审批流程报批后进行账务处理；

信息错误：如台账登记的规格型号、使用部门等与实物不符，由使用部门提交《资产信息变更申请》，资产管理部更新台账。

更新固定资产台账与系统数据

根据审批后的处理结果，在财务系统及资产管理台账中同步更新资产信息（新增、减少、变更状态等），保证账实、账账、账卡三相符；

对盘盈、报废等资产，及时更新资产标签信息，保证标签与台账一致。

（四）维护记录管理

维护前资产状态确认

资产需维护时（如日常保养、故障维修），由使用部门提交《固定资产维护申请单》，说明资产编号、维护类型（日常维护/定期检修/故障维修）、问题描述（如“设备运行异响”“无法启动”）；

维护人员（如*设备技术员）接到申请后，现场确认资产状态，判断维护方案（如现场维修、返厂维修）。

填写维护记录表与过程跟踪

维护过程中，详细记录维护信息：

基本信息：资产编号、名称、维护日期、维护类型、维护人员（*技术员）；

维护详情：故障原因（如“轴承磨损”“电路板故障”）、维护内容（如“更换轴承”“清理内部灰尘”）、更换配件名称及数量（如“轴承1个，型号X”）、维护耗时；

结果与后续：维护后资产状态（如“运行正常”“待观察”）、下次维护时间（如日常维护按月度、