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会议策划与执行清单模板

一、适用场景与价值

本清单适用于各类会议的策划与执行全流程，包括但不限于：

内部工作会议：如季度总结会、项目推进会、部门协调会；

外部商务会议：如客户洽谈会、合作伙伴签约会、供应商对接会；

行业交流活动：如研讨会、论坛、产品发布会、培训会；

大型活动：如年会、庆典、展会配套会议等。

通过系统化的清单管理，可保证会议策划无遗漏、执行有标准、结果可追溯，提升会议效率与参会体验，避免因细节疏漏导致的会议效果打折。

二、会议策划与执行全流程操作指南

（一）前期筹备阶段（会议召开前1-4周）

核心目标：明确会议定位，完成基础筹备，为顺利执行奠定基础。

1.会议目标与主题定位

操作要点：

与发起人（如部门领导、客户）确认会议核心目标（如“明确项目Q3执行方案”“达成合作意向”“同步行业动态”）；

提炼会议主题，保证简洁、贴合目标（如“2024年Q3产品迭代推进会”“行业数字化转型研讨会”）；

明确会议形式（线下/线上/hybrid）、预计时长（如2小时半天会、1天全天会）。

2.参会人员确定与沟通

操作要点：

列出核心参会人员（决策层、执行层）、列席人员（记录、支持人员）、特邀嘉宾（外部专家、客户代表），明确各角色职责；

提前发送《参会意向确认函》（含会议主题、时间、初步议程、参会要求），统计参会人数及特殊需求（如dietaryrestrictions、无障碍设施）；

确定主持人、主讲嘉宾、记录人，提前沟通发言内容与时间。

3.时间与场地选择

操作要点：

根据参会人员日程协调最佳时间段（避开节假日、重大会议冲突），提前2周以上锁定时间；

线下会议：根据参会人数选择场地（会议室容量、布局如课桌式/剧院式），确认场地设备（投影仪、音响、麦克风、网络）、配套设施（茶歇区、停车位、签到台）；

线上会议：测试会议平台（如腾讯会议、Zoom）稳定性，提前发送平台、参会指南（含设备调试建议）。

4.预算制定与审批

操作要点：

列出预算明细（场地费、物料费、餐饮费、嘉宾邀请费、交通住宿费、应急备用金等），参考历史数据或市场报价；

提交预算审批，明确付款节点（如预付场地定金、会后报销物料费）。

5.筹备组组建与分工

操作要点：

成立筹备组，设总协调人（统筹全局），下设小组：

议程组：负责议程设计、嘉宾对接；

物料组：负责物料制作、采购与分发；

场地组：负责场地布置、设备调试；

接待组：负责嘉宾签到、引导、茶歇服务；

应急组：负责突发情况处理（如设备故障、人员缺席）。

（二）中期执行阶段（会议召开前1天至会议当天）

核心目标：落地筹备细节，保证会议流程顺畅，参会体验良好。

1.议程最终确认与材料准备

操作要点：

最终确认议程（含各环节时长、发言顺序），打印纸质版议程（主持人、嘉宾、工作人员各1份）；

收集嘉宾PPT、背景资料，提前测试文件兼容性（如PPT版本、视频格式），准备备用U盘；

制作会议手册（含议程、参会人员名单、场地地图、注意事项），按人数装袋。

2.物料清单核对与到位

操作要点：

对照《物料清单》（见本文“三、工具表格”），逐一核对：

宣传物料：背景板、易拉宝、签到墙、指示牌；

会议物料：桌牌、会议资料、笔记本、笔、瓶装水；

设备物料：投影仪、备用电池、延长线、激光笔、会议记录设备（录音笔/摄像机）；

物料分类打包，标注“签到区”“会场”“茶歇区”等，提前1天送至场地并布置。

3.场地最终布置与设备调试

操作要点：

会议前一天下午：场地组到场布置，调试设备（投影、音响、麦克风、灯光），测试网络速度；

会议当天上午：再次检查场地（桌椅摆放、空调温度、茶歇区布置），设置签到台（摆放签到表、笔、会议袋）；

线上会议：提前30分钟测试直播/会议功能，邀请嘉宾提前上线调试设备。

4.人员沟通与彩排

操作要点：

召开筹备组短会，明确分工（如签到人员引导路线、茶歇服务时间）；

主持人、主讲嘉宾提前彩排，确认发言流程、时间控制；

对接待组、应急组进行培训（如突发疾病处理流程、设备故障应急方案）。

（三）后期收尾阶段（会议结束后1周内）

核心目标：总结会议成果，完成收尾工作，保证后续跟进落地。

1.会议记录与资料整理

操作要点：

记录人24小时内整理会议纪要（含核心决议、待办事项、责任人、截止时间），发送给参会人员确认；

收集会议照片、视频资料，筛选存档（重点记录嘉宾发言、互动环节、合影场景）。

2.费用结算与报销

操作要点：

物料组整理费用票据（场地费、物料采购发票、餐饮发票等），按公司报销流程提交；

与场地、供应商确认尾款支付，完成费用结算。

3.效果评估与反馈收集

操作要点：

向参会人员发送《会议反馈问卷》（含议程安排、服务质量、场地设备、收获建议等），收集反馈；

筹备组召开复盘会，总结会议亮点与不足（如