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供应链采购合同模板与风险控制工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具指南适用于各类企业开展供应链采购活动时的合同拟定与风险管理工作，覆盖制造业原材料采购、零售业商品采购、工程项目物资采购等多种场景。典型应用包括：

常规生产物料采购：如制造企业采购零部件、原材料，需明确质量标准与交付周期；

定制化产品采购：如服装品牌定制面料、设备企业采购非标配件，需锁定技术参数与验收细节；

大宗商品采购：如能源、建材类批量采购，需关注价格波动机制与履约保障；

跨区域/跨境采购：如涉及异地供应商或进出口贸易，需约定物流责任、关税承担及合规要求。

二、合同签订全流程操作指南

（一）需求确认与采购计划制定

内部需求对接：由采购部门发起，联合生产、仓储、技术等部门明确采购需求，包括物料名称、规格型号、数量、质量标准、期望交付时间等关键信息，形成《采购需求确认单》（需部门负责人*签字）。

需求合理性评估：结合库存数据、生产计划、市场价格波动趋势，分析采购需求的必要性与经济性，避免过量采购或规格冗余。

编制采购计划：根据评估结果，制定详细采购计划，明确预算上限、供应商筛选标准（如资质、产能、过往业绩）及时间节点，报采购总监*审批。

（二）供应商筛选与资质审核

供应商寻源：通过行业平台、招标、定向邀请等方式收集潜在供应商信息，要求提供营业执照、相关资质证书（如ISO9001、行业认证）、近3年同类项目业绩证明等文件。

资格预审：成立评审小组（含采购、技术、法务人员），从供应商资质有效性、生产能力、质量保证体系、财务状况（如资产负债率、现金流）等维度进行量化评分，筛选出3-5家入围供应商。

现场考察或背景调查（对关键物料或大额采购）：实地核查供应商生产设备、仓储条件、品控流程，或通过第三方征信机构核实其信用记录、涉诉情况，排除履约能力不足的供应商。

（三）合同条款拟定与商务谈判

模板选择与定制：基于本指南“核心条款模板框架”，结合采购物料特性（如易损耗、时效性）和谈判结果，调整条款内容，重点明确技术参数、交付责任、违约责任等关键事项。

核心条款协商：

价格条款：固定价格或浮动价格（如约定“以交付当月（如上海钢联）公布的材料均价为准”），明确是否含税、运输费、装卸费等；

交付条款：具体到年/月/日交付，约定交付地点（如采购方指定仓库）、运输方式（如汽运/铁路）及风险转移节点（如“货物交付前毁损灭失由供应方承担”）；

质量条款：引用国家标准、行业标准或双方确认的技术图纸，明确验收方法（如抽样标准按GB/T2828.1-2012）、质量异议期（如“到货后15日内提出”）。

补充协议谈判：对定制化需求（如独家供应、特殊包装），签订补充协议，明确双方权利义务，避免主条款遗漏。

（四）合同内部审核与审批

法务审核：重点核查合同条款合法性（如是否符合《民法典》买卖合同规定）、权责对等性（如违约责任是否双向明确）、争议解决方式（如约定“提交采购方所在地人民法院诉讼”）。

财务审核：确认付款方式（如“验收合格后30日内支付90%，质保期满无质量问题支付10%”）、发票类型（如“增值税专用发票”）及资金安排是否符合预算。

管理层审批：根据合同金额（如50万元以上需总经理*审批），履行审批流程，保证合同签订权限合规。

（五）合同签署与归档

双方签署：合同文本经双方确认无误后，由授权代表签字并加盖公章（或合同专用章），保证签字人与《授权委托书》一致。

分发与存档：采购部、财务部、法务部各执原件1份，扫描件同步至合同管理系统；涉及订单、技术图纸、补充协议等附件，需与合同一并归档，保存期限不少于合同履行完毕后5年。

三、采购合同核心条款模板框架

（一）合同基本信息

合同编号

签订地点

签订日期

采购方名称

统一社会信用代码

采购方地址

联系人及电话

供应方名称

统一社会信用代码

供应方地址

联系人及电话

（二）采购标的明细

物料名称

规格型号

单位

采购数量

单价（元）

总金额（元）

交付时间

交付地点

质量标准

年月日

采购方仓库*

GB/T-

年月日

采购方仓库*

双方确认图纸

合计

——

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——

——

——

——

（三）交付与验收

交付方式：供应方负责运输并承担运费，货物送达指定地点后，采购方应在24小时内对数量、外包装进行初步查验，如有短缺或破损，需当场出具《到货异常报告》。

验收流程：

质量验收：采购方应在到货后15日内，按约定的质量标准完成检验（可邀请第三方检测机构参与），出具《验收合格报告》或《质量异议通知书》；

异议处理：采购方在异议期内提出质量问题的，供应方应在7日内响应，负责退换货或整改；逾期未处理的，视为默认验收合格。

（四）付款方式与期限

付款比例：合同签订后3个工作日内，采购方向供应方支付合同总金额的30%作为预付款；货物验收合格后30日内，