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人事信息保密规定

一、总则

人事信息保密工作是企业或组织管理中至关重要的一环，旨在保护员工及组织的敏感信息不被泄露，维护正常的管理秩序和信息安全。本规定旨在明确人事信息保密的范围、责任、操作流程及违规处理，确保人事信息安全。

二、保密范围

（一）员工个人信息

1.基本信息包括但不限于姓名、身份证号、联系方式、家庭住址、紧急联系人等。

2.员工的学历、工作经历、健康状况等背景资料。

3.员工的薪酬、奖金、绩效评估等财务及绩效信息。

4.员工的培训记录、晋升计划、内部调岗等职业发展信息。

（二）组织内部信息

1.招聘计划、面试流程、录用标准等人力资源相关制度。

2.内部人事变动、组织架构调整等管理决策信息。

3.员工满意度调查、内部投诉处理等敏感管理数据。

4.人力资源信息系统（HRIS）中的系统访问权限及操作日志。

三、保密责任

（一）组织责任

1.建立完善的人事信息保密制度，明确各部门及岗位的保密要求。

2.定期开展保密培训，提升员工的保密意识和能力。

3.对存储人事信息的系统进行加密处理，限制非授权人员访问。

4.制定应急预案，防止人事信息泄露事件发生。

（二）员工责任

1.严格遵守保密规定，不得泄露任何人事信息。

2.妥善保管包含人事信息的文件、电子文档及系统账号。

3.在离职后仍需履行保密义务，不得利用前组织的人事信息谋取私利。

4.发现信息泄露风险时，及时向人力资源部门报告。

四、操作流程

（一）信息收集与录入

1.仅授权人员可收集员工信息，需明确告知信息用途。

2.电子信息需通过加密渠道传输，避免公开网络传输。

3.录入信息时核对准确性，防止错误数据产生。

（二）信息使用与共享

1.内部使用需填写《人事信息使用申请表》，经审批后方可查阅。

2.共享信息时需仅传递必要内容，避免全盘泄露。

3.外部合作时需签订保密协议，明确信息使用范围。

（三）信息存储与销毁

1.纸质文档需存放在带锁的文件柜中，非必要不外借。

2.电子信息需定期备份，并设置访问权限。

3.员工离职或信息过期后，需按规定销毁或匿名化处理。

五、违规处理

（一）警告与处罚

1.初次泄露非核心信息，给予口头警告并加强培训。

2.重复或故意泄露信息，扣除绩效奖金或纪律处分。

3.泄露造成重大损失，依法承担赔偿责任。

（二）责任追究

1.对直接责任人进行追责，情节严重者解除劳动合同。

2.对管理不善的部门负责人进行绩效考核扣分。

3.构成犯罪的，移交司法机关处理。

六、附则

1.本规定适用于组织全体员工及涉及人事信息管理的第三方人员。

2.本规定由人力资源部门负责解释，并根据实际情况修订。

3.本规定自发布之日起生效。

一、总则

人事信息保密工作是企业或组织管理中至关重要的一环，旨在保护员工及组织的敏感信息不被泄露，维护正常的管理秩序和信息安全。本规定旨在明确人事信息保密的范围、责任、操作流程及违规处理，确保人事信息安全。

二、保密范围

（一）员工个人信息

1.基本信息包括但不限于姓名、身份证号、联系方式（手机号、邮箱地址）、家庭住址、紧急联系人信息（姓名及联系方式）等。

(1)身份证号属于高度敏感信息，仅人力资源部核心人员及法务部在办理入职、离职、社保等必要事务时方可访问。

(2)联系方式需用于工作沟通，不得用于私人用途或泄露给无关第三方。

2.员工的学历、工作经历、健康状况（如过敏史、特殊疾病等）、血型等信息。

(1)学历信息用于核实员工资质，不得用于歧视或不当比较。

(2)健康状况仅用于安排合适的工作岗位或紧急情况下的医疗救助。

3.员工的薪酬、奖金、绩效评估结果、培训记录、晋升计划、内部调岗等财务及职业发展信息。

(1)薪酬信息严格保密，除员工本人及财务部外，其他部门负责人无权查阅。

(2)绩效评估结果仅用于员工反馈及晋升依据，不得外传评估细节。

4.员工的员工编号、内部社交关系、项目参与情况等。

(1)员工编号用于系统管理，不得与姓名等个人信息关联公示。

(2)项目参与情况仅限于项目成员及项目负责人知晓。

（二）组织内部信息

1.招聘计划、面试流程、录用标准、薪资谈判细节等人力资源相关制度。

(1)招聘计划需根据业务需求制定，不得泄露导致不必要的人才竞争。

(2)面试流程及录用标准需统一执行，不得因个人偏好偏离。

2.内部人事变动、组织架构调整、部门合并等管理决策信息。

(1)人事变动需在内部系统更新后，按需通知相关人员进行沟通。

(2)组织架构调整需提前制定沟通方案，避免信息混乱。

3.员工满意度调查、内部投诉处理记录、员工关系调解过程等敏感管理数据。

(1)满意度调查结果用于改进管理，不得泄露具体员工评价。

(2)投诉处理记录仅用于后续跟进