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通用行政管理制度与操作指南

一、前言

为规范企业内部行政事务管理，提高工作效率，保障日常运营秩序，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本通用行政管理制度与操作指南。本制度涵盖办公物资、会议组织、差旅管理、印章使用、档案管理等核心行政模块，适用于公司各部门及全体员工，旨在为行政事务开展提供标准化流程与操作依据。

二、适用范围与核心应用场景

（一）适用对象

公司各部门（含综合管理部、财务部、人力资源部、业务部等）及全体在职员工、实习人员。

（二）核心应用场景

日常办公物资管理：包括办公用品、设备耗材的申购、领用、库存盘点等场景。

会议组织与协调：涉及部门例会、项目研讨会、外部接待会等各类会议的筹备、召开及后续跟进。

员工差旅事务：涵盖国内/外出差申请、行程安排、费用报销等全流程场景。

印章与证照使用：公司公章、合同章、财务章等印章的规范使用及管理场景。

行政档案归档：各类文件、合同、资料的分类、整理、保存及查阅场景。

三、分模块操作指南

（一）办公物资申购与领用流程

1.需求提出

各部门根据实际工作需要，由指定专人（部门行政对接人）填写《办公物资申购表》（详见第四部分“配套表格模板”），注明物资名称、规格型号、单位、数量、用途、预算金额等信息。

特殊物资（如专业设备、定制用品）需附详细规格说明或供应商报价单。

2.部门审批

申购表经部门负责人审核签字，确认需求的必要性与合理性；

单次申购金额超过1000元的，需报分管领导审批。

3.行政部审核与采购

行政部收到申购表后2个工作日内完成审核，重点核查：

（1）库存物资是否可满足需求（优先领用现有库存）；

（2）预算是否符合公司成本控制标准；

（3）规格型号是否明确。

审核通过后，行政部根据采购金额及公司采购制度选择采购方式（日常零星物资通过电商平台或定点供应商采购，大宗物资需进行比价议价）。

4.入库与领用

物资到货后，行政部与申购部门共同验收，核对数量、质量及规格，填写《物资入库登记表》；

验收合格后，物资存放于指定仓库，领用人凭《办公物资领用登记表》领用，签字确认后出库。

5.库存盘点

行政部每月末对库存物资进行盘点，保证账实相符，盘点结果报财务部备案；

对积压、闲置物资（3个月未领用），行政部协调各部门调剂使用或按规定处置。

（二）会议组织与实施规范

1.会议发起与审批

会议发起部门需提前2个工作日填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需物料（投影仪、麦克风、纸笔等）及预算。

例会由部门负责人审批；跨部门会议或涉及外部人员的会议，需报分管领导审批。

2.会前准备

行政部根据审批通过的《会议申请表》，提前1个工作日完成：

（1）会议室预订（确认设备调试情况）；

（2）会议通知发送（通过OA系统或邮件，注明会议时间、地点、议程及需携带的材料）；

（3）物料准备（摆放席卡、调试设备、准备茶水等）。

3.会议召开

参会人员提前10分钟签到，迟到15分钟以上需向会议主持人说明原因；

会议主持人控制会议进程，保证按议程进行；指定专人记录会议要点，形成《会议纪要》初稿。

4.会后工作

会议结束后，行政部负责清理会议室，回收物料；

会议发起部门在1个工作日内完成《会议纪要》审核（需参会部门负责人签字确认），并通过OA系统分发至相关人员；

需跟进的事项，由责任部门在《会议纪要》中明确完成时限，行政部定期跟踪进度。

（三）员工差旅申请与报销管理

1.出差申请

员工因公出差需提前3个工作日填写《员工差旅申请表》，注明出差事由、出发/返回时间、地点、交通工具、住宿标准、预计费用及出差目的。

部门负责人审核出差必要性，分管领导审批（出差时间超过3天或涉及费用超过5000元的，需报总经理审批）。

2.行程安排与票据管理

员工按审批后的行程安排出行，优先选择经济实惠的交通方式（如高铁二等座、飞机经济舱）；

住宿需选择公司协议酒店（无协议酒店的选择三星级及以下标准），住宿费、交通费等需取得合规发票（发票抬头为公司全称，项目需填写完整）。

3.费用报销

出差返回后5个工作日内，员工填写《差旅费用报销单》，附《差旅申请表》复印件、发票、行程单（机票/车票）等凭证；

报销单经部门负责人审核、财务部复核无误后，由出纳安排付款；

超标费用需由员工自行承担，特殊原因导致超标的，需提交书面说明并经总经理审批。

（四）公司印章使用与保管细则

1.印章保管责任

公司公章、合同章由行政部指定专人（印章管理员）保管，财务章由财务部指定专人保管；

印章管理员需妥善保管印章，不得转借、代存，下班前将印章锁入保险柜。

2.用印申请与审批

使用印章需填写《印章使用申请表》，注明用印文件名称、编号、用途、份数、用印部门及申请人；

日常业务用印（如内部通知、一般函件）由行政部负责人审