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采购申请审批标准化流程工具

引言

为规范企业采购行为，明确采购申请审批各环节职责，提高采购效率，控制采购成本，防范合规风险，特制定本标准化流程工具。本工具适用于各类企业（含中小型企业、事业单位等）的日常采购管理场景，涵盖从需求发起至资料归档的全流程操作指引，配套实用模板与执行要点，助力采购管理规范化、透明化。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本工具适用于企业除生产原料直接采购（可根据企业实际调整）外的各类采购活动，包括但不限于：办公用品采购、固定资产采购（如设备、家具）、服务类采购（如咨询、维修、外包服务）、市场推广物料采购等。

（二）典型应用场景

日常办公需求：如行政部申请采购打印机墨盒、A4纸等消耗品，需走采购审批流程以保证需求合理性与预算可控。

新增资产采购：如市场部因业务扩张申请采购笔记本电脑、投影仪等固定资产，需通过审批明确采购必要性及预算来源。

服务项目采购：如人力资源部申请招聘服务外包，需审批服务商资质、服务内容及费用标准。

应急采购：如生产设备突发故障需紧急采购维修配件，需启动简化审批流程（但需保留完整审批记录）。

二、标准化操作流程详解

步骤一：需求确认与申请发起

责任主体：采购需求申请人（如部门专员、部门负责人）

操作内容：

明确采购需求：申请人需确认采购物品/服务的具体规格、数量、用途、预算金额及期望交付时间，保证需求符合部门工作计划且无冗余。

填写《采购申请审批表》：根据模板要求完整填写申请信息，包括但不限于：申请部门、申请人、联系方式、采购类型、物品名称/服务内容、规格型号、数量、单价预算、总价预算、资金来源（如“部门年度预算”“专项费用”）、附件清单（如需求说明、报价单、技术参数等）。

提交申请：将填写完整的审批表及附件提交至部门负责人进行初审，电子版可通过OA系统/钉钉/企业等线上渠道提交，纸质版需签字确认。

输出成果：《采购申请审批表》（含附件）

步骤二：部门初审

责任主体：申请人所在部门负责人

操作内容：

审核需求合理性：确认采购需求是否符合部门年度工作目标，是否存在重复采购、可替代方案（如内部调配）等情况。

审核预算匹配性：核对申请预算是否在部门可用预算范围内，是否符合企业成本控制要求。

审核附件完整性：检查报价单、技术参数等附件是否齐全、清晰，保证采购需求可执行。

签署初审意见：通过初审的，在审批表“部门初审”栏签字确认；不通过的，注明原因并退回申请人修改。

注意事项：初审需在收到申请后1个工作日内完成（紧急采购可缩短至4小时内）。

步骤三：采购部复核

责任主体：采购部专员/采购经理

操作内容：

审核采购合规性：检查采购申请是否符合企业《采购管理办法》规定（如是否属于集中采购目录、是否需要招标/询价）。

审核需求与预算准确性：与申请人沟通确认采购细节，必要时核实市场价格（如通过电商平台比价、咨询供应商），保证预算合理。

审核流程完整性：确认初审手续完备、附件齐全，不符合要求的退回并说明原因。

签署复核意见：通过复核的，提交至下一级审批；不通过的，反馈申请人或部门负责人调整。

特殊情况处理：

单次采购金额超过[具体金额，如5万元]（企业可根据实际设定），需启动询价/比价流程，至少获取3家供应商报价作为附件。

涉及特种设备、保密服务等特殊采购，需相关部门（如行政部、法务部）会签意见。

步骤四：分级审批

责任主体：按采购金额/类型划分的审批人（如分管副总、总经理、董事会）

审批权限划分（示例）：

采购类型

金额范围

审批人

办公用品/低值易耗品

≤5000元

部门负责人+采购经理

办公用品/低值易耗品

5000-20000元

分管副总

固定资产/服务类

20000-100000元

分管副总+总经理

固定资产/服务类

＞100000元

总经理+董事会

操作内容：

审批人审核重点：

采购事项的战略匹配性（是否符合企业发展方向）；

投入产出比（预算是否与采购价值匹配）；

流程合规性（前续环节是否完成、手续是否齐全）。

签署审批意见：同意的，在对应审批栏签字；需调整的，注明修改意见并退回；不同意的，说明理由并终止流程。

注意事项：审批需在收到申请后1-3个工作日内完成（紧急采购可同步沟通加急）。

步骤五：采购执行

责任主体：采购部

操作内容：

供应商选择：根据审批结果，通过招标、询价、定点采购等方式确定供应商，优先选择合作良好、资质齐全的供应商。

签订采购合同：金额超过[具体金额，如1万元]需签订书面合同，明确标的、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款。

下达采购订单：向供应商发送正式采购订单（或合同），跟踪生产/备货进度，保证按时交付。

输出成果：采购合同、采购订单、供应商沟通记录。

步骤六：验收与付款

责任主体：申请人所在部门、采购部、财务部

操作内容：

到货验收：

申请人/部门指定