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阿里巴巴日常费用报销流程及规范

引言

日常费用报销是企业运营中一项基础性的财务工作，直接关系到公司资金的合规使用、成本的有效控制以及员工个人的切身利益。为确保报销工作的高效、规范、透明，阿里巴巴集团制定了清晰的日常费用报销流程与严格的管理规范。本指引旨在帮助集团全体员工充分理解并准确执行相关规定，共同维护公司良好的财务秩序。

一、费用报销基本概念与原则

1.1定义

日常费用报销是指员工在执行公司公务过程中，预先垫付或使用公司指定支付方式产生的，符合公司规定的各类必要、合理的费用，按照规定流程向公司申请补偿的行为。

1.2基本原则

*真实性原则：报销的费用必须真实发生，与公司业务直接相关，严禁虚构、夸大或套取费用。

*合规性原则：费用的发生及报销必须符合国家法律法规、公司财务制度及相关管理规定。

*及时性原则：费用发生后，员工应尽快整理单据并提交报销申请，避免长期积压。

*准确性原则：报销信息（包括金额、事由、票据等）必须准确无误，完整清晰。

*经济性原则：在满足业务需求的前提下，应选择经济合理的费用方案，厉行节约。

二、费用报销基本流程

2.1事前申请（如适用）

对于特定类型或金额的费用（例如：业务招待费、差旅费中的超标部分、非常规办公采购等），员工在费用发生前，应根据公司相关规定，通过指定系统提交事前申请，明确费用事由、预算金额、参与人员等信息，经相关负责人审批同意后方可执行。事前申请是费用合规性的重要保障，也是后续报销的前提之一。

2.2费用发生与票据收集

费用发生时，员工应主动向对方索取合法、合规的原始票据。原始票据是报销的核心依据，必须妥善保管，确保其真实、完整、清晰。

2.3线上填报与提交

员工需登录公司指定的财务报销系统，根据费用实际情况，选择相应的费用类型（如差旅费、业务招待费、办公费、交通费等），准确、完整地填写报销单信息，包括但不限于：费用发生日期、事由、金额、支付方式、受益部门/项目等，并按系统提示上传清晰的原始票据扫描件或照片，以及其他所需附件（如事前申请审批单、会议通知、行程单等）。填报完成后，提交至直接上级进行审批。

2.4审批流转

2.5财务审核

审批流程完成后，报销单将流转至财务部门进行专业审核。财务审核主要关注：票据的合法性（是否为正规发票、发票抬头是否为公司全称、税号是否正确、是否加盖发票专用章等）、合规性（发票类型与费用性质是否匹配、是否存在超范围或超标准报销等）、完整性（报销信息是否填写完整、附件是否齐全）以及金额计算的准确性。财务审核通过后，报销单进入付款环节；若审核不通过，将退回申请人并说明原因。

2.6付款与到账

财务审核通过后，将根据报销单上注明的支付方式（如对公转账、个人账户等）和银行账户信息，在规定的付款周期内安排付款。员工可通过报销系统查询报销进度及付款状态。一般情况下，款项将在财务付款操作后，根据银行处理时间到账。

三、费用报销具体规范

3.1票据规范

票据是报销的唯一合法凭证，必须严格遵守以下要求：

*真实性：票据必须是经济业务真实发生的反映，严禁使用虚假票据。

*合法性：必须取得国家税务部门认可的正规发票（如增值税专用发票、增值税普通发票等）。特殊情况下无法取得发票的，需提供合规的替代凭证并附情况说明，经相关审批人及财务部门同意后方可报销。

*时效性：票据应在费用发生后及时获取并报销，跨年度票据的报销需符合公司特殊规定。

*关联性：票据所反映的经济内容必须与报销事由直接相关。

3.2费用标准与范围

各类费用的报销均需符合公司制定的相关标准和范围，以下为常见费用类型的基本规范：

*差旅费：员工因公出差发生的交通（飞机、火车、汽车、轮船等）、住宿、市内交通、伙食补贴等费用，应参照公司最新发布的差旅标准执行。交通和住宿标准通常根据职级、出差地点（如国内一线城市、二线城市、境外国家/地区等）有所区分。选择交通工具和住宿酒店时，应在标准范围内选择经济合理的选项。出差期间发生的业务招待费需单独列支报销，不得混入差旅费。

*业务招待费：因业务需要招待客户、合作伙伴等发生的餐饮、礼品、娱乐等费用。报销时需注明招待对象、人数、事由及陪同人员。业务招待费应遵循必要、合理、节约的原则，严格控制人均标准和总金额，并确保事前申请已获批准。

*办公费：为日常办公所需购买的办公用品、文具、打印耗材、饮用水等费用。鼓励集中采购以获取更优价格和服务。报销时需提供明细清单。

*交通费：员工在本市内因公出行发生的出租车、网约车、公交、地铁等交通费用。应优先选择经济便捷的公共交通工具。

*其他费用：如通讯费补贴、培训费、租赁费等，均需依据公司对应专项制度执行。

3.3报销时限

为保证财务核算的及时性