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销售合同审查与签约快速响应模板

一、适用场景与核心价值

本模板适用于企业销售团队在日常业务中快速处理客户合同需求，涵盖从接收合同文本到最终签约归档的全流程管理。当销售代表接到客户提供的合同草案、需在短时间内完成合规性审查并推进签约时，或当企业需要标准化合同审查流程以提升效率、降低风险时，均可通过本模板实现：

统一审查标准：避免因人员经验差异导致审查遗漏；

缩短响应周期：通过分步骤指引和工具表格，将合同处理时间压缩30%-50%；

防控签约风险：聚焦核心条款审查，减少合同履行争议；

明确责任分工：清晰界定销售、法务、财务等岗位的职责边界，保证协作顺畅。

二、全流程操作指引

（一）合同接收与初步登记

操作目标：保证合同信息完整录入，避免后续流程遗漏。

责任人：销售助理/销售代表

时间要求：客户提供合同后2小时内完成

关键动作：

核对合同基础信息：检查合同文本是否包含双方主体全称、合同编号、签订日期、标的物/服务描述、金额等核心要素，若缺失需立即联系客户补充；

录入《合同登记台账》：记录合同编号、客户名称、合同金额、签订期限、销售负责人、接收日期、预计审查完成时间等基础信息（详见“核心工具表格1”）；

同步内部团队：通过企业/邮件将合同登记台账同步至销售经理、法务对接人（法务同事）、财务对接人（财务同事），告知合同已进入审查流程。

（二）销售部门初步审查

操作目标：从业务可行性角度审核合同条款，保证与销售政策一致。

责任人：销售代表/销售经理

时间要求：登记完成后1个工作日内完成

关键动作：

主体信息核查：

客方主体是否为合法存续的企业（通过“国家企业信用信息公示系统”查询，留存截图）；

客方法定代表人/授权代表签字是否与营业执照一致，授权委托书是否在有效期内；

业务条款核对：

标的物/服务名称、规格型号、数量、质量标准是否与销售订单一致；

单价、总金额、折扣政策是否符合公司定价权限（超权限需标注并上报销售总监）；

履行期限、交货/服务地点、验收标准是否满足客户需求且可执行；

特殊条款标记：对客户提出的“独家合作”“最低价承诺”“延长质保期”等超出常规政策的条款，重点标注并评估可行性；

输出《销售审查意见表》：将审查结果（通过/需修改/否决）及修改建议填入表格（详见“核心工具表格2”），同步至法务部门。

（三）法务部门合规审查

操作目标：从法律风险角度审核合同条款，保证合法性、合规性。

责任人：法务专员（法务同事）

时间要求：收到销售审查意见后1个工作日内完成

关键动作：

合法性审查：

合同条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规；

约定的违约责任、争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖法院是否明确且有效；

风险点排查：

付款条件是否合理（如预付款比例、到账节点，避免“先货后款”无担保条款）；

知识产权归属、保密条款是否清晰，是否存在侵权风险；

不可抗力、合同解除条件是否约定明确，避免后续争议；

与销售部门沟通：对法务认为需修改的条款（如违约金过高、管辖法院不符），与销售代表沟通客户接受度，协商调整方案；

输出《法务审查意见表》：明确标注“审查通过”“修改后通过”“不通过”及具体修改意见（详见“核心工具表格3”），反馈至销售部门。

（四）财务部门审核

操作目标：确认收款条款与财务政策一致，评估回款风险。

责任人：财务专员（财务同事）

时间要求：收到法务审查意见后0.5个工作日内完成

关键动作：

付款方式核查：

付款账户信息是否为客户对公账户（避免个人账户代收）；

分期付款的节点是否与履约进度匹配（如预付款30%、到货验收付60%、质保期满付10%）；

税务条款确认：发票类型（增值税专用/普通发票）、开票时间、税率是否符合公司税务规定；

回款风险评估：对客户信用评级较低的，建议增加“履约保证金”“第三方担保”等风险缓释措施；

输出《财务审核意见表》：标注“财务审核通过”或“需调整条款”（详见“核心工具表格4”），同步至销售部门。

（五）修改反馈与客户确认

操作目标：汇总各部门意见，与客户协商并确认最终合同条款。

责任人：销售代表

时间要求：收到法务、财务意见后2个工作日内完成

关键动作：

整合修改意见：将销售、法务、财务的修改意见整理成《合同修改清单》（详见“核心工具表格5”），明确修改前后的条款对比及修改原因；

与客户沟通：通过电话/会议向客户说明修改必要性，重点解释“法律风险条款”（如违约责任）和“财务风控条款”（如付款账户），争取客户理解；

获取客户确认：客户同意修改后，要求其书面确认（盖章扫描件或邮件回复），若客户拒绝修改重大风险条款，需上报销售总监决策是否继续合作；

更新合同版本：根据客户确认意见修改合同文本，标注“最终版”，并同步至所有审核人。

（六）内部审批与签约准备

操作目标：完成合同最终审批，准备签约所需资料。