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供应链管理基础流程模板手册

前言

本手册旨在为企业供应链管理提供标准化流程指引，覆盖采购、库存、订单履约三大核心环节，适用于制造业、零售业、电商等多行业供应链从业人员。通过规范操作步骤、配套工具表单及风险控制要点，帮助企业提升供应链效率、降低运营风险，保证各环节协同顺畅。手册内容可根据企业实际业务场景调整细化，建议结合信息化系统（如ERP、WMS）实现流程落地。

模块一：采购管理流程

一、适用场景与范围

本流程适用于企业生产运营所需原材料、辅料、设备、服务等各类物料的采购活动，涵盖从需求提报到付款结算的全过程。特别适用于以下场景：

新产品开发阶段物料采购；

常规生产补库采购；

设备维护、办公耗材等非生产类采购；

紧急采购（需额外启动应急审批）。

二、操作流程详解

步骤1：需求提报与审核

操作说明：

需求部门（如生产部、研发部、行政部）根据生产计划、项目进度或实际需求，填写《采购申请单》，注明物料编码、名称、规格、数量、需求日期、用途、预算金额等信息。

部门负责人对需求的合理性（如数量匹配性、必要性）进行审核，保证需求与业务目标一致。

采购部接收申请单后，核对库存数据（若适用），评估现有库存是否满足需求，避免重复采购。

关键动作：需求部门需明确“不可替代物料”或“特殊规格要求”，采购部需同步关注市场供应波动对需求日期的影响。

步骤2：供应商寻源与评估

操作说明：

采购部根据物料类型（如标准品、定制件）选择寻源方式：

标准品：通过合格供应商库、招标平台、行业展会等渠道筛选；

定制件：邀请3家以上潜在供应商提供样品及技术方案。

对候选供应商进行资质审核（营业执照、行业认证、生产许可等）及现场考察（生产能力、质量管控体系、交付能力）。

组织技术、质量、采购部门联合评审，出具《供应商评估报告》，重点评估价格、质量、交期、服务、合作稳定性等维度。

关键动作：建立《合格供应商名录》，定期（每季度/半年）更新供应商绩效评分，淘汰不合格供应商。

步骤3：采购订单下达

操作说明：

采购部根据评估结果与选定供应商洽谈最终价格、交付条款、付款条件、质量标准等，确认无误后拟定《采购合同》。

合同经法务部审核、总经理审批后，正式与供应商签订（电子/纸质版）。

采购部根据合同《采购订单》（PO），通过系统或邮件发送给供应商，明确订单号、物料信息、数量、交货地点、到货时间等，并同步抄送仓库、质量部。

关键动作：订单需与合同条款完全一致，避免口头约定；紧急采购可简化合同流程，但需保留审批记录。

步骤4：物料验收与入库

操作说明：

供应商按订单要求送货至指定仓库，仓库管理员核对送货单与采购订单信息（物料编码、数量、批次号），确认无误后签收。

质量部按《检验标准》对物料进行检验（全检/抽检），出具《检验报告》：

合格：仓库办理入库手续，《入库单》，更新库存台账；

不合格：标识“待处理”区域，质量部出具《不合格品处理单》，采购部联系供应商退/换货或协商让步接收。

入库单需经需求部门确认（如定制件需生产部核对规格），保证物料与需求匹配。

关键动作：严格执行“三不收”原则（无订单不收、数量不符不收、质量不合格不收）；入库需在24小时内完成系统数据更新。

步骤5：付款结算

操作说明：

供应商根据交付及验收情况开具合规发票，财务部核对发票信息（抬头、税号、金额）与采购订单、入库单一致性（“三单匹配”）。

采购部确认发票无误后，提交《付款申请单》，附合同、订单、入库单、发票等凭证，按审批权限逐级审批（如部门经理→财务总监→总经理）。

财务部根据审批完成后的付款申请，安排付款（电汇/承兑汇票等），并及时更新供应商应付账款台账。

关键动作：付款周期需按合同约定执行，严禁提前付款；对账需每月核对，保证双方账实一致。

三、配套工具表单

《采购申请单》：包含需求部门、物料信息、数量、需求日期、预算、申请人及审批人签字栏；

《供应商评估报告》：含供应商基本信息、资质文件、报价明细、各维度评分（质量/价格/交期/服务）、评审结论；

《采购合同模板》：涵盖双方信息、物料描述、价格条款、交付条件、质量标准、违约责任、争议解决等核心条款；

《入库单》：记录订单号、物料编码、名称、规格、入库数量、批次号、检验状态、仓库管理员签字；

《付款申请单》：附合同编号、发票金额、付款方式、供应商信息、审批流程记录。

四、关键控制点与风险提示

风险1：需求提报模糊导致采购错误。

控制措施：需求部门需提供详细物料规格书，采购部与技术部联合确认需求细节。

风险2：供应商资质造假或履约能力不足。

控制措施：供应商考察需留存现场照片及记录，关键物料（如食品原料、医疗器械）需核查生产许可证及批次检验报告。

风险3：验收环节流于形式，不合格品入库。

控制措施：质量部独立行使检验权，不合格品需隔离存放并追溯处理结果，杜绝“