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会议纪要与行动计划指南

一、适用场景与价值说明

本指南适用于各类职场会议场景，包括但不限于：部门周例会、项目推进会、跨部门协调会、客户需求沟通会、年度/季度工作总结会等。通过规范的会议纪要与行动计划管理，可实现三大核心价值：一是信息沉淀，避免讨论内容遗漏或理解偏差；二是责任落地，明确任务分工与时间节点，推动执行闭环；三是追溯复盘，为后续工作进展跟踪、问题复盘提供依据，提升团队协作效率与决策执行力。

二、全流程操作步骤详解

（一）会前准备：明确目标与框架

确认会议核心目的

会前需明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3项目排期”“解决客户投诉处理流程优化”），避免议题发散。可通过提前向参会人同步《会议议题清单》，保证各方对目标有统一认知。

梳理参会人员与角色

根据议题确定必要参会人（决策者、执行人、相关方），并明确角色分工：主持人（控场、引导议程）、记录人（纪要与行动计划记录）、专业支持人（提供数据/方案建议）。

准备会议材料与议程

提前分发背景资料（如项目进度表、客户反馈汇总），并制定详细议程（含各环节时长），例如：

14:00-14:10会议目标与议程同步（主持人）

14:10-14:30当前进展汇报（*）

14:30-15:00问题讨论与方案共识（全员）

15:00-15:15行动计划确认（主持人）

（二）会中记录：聚焦关键信息

区分“讨论内容”与“决议事项”

讨论内容：记录各方观点、分歧点、建议方案（如“建议增加用户调研环节，认为可优先参考历史数据”），避免逐字记录，提炼核心观点。

决议事项：明确最终达成的共识（如“决议：本周五前完成用户调研方案，由*负责”），需包含“结论+依据”，避免模糊表述（如“尽快解决”改为“3个工作日内提交解决方案”）。

记录“待办任务”关键要素

行动计划需包含“任务描述、责任人、协作人、截止时间、交付标准、所需支持”六要素，例如：

任务：优化客户投诉处理流程

责任人：*赵六

协作人：钱七（法务部）、孙八（技术部）

截止时间：2023年10月20日

交付标准：新流程文档（含SOP、表单模板）及内部培训完成

所需支持：法务部提供合规性审核意见，技术部支持系统接口调试

实时同步与确认

会议中可阶段性同步记录要点（如“刚才确认的3项行动计划，大家是否有补充？”），避免会后信息遗漏。

（三）会后整理：输出纪要与分发

24小时内完成纪要初稿

根据会议记录整理《会议纪要》，结构建议为：

会议基本信息（时间、地点、参会人、缺席人及原因、会议主题）

议程回顾与核心结论（按议程顺序，简述各环节讨论结果）

决议事项汇总（表格化呈现，包含决议编号、内容、依据）

行动计划清单（明确六要素，按优先级排序）

遗留问题与下次会议安排（如“遗留问题：预算审批流程待确认，下次会议（10月25日）前由*周九对接财务部反馈”）

参会人确认与定稿

纪要初稿需发送至所有参会人确认，重点核对决议事项与行动计划的准确性（如“*赵六，您负责的流程优化任务截止时间是否确认为10月20日？”）。确认无误后，标注“最终版”并分发至相关人员（含需知晓但未参会的部门/人员，如上级领导、协作部门）。

（四）行动跟踪：保证执行闭环

建立跟踪机制

短期跟踪：责任人需在任务截止日前1天同步进度（如“*赵六：流程优化文档已完成80%，预计10月19日提交”），协作人需主动配合支持。

定期复盘：在下次会议中优先回顾上次行动计划完成情况，标注“已完成/进行中/逾期”，分析未完成原因（如“资源不足”“需求变更”），并制定补救措施。

工具辅助管理

可使用项目管理工具（如钉钉待办、飞书多维表格、Excel跟踪表）记录行动计划，设置截止时间提醒，保证任务可视化管理。

三、实用模板工具参考

（一）会议纪要模板

会议基本信息

会议主题

关于Q3产品迭代需求评审会

会议时间

2023年10月10日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/腾讯会议（会议号：*）

参会人员

（产品经理）、（研发负责人）、（设计负责人）、赵六（测试负责人）、*周九（运营负责人）

缺席人员

无

记录人

*刘十

议程回顾与核心结论

讨论要点

决议事项

1.Q3需求池梳理现状（*）

当前需求共25项，其中用户反馈类12项，战略规划类8项，技术优化类5项

决议-01：优先级排序：用户反馈类战略规划类技术优化类（详见附件1《需求优先级清单》）

2.研发资源评估（*）

当前研发团队可用人力为15人，按需求复杂度评估，最多可承接18项需求

决议-02：本季度聚焦完成前18项高优先级需求，剩余7项移至Q4

3.设计与测试配合计划（、赵六）

设计需在需求评审后3个工作日内输出UI稿，测试需在开发提测前2天介入

决议-03：负责10月15日前输出首批5个需求的UI稿，赵六同步制定测试用例