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行政公文格式及处理流程手册

前言

本手册旨在规范行政公文的格式标准与处理流程，保证公文的严肃性、规范性和高效流转。适用于各类企业、事业单位及社会团体在行政管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文件，涵盖公文的拟制、审核、签发、印发、归档等全环节操作指引，为行政人员提供标准化、可执行的公文处理参考依据。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于单位内部上行文（如请示、报告）、下行文（如通知、通报、批复）、平行文（如函、议案）等各类行政公文的处理，同时涵盖会议纪要、意见、纪要等常用事务性文书的规范管理。

（二）典型应用场景

决策部署传达：通过通知、通报等文种向下级单位或部门传达上级指示、单位决策及工作部署；

工作请示汇报：通过请示、报告向上级或领导请求指示、汇报工作进展及成果；

跨部门协调：通过函、意见等文种与平行部门沟通协作、征求意见或商洽事务；

事项批复答复：通过批复、答复等文种对下级请示事项或相关部门征询事项给予明确回复；

会议成果固化：通过会议纪要记录会议议定事项，作为后续工作执行的依据。

二、公文格式规范

行政公文格式需严格遵循《政机关公文处理工作条例》及国家标准《GB/T9704-2012政机关公文格式》，保证要素完整、排版规范。

（一）公文通用结构要素

份号：涉密公文需标注份号，一般标注在版头左上角第一行，用阿拉伯数字标注，如“№000001”。

密级和保密期限：涉密公文需标注密级（秘密、机密、绝密）和保密期限，如“秘密★1年”，标注在份号下方。

紧急程度：根据公文送达时限要求，标注“特急”“加急”，标注在密级下方（如无密级，标注在份号下方）。

发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“有限公司文件”，居中排布，字体为小标宋体字，颜色为红色。

发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如“公司办〔2024〕5号”，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，发文机关代字应固定统一，标注在发文机关标志下方。

签发人：上行文需标注签发人姓名，由“签发人”三字加全冒号和签发人姓名、职务组成，如“签发人：*（总经理）”，标注在发文字号右侧（发文字号居左空一字，签发人居右空二字）。

一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“公司关于举办2024年度安全管理培训的通知”，字体为小标宋体字，二号，居中排布，标题中一般不用标点符号（法规、规章名称可加书名号）。

主送机关：公文的主要受理机关，使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称，标注在标题下方，顶格排布，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

公文的主体部分，结构一般为“开头（依据/目的）—主体（事项/要求）—结尾（希望/号召）”，字体为仿宋体字，三号，每行28字，每行22行，行距为28磅。文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，第一层黑体字、第二层楷体字、第三层和第四层仿宋体字。

附件说明：公文附件的顺序号和名称，如“附件：1.《公司2024年度培训计划》”，标注在下方，成文日期上方，左空二字，后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号。

发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称，联合行文时，主办机关在前，其他机关在后排布，字体为仿宋体字，三号。

成文日期：会议通过或者发文机关负责人签发的日期，联合行文时，最后签发机关的签发日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（如“2024年3月15日”），标注在发文机关署名下方，右空四字。

印章：公文中有发文机关署名的，需加盖印章，单一机关行文时，印章用红色，不得出现空白印章；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名和成文日期，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间互有间隙。

附注：公文的印发传达范围等需要说明的事项，如“（此件公开发布）”“联系人：，联系方式：”，标注在成文日期左下方，左空二字加圆括号排布，后标全角冒号和内容。

附件：公文的说明、补充材料，附件名称与附件说明一致，附件格式与要求一致，并在附件左上角第一行顶格标注“附件”，有序号时标注序号，如“附件1：”。

版记：包括抄送机关、印发机关和印发日期，抄送机关标注在印发机关上方，主题词下方（如无主题词，在附件说明下方），左空一字，后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，最后用逗号结束；印发机关一般为发文机关办公厅（室），标注在抄送机关下方，印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标注，后加“印发”二字。

（二）公文排版要求

页面设置：采用A4型纸（210mm×297mm），页边距为上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，版心尺寸为15