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商务合同签订审批及归档流程工具

一、适用范围与场景说明

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的商务合同全生命周期管理，涵盖采购、销售、服务、合作、租赁等多种合同类型。具体场景包括：

企业日常经营中与供应商、客户、合作伙伴签订的商务协议；

涉及资金往来、权责划分、违约条款等核心内容的正式合同；

需跨部门协作（如业务、财务、法务、管理层）审批的合同流程；

合同签订后需规范存档、便于后续查阅与审计的场景。

通过标准化流程，可提升合同审批效率、降低合规风险、保证合同管理的完整性与可追溯性。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同发起与准备阶段

发起申请

由合同业务发起人（如销售经理、采购专员）填写《商务合同审批单》（模板见第三章），明确合同名称、合同主体（对方公司全称、统一社会信用代码）、合同类型（如采购合同、服务合同）、合同金额、签订期限、核心条款概述（如标的物、交付标准、付款方式）等基本信息。

附件准备：需同步对方主体资质文件（如营业执照复印件、授权委托书）、合同草案（需明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等）、技术附件（如产品规格书、服务标准说明）、过往合作记录（如有）等材料。

部门初审

业务部门负责人对合同的业务必要性、条款合理性进行审核，重点关注：合同是否符合公司业务战略、对方履约能力是否匹配、价格是否公允、交付/服务标准是否明确。

初审通过后，流转至下一环节；若需修改，注明修改意见并退回发起人调整。

（二）多级审批流程

根据合同金额、类型及风险等级，设置差异化审批路径（示例）：

常规合同（金额≤10万元）：业务负责人→法务审核→财务审核→分管副总审批；

重大合同（金额＞10万元或涉及核心业务）：业务负责人→法务审核→财务审核→分管副总→总经理审批；

特殊合同（如涉外合同、知识产权合同）：增加法务部专项审核，必要时邀请外部律师参与。

法务审核

法务专员重点审核合同条款的合法性、合规性及风险点，包括：

主体资格是否合法（对方是否具备签约资质、授权是否有效）；

条款是否完备（如是否明确违约责任、争议解决方式、知识产权归属）；

是否存在法律陷阱（如格式条款、显失公平的约定）；

用词是否规范（避免歧义表述，如“尽快”“约”等模糊词汇）。

出具《法务审核意见书》，通过则流转至财务部门，不通过则列明修改建议并退回。

财务审核

财务专员重点审核合同中的财务条款与资金风险，包括：

付款方式、进度、金额是否符合公司财务制度；

对方开票信息（名称、税号、地址、电话）是否准确；

是否存在大额预付款、质保金比例是否合理；

涉及税费、汇率等条款是否合规。

出具《财务审核意见》，通过则流转至管理层审批，不通过则与发起人沟通调整。

管理层审批

分管副总/总经理根据合同重要性及审核意见，从公司战略、资源匹配、风险可控性等维度进行最终审批，签署《审批意见表》。

（三）合同签订与生效阶段

版本确认与用印

审批通过后，发起人根据最终审批意见修改合同草案，保证各方留存版本一致（可在合同首页标注“最终审批版本，日期：YYYY年MM月DD日”）。

按公司用印管理制度，填写《合同用印申请单》，附《商务合同审批单》及最终版合同，交行政部/办公室加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）。

合同签署与交付

纸质合同：双方授权代表签字（需提供授权委托书，明确授权范围、期限），骑缝章加盖；签署后，发起人将正本合同（至少2份，双方各执1份）交对方，同时留存副本及扫描件存档。

电子合同：通过合法第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署人身份真实、合同内容不可篡改；签署完成后电子合同及存证报告，与纸质合同具有同等法律效力。

生效登记

合同签订/签署后1个工作日内，发起人将合同编号、签订日期、合同金额、对方主体信息等录入《合同管理台账》（模板见第三章），标记“已生效”状态，同步抄送财务、法务部门。

（四）归档与管理阶段

材料整理

合同归档材料包括：《商务合同审批单》、法务/财务审核意见书、合同最终版（纸质+电子）、对方主体资质、授权委托书、用印申请单、签署过程记录（如签约现场照片、电子存证报告）等。

材料按“一合同一档”原则整理，纸质材料使用档案袋封装，标注合同名称、编号、归档日期；电子材料分类存储至指定服务器/云盘文件夹（按年份-合同类型-编号命名）。

台账更新与存储

行政部/档案管理员在收到归档材料后2个工作日内，核对《合同管理台账》信息，补充归档编号、存放位置（如档案柜号/电子路径）、保管期限、保管人等信息。

纸质档案存放于专用档案柜，防火、防潮、防虫；电子档案定期备份（每月1次），保证数据安全。

借阅与查询

因业务需要借阅合同档案，需填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人及档案管理员审批后，借阅期限不超过3个工作日，严禁涂改、抽取、损毁档案材料。

历史合同可