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企业内部采购流程操作指引

一、引言

为规范公司内部采购行为，提高采购效率，控制采购成本，确保采购物资的质量与及时性，防范采购过程中的各类风险，特制定本操作指引。本指引适用于公司各部门所有生产性及非生产性物资、服务的采购活动。全体采购相关人员均需严格遵照执行。

二、采购流程详解

（一）需求提出与审批

各部门根据实际工作需要，由需求人填写《采购申请单》。申请单需清晰、准确地列明以下信息：所需物资或服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预估总金额、期望交付日期、用途说明以及是否有特定供应商推荐（如有，需注明理由）。

填写完毕后，《采购申请单》需经部门负责人审核。部门负责人应对需求的真实性、必要性及合理性进行严格把关。审核通过后，根据公司规定的审批权限，逐级上报至相应管理层进行审批。对于超出部门负责人审批权限的采购申请，必须获得更高层级领导的批准方可进入下一环节。

（二）采购方式确定

根据审批通过的《采购申请单》及采购金额、物资特性等因素，采购部门（或指定采购人员，下同）负责确定具体的采购方式。公司常见采购方式包括但不限于：

1.直接采购：适用于金额较小、市场价格透明稳定或有长期合作且信誉良好的供应商提供的常规物资。采购部门可直接向选定供应商进行采购。

2.询比价采购：适用于采购金额达到一定标准，市场上有多家潜在供应商可供选择的情况。采购部门应向至少三家及以上符合资质要求的供应商发出询价，获取报价单，并对报价、资质、服务等进行综合比较后择优选取。

3.招标采购：适用于采购金额较大、对公司运营影响显著或根据国家及行业规定必须进行招标的项目。招标过程应严格遵循公司招标管理相关规定，确保公平、公正、公开。

4.单一来源采购：仅适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，如专利产品、专有技术服务等。采用此方式需提供充分的证明材料，并经过更高级别的审批。

（三）供应商选择与合同签订

1.供应商选择：采购部门依据确定的采购方式，组织开展供应商的筛选与评估工作。评估内容通常包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、交货周期、售后服务及财务状况等。优先选择纳入公司合格供应商名录的供应商。对于新供应商，需完成供应商准入审批流程。

2.合同签订：对于金额较大或长期合作的采购项目，必须与供应商签订书面采购合同。合同内容应包括但不限于：物资/服务名称、规格型号、数量、价格、付款方式、交付时间与地点、质量标准、验收条款、违约责任及争议解决方式等。合同文本需经法务部门（或指定法务审核人员）审核，确保合法合规。合同签订需履行公司规定的审批流程，由授权代表签署并加盖公司合同专用章。

（四）采购执行与订单跟踪

采购合同签订生效后，采购部门应及时向供应商下达正式的采购订单，明确具体的交付要求。采购人员需对订单执行情况进行跟踪，与供应商保持密切沟通，确保供应商按合同约定组织生产和发货。如遇异常情况可能导致延期交付或质量问题，应立即向部门负责人汇报，并积极协调解决。

（五）货物验收与入库

1.到货通知：供应商发货后应及时通知采购部门及仓库。采购部门将到货信息通知需求部门。

2.货物验收：物资到达指定地点后，由仓库管理人员会同需求部门相关人员（必要时可邀请质检部门参与）共同对货物进行验收。验收内容包括：数量是否与订单一致、规格型号是否符合要求、外观是否完好、是否附有合格证明文件等。对于需要进行性能测试的物资，应按规定进行测试。

3.入库手续：验收合格的物资，由仓库管理员办理入库手续，登记库存台账，并在ERP系统中进行相应操作。对于验收不合格的物资，应立即通知采购部门，由采购部门与供应商协商处理（如退货、换货、索赔等）。

（六）发票审核与付款

供应商按照合同约定提供合法有效的发票。采购人员收到发票后，需将发票与采购合同、采购订单、验收单（入库单）等原始凭证进行核对，确保“四单匹配”（合同、订单、验收单、发票）。核对无误后，履行公司付款审批流程。财务部门根据审批通过的付款申请及相关凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。

（七）采购档案管理

采购活动结束后，采购部门应负责将与该采购项目相关的所有文件资料（包括但不限于采购申请单、审批记录、询价单/招标文件、报价单、中标通知书、采购合同、采购订单、送货单、验收单、入库单、发票复印件、付款凭证等）进行整理、归档。档案管理应符合公司档案管理规定，确保资料的完整性、安全性和可追溯性。

三、通用原则与注意事项

1.合规性原则：所有采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度，杜绝任何违法违规行为。

2.经济性原则：在保证质量和服务的前提下，力求以最合理的成本完成采购，追求性价比最大化。

3.透明性原则：采购过程应尽可能公开透明，接受内部监督，防止暗箱操作。

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