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文档编写规范及格式统一化标准模板

一、引言

为规范企业内部文档的编写流程与呈现形式，提升文档的可读性、专业性与协作效率，避免因格式不统一、内容不规范导致的沟通成本增加及信息传递偏差，特制定本标准模板。本模板旨在为各类文档（如管理报告、技术方案、会议纪要、项目计划等）提供统一的编写框架与格式指引，保证文档内容结构清晰、要素完整、表述准确，为企业知识沉淀与高效协作奠定基础。

二、适用范围与应用场景

（一）适用文档类型

本模板适用于企业内部各类正式文档，包括但不限于：

管理类：项目立项报告、年度工作总结、部门管理制度、绩效考核方案；

技术类：系统设计方案、技术白皮书、操作手册、故障排查指南；

协作类：会议纪要、跨部门沟通函、需求说明书、项目验收报告；

记录类：培训记录、设备巡检表、客户反馈汇总、实验数据报告。

（二）应用场景

项目全生命周期管理：从项目立项、规划、执行到验收各阶段的文档编写；

跨部门协作沟通：需多部门共同查阅、执行的标准化文档；

知识管理与传承：需长期保存、供后续查阅或培训的规范性文档；

对外合规与汇报：需提交给监管机构、客户或合作伙伴的正式文档。

三、文档分类与命名规范

（一）文档分类原则

根据文档用途与性质，分为以下核心类别，并在文档名称中体现分类标识：

管理类（标识：GL）：如“GL-2024年度市场推广计划”；

技术类（标识：TE）：如“TE-系统数据库设计说明书”；

协作类（标识：CO）：如“CO-项目需求评审会议纪要”；

记录类（标识：RC）：如“RC-设备月度维护记录表”。

（二）命名规则

文档名称需采用统一格式，保证“见名知意”，便于检索与管理：

格式：[分类标识]-[主题名称]-[版本号]-[发布日期]

分类标识：按上述“（一）”中的字母标识；

主题名称：简洁概括文档核心内容，不超过20字（如“项目立项报告”“用户操作手册”）；

版本号：采用“主版本号.次版本号”格式（如V1.0、V2.1），主版本号重大内容修订递增，次版本号细节优化递增；

发布日期：采用“YYYYMMDD”格式（。

示例：

管理类：“GL-2024年度销售目标分解方案-V2.0；

技术类：“TE-系统接口开发规范-V1.0。

四、格式标准化细则

（一）字体与排版

元素

格式要求

文档标题

黑体，二号，加粗，居中，段前段后间距1行

一级标题

黑体，三号，加粗，左对齐，段前间距0.5行，段后间距0.3行

二级标题

楷体_GB2312，四号，加粗，左对齐，段前间距0.3行，段后间距0.2行

三级标题

仿宋_GB2312，小四号，加粗，左对齐，段前间距0.2行，段后间距0.1行

仿宋_GB2312，小四号，两端对齐，首行缩进2字符，行距1.5倍

表格文字

表头：宋体，五号，加粗，居中；内容：宋体，五号，居中（左对齐为文字型列）

页眉页脚

页眉：宋体，五号，居中，内容为“[公司名称]-[文档主题]”；页脚：宋体，五号，居中，页码格式为“第X页共Y页”

（二）图表规范

图表编号：按章节顺序编号，格式为“章号-图/表序号”（如图2-1、表3-2）；

图表位于图表上方，宋体，五号，加粗，居中（图“图2-1系统架构图”；表“表3-2项目进度计划表”）；

图表格式：

图表需嵌入相应位置，不得跨页（若跨页需续表，表头注明“续表”）；

表格采用三线表（无竖线、默认横线），线宽0.75磅；

图片分辨率不低于300dpi，格式为JPG/PNG，单张大小不超过5MB。

（三）引用与参考文献

文内引用：采用“（作者，年份）”格式（如“（，2023）”），若同一文献多次引用，用“（，2023a；2023b）”区分；

参考文献列表：位于文档末尾，一级标题“参考文献”，宋体，五号，加粗，左对齐；内容按“作者.文献名称[文献类型标识].出版地：出版社，出版年份.”格式排版，文献类型标识：[M]专著、[J]期刊、[D]学位论文、[R]报告。

五、内容撰写核心要求

（一）结构逻辑

文档需遵循“总-分-总”或“背景-目标-内容-结论”的逻辑框架，保证层次清晰：

引言/背景：说明文档编写目的、适用范围及核心背景；

主体内容：分章节阐述核心信息，每章节聚焦1个主题，避免内容交叉；

结论/附录：总结关键结论或补充说明（如术语解释、原始数据等）。

（二）语言规范

使用书面语，避免口语化、歧义表述（如“大概”“可能”改为“预计”“或许”）；

专业术语首次出现时需标注解释（如“API（应用程序接口）”）；

数据需注明来源（如“数据来源：公司2024年Q1财务报表”），保证真实可追溯。

（三）版本控制

文档修订时需更新“修订记录表”（详见附录），记录修订版本、日期、修订人、修订内容及审核人，保证版本可追溯。

六、结构与要