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财务报销凭证制作规范与流程工具指南
目录
一、适用范围与核心价值
二、报销凭证全流程操作指南
（一）报销前：原始凭证收集与分类
（二）报销中：凭证规范填写与附件整理
（三）报销后：审批流程与财务对接
三、核心模板表格及填写说明
（一）通用费用报销单
（二）差旅费报销明细表
（三）业务招待费申请及报销表
（四）费用报销附件清单
四、关键风险控制与注意事项
一、适用范围与核心价值
本工具指南适用于企业内部所有涉及费用报销的场景，包括但不限于：日常办公费用（文具、通讯费）、差旅费用（交通、住宿、补助）、业务招待费（客户用餐、礼品）、市场推广费（广告、物料）等。规范的报销凭证是财务核算的依据，也是企业内控管理的重要环节，其核心价值在于：
保证合规性：符合国家税务法规及企业财务制度，避免因凭证不规范导致的税务风险；
提升效率：标准化流程减少沟通成本，加速报销审批与资金回笼；
明确责任：完整记录费用发生全流程，便于追溯与审计，防范廉洁风险。
二、报销凭证全流程操作指南
（一）报销前：原始凭证收集与分类
原始凭证收集
原始凭证是报销的基础，需保证“真实、合法、完整、准确”，具体要求
发票类：必须是税务局监制的正式发票（电子发票需打印并注明“已报销”），抬头为企业全称（与税务登记证一致），税号、金额、开票日期、商品服务名称等要素清晰无误；如为增值税专用发票，还需提供购买方地址电话、开户行及账号信息。
行程单/消费凭证：差旅需提供登机牌/火车票（需有行程信息）、酒店账单（含住宿日期、金额）；业务招待需提供消费清单（如菜单、结算单），明确招待对象与事由。
审批单类：大额费用（如单笔超5000元）或特殊费用（如招待礼品）需提前填写《费用申请单》，经部门负责人审批后方可发生。
费用分类
根据企业会计科目，将费用分为以下类别，对应填写至报销单“费用项目”栏：
管理费用：办公费、差旅费、通讯费、修理费等；
销售费用：业务招待费、市场推广费、运输费等；
其他：如需分摊的费用（如水电费），需附分摊计算说明。
（二）报销中：凭证规范填写与附件整理
报销单填写规范
以《通用费用报销单》为例（模板见本章第三节），需逐项填写以下信息，保证字迹清晰、无涂改：
基础信息：报销人姓名（*）、所属部门、报销日期、费用归属月份（需与费用发生月份一致）；
费用明细：按费用类别分行填写，注明“费用项目”“金额”“数量”“单位”，如“办公费，A4纸，5包，25元/包，合计125元”；
金额汇总：“报销总金额”需大小写一致，大写金额前加“人民币”字样，末尾用“整”字收尾（如“壹仟元整”）；
签字栏：报销人需手写签字，不得代签。
附件整理要求
附件是支撑报销金额真实性的依据，需按以下顺序粘贴在报销单背面：
从上至下依次为：费用申请单（如有）、发票原件、行程单/消费清单、付款凭证（如/转账截图）；
发票需正面朝上，折叠后与报销单等宽，避免关键信息（如发票代码、金额）被遮挡；
多张发票需分类整理，同类发票粘贴在一起，并在附件清单中注明张数及金额合计（模板见本章第三节）。
（三）报销后：审批流程与财务对接
审批流程
企业采用“线上+线下”结合的审批模式，具体流程如下（以OA系统为例）：
发起报销：报销人在OA系统中提交报销单，附件电子版，选择审批人；
部门审批：部门负责人审核费用合理性及预算余额，审批通过后转交财务部门；
财务审核：财务专员核对原始凭证与附件一致性、发票合规性、填写规范性，审核通过后提交至分管领导；
最终审批：分管领导根据权限审批（如金额超10000元需总经理审批），审批完成后付款凭证。
财务对接要点
报销单需在费用发生后15个工作日内提交，逾期需部门负责人签字说明原因；
财务审核不通过的，需在3个工作日内退回报销人并注明退回原因（如“发票抬头错误”“附件缺失”）；
付款完成后，报销人可在OA系统中查询付款状态，如有疑问需在5个工作日内与财务部门对接。
三、核心模板表格及填写说明
（一）通用费用报销单
表3-1通用费用报销单
报销部门
报销人
报销日期
费用归属月份
附件张数
费用项目
单位
数量
单价（元）
金额（元）
备注（如事由）
报销总金额（大写）
人民币
报销总金额（小写）
￥
审批流程
部门负责人
财务审核
分管领导
总经理
签字
填写说明：
“费用项目”需填写具体明细，如“差旅费-交通费”“办公费-打印费”，不得填写“其他费用”；
“备注”栏需简要说明费用事由，如“项目客户洽谈差旅费”；
附件张数需与实际粘贴附件数量一致，并在附件清单中详细列明。
（二）差旅费报销明细表
表3-2差旅费报销明细表
出差人
所属部门
出差事由
出差日期
返程日期
出差地点
交通方式
预算金额
费用明细
日期
事由
金额（元）
凭证类型（如火车票）
凭证号码
交通费
住宿费
市内
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