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采购订单审核及验收标准流程工具模板

一、适用场景与范围

本流程工具模板适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的采购业务场景，涵盖原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务外包采购等类型。涉及采购申请部门、采购执行部门、财务部门、质量管理部门、仓储部门及供应商等多方协同，旨在规范采购订单从发起至验收全过程的标准化管理，保证采购合规性、成本可控性及物料/服务质量符合预期。特别适用于月度集中采购、紧急采购（需调整流程时效性）、战略供应商合作采购等典型场景。

二、审核及验收全流程操作指南

（一）采购订单审核阶段：从需求到确认

核心目标：保证采购需求真实、合规，订单信息准确，预算匹配，供应商资质合格，规避采购风险。

1.采购需求发起与初审

操作内容：

采购申请部门（如生产部、行政部）根据业务需求（如生产计划、库存预警、项目需求），填写《采购申请单》，注明物料/服务名称、规格型号、需求数量、预计到货日期、用途说明、预算金额（需关联项目编码或费用科目），并附相关支撑文件（如BOM清单、比价记录、技术参数要求）。

责任人：申请部门负责人（经理）、采购专员（专员）。

审核要点：

需求真实性：是否与业务计划匹配，是否存在重复采购；

规格准确性：技术参数是否清晰，避免模糊描述（如“优质钢材”需明确牌号、厚度等）；

预算合规性：是否在部门年度/月度预算内，超预算需附《预算调整申请表》。

输出物：《采购申请单》（含附件）、《预算核对表》（财务部门反馈）。

2.采购订单编制

操作内容：

采购专员（专员）根据已审批的《采购申请单》，通过ERP系统或采购管理平台编制《采购订单》（PO），明确以下核心信息：

供应商信息（名称、地址、联系人、纳税人识别号）；

物料/服务信息（名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、币种）；

交付条款（交货地点、运输方式、风险转移节点）；

付款条款（付款比例、账期、结算方式）；

质量标准（需引用国标/行标/企标或技术协议编号）；

其他特殊约定（如验收周期、违约责任、售后服务）。

责任人：采购专员（专员）、采购经理（经理）。

编制要求：

数量、金额与《采购申请单》一致，单价需符合比价结果（≥3家供应商比价或战略协议价）；

供应商信息需在《合格供应商名录》内，名录外供应商需附《供应商资质评估表》；

涉及大宗或高价值物料，需法务部门审核合同条款（可嵌入订单模板）。

3.多级审核（关键控制点）

审核层级与职责：

审核环节

责任人

审核重点

采购部初审

采购经理（经理）

需求匹配度、供应商资质、价格合理性、交货周期可行性

财务部审核

财务经理（经理）

预算余额、付款条款合规性、税务处理（发票类型、税率）、成本控制

质量部审核

质量经理（经理）

质量标准明确性、检验方法可操作性（如“抽检比例10%”需明确执行标准）

使用部门确认

需求部门负责人（经理）

技术参数、交付时间、服务内容是否符合实际需求

分管副总审批

分管副总（总）

重大采购（单笔≥10万元）或战略采购的最终决策

操作要求：

审核通过：在系统中“审批通过”，电子签名确认；

审核不通过：注明驳回原因（如“价格超预算20%”“质量标准未明确”），退回采购专员修改后重新提交。

4.订单确认与下达

操作内容：

采购专员（专员）收集各环节审批完成后的《采购订单》，加盖公司采购专用章（或电子签章），通过书面形式（盖章扫描件）或采购平台发送给供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认（盖章回传）。

关键动作：

供应商确认后，将订单状态更新为“已生效”，同步至ERP系统；

涉及预付款的订单，财务部门凭生效订单安排付款（需附供应商收据/发票）。

（二）采购验收阶段：从到货至入库

核心目标：保证交付的物料/服务与订单信息一致，质量符合约定标准，数量准确，杜绝不合格品入库或服务未达标。

1.到货通知与准备

操作内容：

供应商根据订单约定时间发货后，提前1-3个工作日通知采购专员（专员）及仓储部门，提供《发货清单》（含物流单号、批次号、数量、生产日期/有效期）。

准备动作：

仓储部门：预约卸货资源（如叉车、装卸工），清理验收区域；

质量部门：根据物料特性准备检验工具（如卡尺、光谱仪、测试软件），明确检验标准（参考订单质量条款）；

使用部门：安排人员参与技术参数验收（如设备需确认安装调试需求）。

2.现场验收（数量与外观初检）

验收组组成：仓储专员（专员，主导数量清点）、质量检验员（员，主导质量检查）、采购专员（专员，协调问题）、使用部门代表（工程师，技术确认）。

验收步骤：

数量核对：依据《发货清单》和采购订单，逐批次清点物料数量（如“100件/箱，共10箱”需开箱点数），核对是否与订单一致，短缺或溢需记录《到货差异记录表》；

外观检查：检查外包装是否破损、受潮、变形（如精密设备需防震包