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行政公文写作格式规范模板公文撰写规范

一、适用范围与典型应用场景

本规范模板适用于各级政机关、企事业单位、社会团体等组织开展行政公文撰写工作，涵盖通知、报告、请示、函、纪要、意见等常见行政文种。具体应用场景包括但不限于：

决策部署传达：用于上级机关向下级机关传达政策、部署工作（如《关于开展年度安全生产检查的通知》）；

工作情况汇报：下级机关向上级机关汇报工作进展、反映问题（如《部门2023年第一季度工作总结报告》）；

事项请示与批复：下级机关就具体事项向上级请求指示批准，上级机关给予回复（如《关于审批项目经费的请示》《关于同意项目经费的批复》）；

部门间沟通协调：不相隶属机关之间商洽工作、询问答复问题（如《关于商请协助举办活动的函》）；

会议记录与要求：用于记载会议主要内容、议定事项及工作要求（如《专题会议纪要》）。

二、公文撰写标准化操作流程

（一）第一步：明确文种与核心目的

根据公文内容性质和行文关系，准确选择文种（如“请示”适用于请求上级批准，“报告”适用于汇报工作，不得混用）。明确核心目的：是传达指令、汇报情况、请求支持，还是协调沟通，保证行文方向清晰。

（二）第二步：规范拟写公文标题

标题应准确概括公文核心内容，一般采用“发文机关+事由+文种”三要素结构，要求简洁明了、居中排布。

格式要求：标题用小标宋体二号字，不加粗，标题长度一般不超过50字，可分行但需保持语义完整。

示例：《市人民办公室关于开展全市营商环境专项整治工作的通知》（若发文机关为联合行文，用“、”连接，如“市财政局、市教育局关于……”）。

（三）第三步：准确标注主送机关

主送机关指公文的主要受理机关，顶格书写，后加冒号，用仿宋GB2312三号字。

规则：

上行文（如请示、报告）主送机关一般为1个，避免多头主送；

下行文（如通知、通报）主送机关可多个，用顿号“、”分隔，同类机关间用“、”，不同类机关间用逗号“，”；

普行文（如函）主送机关根据行文对象确定，明确具体部门或单位。

示例：“各省、自治区、直辖市教育厅（教委），新疆生产建设兵团教育局：”（下行文主送多个同级机关）。

（四）第四步：撰写内容

是公文的核心，需逻辑清晰、层次分明、语言规范，采用仿宋GB2312三号字，首行缩进2字符，行距28磅。

1.结构

开头：简明扼要说明发文依据、目的或背景（如“根据《条例》要求，为进一步规范……，现就有关事项通知”）。

主体：分条列项阐述具体内容，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号（序号层级不超过四级），每条内容聚焦一个主题，避免交叉重复。

结尾：根据文种提出要求、发出号召或说明执行要求（如通知常用“请各单位认真贯彻执行”，请示常用“妥否，请批示”）。

2.语言规范

使用公文常用语（如“特此通知”“鉴于”“综上所述”），避免口语化、网络用语；

数据、时间、地名等表述准确（如“2023年9月15日”而非“今年九月十五日”）；

涉及敏感信息需脱敏处理（如人名用“*某”，涉密内容标注“秘密”“机密”“绝密”）。

（五）第五步：规范标注附件

如有附件，在下空一行左空二字标注“附件：”，后加冒号，附件名称用全称不加书名号，后不加标点。多个附件需标注序号（如“附件：1.实施方案2.名单”）。附件应与一同装订，并在附件左上角第一行顶格标注“附件”二字，后标附件名称及序号。

（六）第六步：明确发文机关与成文日期

发文机关：署发文机关全称或规范化简称，居中排布，以成文日期为准，上下居中。联合行文时，发文机关按顺序并列，字数相等或大致对称。

成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称（如“2023年9月15日”），编排在发文机关下方，右空四字。

若需盖章，发文机关署名应加盖印章，印章用红色，端正居中下压发文机关署名和成文日期，印章顶端上距发文机关署名距离不超过7mm。

（七）第七步：标注版记与页码

版记：位于公文末页，包括抄送机关（左空一字标注“抄送：”，后加冒号，抄送机关间用逗号分隔）、印发机关和印发日期（右空一字标注“印发机关：”“印发日期：”，日期用阿拉伯数字）。

页码：公文页码用4号半角宋体阿拉伯数字，置于页脚外侧，单页右空一字，双页左空一字。

三、通用公文格式模板与要素说明

（一）通用公文格式模板（以通知为例）

市人民文件

X府发〔2023〕号

市人民

关于开展年度全市安全生产大检查的通知

各县（市、区）人民，市各部门、各直属机构：

为深入贯彻落实习近平总书记关于安全生产的重要指示精神，切实保障人民群众生命财产安全，根据《中华人民共和国安全生产法》及省有关要求，市决定开展年度全市安全生产大检查。现将有关事项通知

一、检查范围与重点内容

（一）检查范围。全市所有生产经营单位，重点包括危险化学品、建筑施工、交通运输、人员密集场所等领域。

（二）重