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固定资产管理与维护标准操作流程

一、应用场景与适用对象

本流程适用于各类企事业单位、机关、学校、医院等组织（以下简称“单位”）的固定资产全生命周期管理，涵盖资产从申购、入库、领用、使用、维护到报废处置的各个环节。涉及部门包括但不限于行政部（或资产管理部门）、财务部、各业务使用部门、采购部门及信息技术支持部门，相关人员包括资产管理人员、财务人员、使用部门负责人、具体使用人及维护人员。

二、固定资产全生命周期管理操作流程

（一）固定资产申购与入库管理

需求提出

使用部门根据业务发展或工作需要，填写《固定资产申购单》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、用途说明、使用人及期望到货时间。

申购单需经使用部门负责人签字确认后，提交至行政部（或资产管理部门）。

需求审核与审批

行政部对申购需求的必要性、合理性进行审核（如：是否为重复购置、是否符合资产配置标准等），并出具审核意见。

财务部对申购预算进行复核，保证资金来源合规。

根据单位金额授权制度，逐级报请审批（例如：单笔金额≤5000元，由行政部负责人审批；5000元＜单笔金额≤50000元，由分管副总经理审批；单笔金额＞50000元，需报总经理审批）。

采购执行

采购部门根据审批通过的《固定资产申购单》，按照单位采购管理办法（如公开招标、询价比价、单一来源采购等）实施采购。

采购过程中需保证供应商资质合法、价格公允，并签订采购合同。

验收入库

资产到货后，由使用部门、行政部、采购部门共同进行验收：

（1）核对资产名称、规格型号、数量、生产厂家、出厂日期等是否与申购单一致；

（2）检查资产外观是否完好、配件是否齐全、功能是否正常；

（3）技术性较强的资产（如专用设备），需邀请专业人员或第三方机构参与验收。

验收合格后，填写《固定资产验收单》，由使用部门负责人、行政部验收人、采购经办人签字确认。

行政部根据《固定资产验收单》信息，建立固定资产台账（或录入资产管理系统），唯一资产编号（规则建议：部门代码+购置年份+流水号，如“X），并粘贴资产标签（标签包含编号、名称、购置日期等信息）。

财务部根据《固定资产验收单》、采购发票等凭证，进行资产入账处理，计提折旧（如适用）。

（二）固定资产领用与调拨管理

领用申请

使用部门需领用固定资产时，由指定使用人填写《固定资产领用/调拨单》，注明资产编号、名称、领用部门、领用人、领用用途、领用日期。

领用单需经使用部门负责人签字确认后，提交至行政部。

审批与发放

行政部核对领用信息与台账是否一致，确认领用权限（如：贵重资产需部门负责人及以上级别审批）。

审批通过后，行政部办理资产发放手续，领用人签字确认领取，并签署《固定资产保管责任书》（明确使用人对资产的保管、维护责任）。

行政部更新台账中的“保管部门”“保管人”“领用日期”等信息。

调拨管理

因部门调整、工作需要等原因需跨部门调拨资产时，由调入部门填写《固定资产领用/调拨单》，注明调出部门、调入部门、资产编号、调拨原因等，经双方部门负责人签字确认后，报行政部审批。

调拨完成后，行政部更新台账信息，并通知财务部进行账务处理（如涉及资产价值转移）。

（三）固定资产日常维护与保养

日常巡检

资产使用人每日开机前或使用后，对资产进行简单检查（如：电脑检查电源、接口是否正常；设备检查运行参数有无异常），发觉问题及时记录并报行政部。

行政部每月组织一次全部门资产巡检，重点检查资产使用状况、存放环境（如：防潮、防尘、防火），填写《固定资产巡检记录表》。

定期维护

行政部根据资产类型（如：电子设备、办公家具、生产设备）制定《年度固定资产维护计划》，明确维护周期、维护内容、责任部门/人员。

（1）电子设备（电脑、打印机等）：每季度进行一次全面清洁（如清理内部灰尘、检查硬件连接），每半年运行一次系统优化及杀毒；

（2）办公家具（办公桌、文件柜等）：每半年检查一次结构稳定性，及时拧紧松动螺丝；

（3）生产设备：按设备说明书要求进行月度、季度、年度保养（如更换润滑油、校准精度），由专业维护人员填写《固定资产维护记录表》。

故障处理

资产使用中发觉故障时，应立即停止使用，防止故障扩大，并第一时间向行政部报修（可通过报修系统、邮件或电话报修，电话报修后需补填《固定资产报修单》）。

行政部根据故障类型分类处理：

（1）小故障（如软件问题、minor硬件故障）：由单位内部IT人员或维修人员修复；

（2）大故障（如核心部件损坏、需返厂维修）：联系供应商或专业维修机构上门维修，维修完成后由使用部门验收确认。

所有维修需填写《固定资产维修记录表》，记录故障现象、维修过程、更换部件、维修费用、维修人员等信息。

（四）固定资产盘点与清查

盘点计划

行政部每年至少组织一次全面盘点（一般在12月份），编制《固定资