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会议记录与跟踪模板汇编

一、引言：会议记录与跟踪的价值与模板使用指南

会议是组织协作的核心场景，而规范的会议记录与跟踪机制能保证信息有效传递、决策落地执行、问题闭环解决。本模板汇编针对不同会议类型，提供标准化记录工具与操作指引，帮助团队提升会议效率、减少沟通成本，实现“会前有准备、会中有聚焦、会后有跟踪”的全流程管理。

二、核心模板一：常规会议记录模板

（一）适用场景说明

适用于部门例会、周/月度工作总结会、专题讨论会等常规性会议，重点记录信息同步、问题讨论、任务分配等内容，保证团队对工作进展、待办事项达成共识。

（二）操作步骤指引

1.会前准备：明确目标，夯实基础

确认会议核心目标：提前与主持人沟通，明确本次会议是“信息同步”“问题解决”还是“决策制定”，避免记录偏离主题。

梳理会议议程：获取会议议程（若有），标注重点议题，预设各环节记录框架（如“市场部Q1工作汇报”需包含“目标完成情况”“未达标原因”“下计划”三部分）。

准备参会人员清单：记录参会人、缺席人及原因（如“*经理（市场部）因客户拜访缺席”），明确发言角色（部门负责人、执行人等）。

2.会中记录：聚焦关键，结构清晰

记录基本信息：按模板填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人等基础信息，保证可追溯。

按议程分层记录：

信息同步类议题：重点记录数据（如“Q1销售额同比增长12%”）、结论（如“新客户开发目标调整为每月20家”），避免冗长描述；

问题讨论类议题：记录分歧点（如“同事认为推广预算应侧重线上，同事建议增加线下体验活动”）、共识（如“线上线下预算比例暂定为6:4”）；

任务分配类议题：明确行动项“谁做、做什么、何时完成”（如“*助理负责3月20日前整理客户反馈表，同步给产品部”）。

标注优先级与状态：对行动项标注优先级（高/中/低）、当前状态（待启动/进行中/已完成），便于会后跟踪。

3.会后整理：核对信息，规范输出

核对决议与行动项：会后1个工作日内与主持人核对会议记录，重点确认决议结果、行动项负责人及截止日期，避免遗漏或歧义。

优化格式与语言：统一标题层级（如“一、”“（一）”“1.”），使用简洁语句（删除“我觉得”“可能”等主观表述），关键信息加粗或表格化呈现。

分发与归档：通过邮件或协作工具（如飞书、钉钉）分发会议纪要，抄送所有参会人及相关部门；电子版按“部门+日期”命名归档，保存期不少于1年。

（三）模板示例：常规会议记录表

会议基本信息

会议名称

市场部Q1工作总结暨Q2计划会

日期

2024年3月15日

时间

14:00-16:00

地点

3楼会议室A

主持人

*经理（市场部）

记录人

*助理

参会人员

经理、主管、专员、助理（共4人）

缺席人员

无

会议议程与记录

序号

议题

讨论内容/决议

行动项

1

Q1工作目标完成情况

销售额完成110%（目标100万），新客户开发15家（目标20家，未达标原因：竞品价格战）

无

2

Q2工作计划调整

①销售目标调整为120万，重点攻坚华东区域；②推广预算增加20%，用于线下体验活动

主管：3月25日前提交Q2区域攻坚方案；专员：3月30日前完成线下活动场地调研

3

客户反馈问题处理

近期收到5起关于物流时效的投诉，物流部承诺4月起优化配送路线

*助理：每周五同步物流改进进度，4月10日前形成客户满意度报告

下一步会议安排

时间

2024年3月29日14:00

议题

（四）使用关键提示

客观性优先：记录时避免加入个人观点，如“经理认为方案可行”应改为“经理同意采用该方案”；

行动项可执行：任务描述需具体（如“优化官网”改为“优化官网首页加载速度，保证3秒内打开”）；

时效性管理：行动项截止日期不超过2周，超长期任务需拆解为阶段性目标。

三、核心模板二：项目跟进会议记录模板

（一）适用场景说明

适用于项目启动会、周/月度进度会、风险评审会等项目管理场景，重点跟踪项目里程碑完成情况、风险问题及解决措施，保证项目按计划推进。

（二）操作步骤指引

1.会前聚焦：梳理状态，预判风险

汇总项目数据：提前从项目管理工具（如Jira、Teambition）导出当前进度、任务完成率、逾期任务清单，标注关键里程碑（如“原型设计完成”“系统测试上线”）。

准备风险清单：梳理已识别风险（如“开发人员短缺可能导致测试延期”），预估影响程度（高/中/低）及应对预案，供会议讨论。

明确参会角色：保证项目经理、各模块负责人、资源协调人参会，避免责任主体缺失。

2.会中聚焦：对齐进度，解决卡点

按模块汇报进度：各负责人对照计划汇报“已完成事项”“未完成事项及原因”“下一步计划”，重点说明偏差（如“需求调研延期3天，因客户方决策链过长”）。

讨论风险与问题：针对逾期任务或风险，记录“问题本质”“解决方案”“责任人”“解决时