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供应链采购过程标准化操作指南

引言

为规范企业采购业务流程，保证采购活动的合规性、效率性与经济性，降低采购风险，提升供应链整体协同能力，特制定本标准化操作指南。本指南适用于企业各类物料、设备及服务的采购活动，涵盖从需求提报到供应商管理的全流程，旨在为采购部门及相关协作单位提供统一操作规范，保障采购工作有序开展。

一、采购需求确认与提报

（一）需求发起

需求部门根据生产计划、项目进度或运营需要，填写《采购需求申请表》，明确以下核心信息：

物料/服务名称、规格型号、技术参数（可附技术图纸或样品要求）；

需求数量、期望交付日期、使用地点；

预算金额（需经财务部审核）；

采购urgency（常规/紧急）及特殊要求（如环保认证、定制化等）。

示例：生产部需采购A型号零件1000个，规格参数详见技术附件TP-2024-001，预算5万元，需在15日内交付至车间仓库。

（二）需求审核

部门内部审核：需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交采购部。

跨部门协同审核：

采购部：审核需求是否明确、是否符合采购品类范围，评估市场供应情况；

财务部：审核预算是否符合公司财务制度，超预算需求需提交额外说明；

技术部（如涉及）：审核技术参数的准确性、可实现性，避免因参数模糊导致采购偏差。

需求冻结：审核通过后，采购部在ERP系统中锁定需求信息，“需求数据池”，禁止随意变更（紧急需求需经分管副总审批后调整）。

二、供应商寻源与评估

（一）寻源渠道建立

根据采购品类特性，通过以下渠道拓展供应商资源：

公开渠道：行业招标平台（如中国招标投标公共服务平台）、供应商自荐、展会信息；

定向渠道：战略合作供应商推荐、行业标杆企业名录、历史合作供应商库；

内部渠道：跨部门推荐（如生产部推荐优质加工厂），保证寻源覆盖范围。

（二）供应商初筛

采购部收集供应商资质文件，进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商：

必备资质：营业执照、相关行业生产许可证（如医疗器械生产许可证）、ISO9001质量体系认证等；

基础能力：产能证明（近3年同类产品供货记录）、财务状况（近2年财务报表）、售后服务承诺；

排除情形：列入“供应商黑名单”、存在重大法律纠纷或质量的供应商。

（三）供应商实地考察/资料审核

对初筛通过的供应商，根据采购金额与风险等级，采取“实地考察+资料审核”结合的方式：

实地考察（适用于金额≥10万元或关键物料）：考察生产环境、设备先进性、质量控制流程（如是否通过IATF16949等汽车行业认证）、员工操作规范性；

资料审核（适用于金额＜10万元或标准化物料）：审核供应商提供的工艺文件、检测报告、客户评价等资料，保证其满足技术要求。

（四）综合评估与选定

采购部组织技术部、质量部、财务部成立评估小组，填写《供应商综合评估表》，从以下维度量化评分（总分100分）：

评估维度

权重

评分标准（示例）

价格竞争力

30%

最低价得30分，每高于最低价1%扣1分

质量保障能力

25%

通过ISO9001得10分，近1年不良率＜1%得15分

交付及时率

20%

近1年准时交付率≥95%得20分，每低5%扣5分

服务响应速度

15%

24小时内响应问题得15分，超时扣分

合作稳定性

10%

合作年限≥3年得10分，每少1年扣3分

评分≥80分列为“优选供应商”，60-79分为“合格供应商”，＜60分淘汰。最终选定1-3家供应商进入谈判环节。

三、采购合同/订单签订

（一）价格与条款谈判

采购部与选定供应商就以下核心条款进行谈判，形成谈判纪要：

价格：明确单价、总价（是否含税、运费、安装费等）；

交付：分批交付计划（如适用）、交付地点、运输方式；

付款：账期（如30天/60天）、付款条件（如验收合格后付90%，质保金10%）；

违约责任：逾期交付、质量不达标等的违约金计算方式（如日万分之五）；

知识产权：明确技术归属，避免侵权风险。

（二）合同拟定与审批

合同拟定：采购部根据谈判结果，使用公司标准合同模板（或法务部审核模板），拟定《采购合同》，包含标的物信息、双方权利义务、违约条款、争议解决方式等核心内容；

合同审批：

采购部负责人审核合同条款与谈判结果一致性；

法务部审核合同合规性（如法律条款是否完备、是否存在歧义）；

财务部审核付款条款与财务制度匹配度；

分管副总/总经理审批（合同金额≥50万元需总经理审批）。

（三）订单下达

审批通过后，采购部在ERP系统中《采购订单》（PO号唯一），加盖公司公章后书面或电子形式发送供应商，同时抄送仓库、质量部。订单需明确：

订单编号、物料编码、名称、规格、数量、单价、总金额；

交付日期、交付地址、联系人及电话；

质量标准、验收要求、包装标识等。

四、订单执行与交付跟踪

（一）供应商生产备货

供应商收到订单后，需在2个工作日