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销售合同管理模板与风险评估工具使用指南

一、引言

销售合同是企业开展业务的核心法律文件，规范合同管理、识别潜在风险对保障企业权益、降低经营成本。本工具整合了标准化合同模板与全流程风险评估机制，助力企业实现合同起草、审核、签署、履约、归档的规范化管理，同时通过多维度风险预警提前规避纠纷，适用于各类B2B业务场景，尤其适合大额合同、长期合作项目及高风险客户管理。

二、核心应用范围

本工具及模板主要适用于以下场景：

常规销售业务：企业间产品销售、服务提供等标准化合同的起草与管理；

大额/复杂合同：标的金额较大、条款约定复杂（如定制化产品、分期付款、跨区域履约）的合同风险评估与管理；

新客户合作：首次合作客户背景调查、资信评估及合同条款风险审核；

长期合作项目：框架协议、年度合作合同的续签、履约跟踪及变更管理；

合规审查需求：企业法务部门或管理层对合同条款合法性、合规性、财务风险的重点把控。

三、标准化操作流程

（一）合同准备阶段：明确需求与基础信息

业务需求确认

销售人员与客户沟通，明确合同标的（产品/服务名称、规格型号、数量）、交付时间、付款方式、质量标准等核心要素；

填写《销售合同需求确认单》（见附件1），经部门负责人*主管签字确认，保证需求无歧义。

客户资质审查

新客户需提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明、涉诉信息（通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方征信平台查询）；

长期合作客户每年复核一次资质，若客户经营异常（如经营范围变更、涉诉记录），需触发重新风险评估。

（二）合同起草阶段：基于模板填充条款

选择合同模板

根据业务类型（如标准产品销售、定制化服务、分期付款）从企业标准合同库中匹配对应模板（见附件2《销售合同（标准版）》）；

若无完全匹配模板，需在标准版基础上新增/修改条款，新增条款需标注“特殊约定”并说明修改原因。

填写合同核心内容

按模板要求填写合同双方信息（名称、统一社会信用代码、地址、联系人*经理及电话）、标的详情、价格条款（含单价、总价、税费承担方式）、交付条款（时间、地点、验收标准）、付款条款（比例、时间、账户信息）、违约责任（违约金计算方式、争议解决方式）等；

注意：付款账户信息需与合同签订方名称一致，避免使用个人账户；违约责任需明确具体触发条件及赔偿标准，避免“违约方承担全部责任”等模糊表述。

（三）合同审核阶段：多维度风险评估与条款校验

业务部门初审

销售负责人审核合同内容与业务需求一致性，重点关注交付时间、价格条款是否与客户沟通一致，标注审核意见并签字。

法务部门合规审核

重点审核合同条款合法性：主体资格（是否超越经营范围、法定代表人权限）、格式条款是否公平（是否存在“霸王条款”）、违约责任是否符合《民法典》规定、争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确；

对审核发觉的风险点（如“质量异议期过短”“违约金低于实际损失”），提出修改意见并反馈至业务部门。

财务部门风险审核

财务负责人审核付款条款：客户信用额度是否超限（根据《客户信用评级表》）、付款节点与企业现金流匹配度、预付款比例是否合理（新客户建议不低于30%）、发票开具时间与付款条件是否绑定；

对大额合同（如单笔超100万元）需评估客户付款能力，要求客户提供近期财务报表或银行资信证明。

风险评估表填写

审核过程中同步填写《销售合同风险评估表》（见附件3），从“客户风险”“条款风险”“履约风险”三个维度量化评分（总分100分，70分以上为高风险），并标注核心风险点及应对建议。

（四）合同签署阶段：用印管理与生效确认

用印申请与审批

审核通过的合同，由销售人员填写《合同用印申请单》，附《风险评估表》及各环节审核意见，按企业用印审批流程报批（如部门负责人*主管→法务负责人→总经理）。

签署与存档

加盖企业合同专用章（禁止仅盖公章或财务章），法定代表人或授权代表签字（需提供《授权委托书》）；

客户方需加盖公章（或合同专用章），法定代表人或授权代表签字，保证签字与名称一致；

签署后3个工作日内，将合同原件扫描存档（电子档按“合同编号-客户名称-签订日期”命名），原件由档案室统一保管。

（五）合同履约阶段：跟踪执行与变更管理

履约跟踪

销售人员按合同约定跟踪交付进度，提前3天提醒客户准备验收；交付后协助客户完成验收，填写《交付验收确认单》（双方签字盖章）；

财务人员按付款节点跟踪客户回款，逾期3天未付款的，启动《逾期账款催收流程》，发送《催款函》并记录沟通内容。

变更与解除

合同履行中需变更条款的（如交付时间调整、数量增减），双方需签订《补充协议》，参照原合同流程审核、签署；

解除合同的，需书面通知对方（建议使用EMS邮寄并留存凭证），明确解除原因、财产返还及赔偿事宜，避免单方面终止合同导致违约风险。

（六）合同归档阶段：资料整理与复盘分析

资料