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工程项目资料及档案管理操作指南

一、总则

1.1目的与依据

为规范工程项目资料及档案的管理工作，确保项目建设全过程各类信息的真实、准确、完整、系统和安全，有效发挥资料档案在项目决策、建设、运营、维护及后续改扩建中的依据和参考作用，依据国家及行业相关法律法规、标准规范，并结合工程项目管理实际，制定本指南。

1.2适用范围

本指南适用于公司所有新建、改建、扩建工程项目的资料及档案管理工作。项目各参与方，包括建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等，均应遵照执行。

1.3基本原则

工程项目资料及档案管理应遵循以下原则：

*全过程管理原则：资料管理应贯穿于项目策划、勘察、设计、招投标、施工、监理、竣工验收及后评价的全过程。

*真实性与准确性原则：所有资料必须真实反映工程实际情况，数据准确无误，签署手续完备。

*完整性与系统性原则：资料收集应全面，不遗漏关键环节和重要内容，并按一定逻辑关系整理，形成有机整体。

*及时性原则：资料的形成、收集、整理、归档应与工程进度同步进行，避免事后补做。

*规范性原则：资料的格式、签署、编号、组卷等应符合相关标准和规定。

*安全性与保密性原则：采取有效措施，确保资料在形成、流转、保管过程中的安全，防止失泄密。

1.4组织与职责

*建设单位：是工程项目档案管理的总负责单位，负责组织、协调各参建单位的资料管理工作，监督本指南的执行，组织工程档案的验收与移交。

*勘察、设计单位：负责及时、准确、完整地提交与勘察、设计工作相关的各类资料，并对其质量负责。

*施工单位：是施工过程资料形成的主体，负责施工全过程资料的收集、整理、编制、组卷和归档，并对资料的真实性、完整性和规范性负责。应设立专职或兼职资料管理人员。

*监理单位：负责对施工单位提交的资料进行审核、签认，并形成监理自身的资料，对监理资料的真实性、完整性和规范性负责。

*资料管理人员：应具备相应的专业知识和业务能力，认真履行职责，确保资料管理工作有序进行。

二、工程项目资料的形成与收集

2.1资料形成的基本要求

*同步性：资料的形成应与工程实体进度同步，不得滞后。

*真实性：资料内容必须真实反映工程实际情况，严禁伪造、变造。

*规范性：资料的格式、用语、签署、编号等应符合相关标准和规定。

*完整性：各项资料的种类、数量、内容应齐全，无缺漏。

2.2各阶段资料的收集范围与要求

2.2.1项目策划与决策阶段

包括但不限于：项目建议书、可行性研究报告及其审批文件、项目核准或备案文件、环境影响评价报告及其批复、土地使用相关文件、规划许可相关文件、资金筹措文件等。由建设单位负责收集整理。

2.2.2勘察设计阶段

包括但不限于：勘察合同、勘察报告、设计合同、初步设计文件及审批、技术设计文件（如需要）、施工图设计文件及审查意见、施工图预算等。由勘察、设计单位负责提交，建设单位负责收集整理。

2.2.3招投标与合同管理阶段

包括但不限于：招标公告、招标文件、投标文件、中标通知书、施工合同、监理合同、设备材料采购合同等。由建设单位负责收集整理。

2.2.4施工准备阶段

包括但不限于：施工组织设计、施工方案、图纸会审记录、设计交底记录、开工报告及审批文件、施工许可证等。由施工单位负责编制，监理单位审核，建设单位审批后收集。

2.2.5施工阶段

此阶段资料最为繁杂，主要由施工单位负责收集、整理、编制，监理单位审核签认。

*工程技术文件：施工图纸、设计变更通知单、工程洽商记录等。

*测量记录：工程定位测量记录、放线记录等。

*施工记录：隐蔽工程验收记录、地基验槽记录、工序交接检验记录、施工日志等。

*试验与检测报告：原材料、半成品、构配件的出厂合格证及进场检验（试验）报告、施工试验报告（如混凝土试块、钢筋连接等）、见证取样记录等。

*质量评定资料：分部分项工程质量验收记录、单位工程质量验收记录等。

*安全与文明施工资料：安全技术交底、安全检查记录、安全教育培训记录、事故处理记录等。

*进度与造价资料：施工进度计划、工程款支付申请与证书、工程变更费用申请与审批、索赔文件等。

*监理资料：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、监理日志、监理例会纪要等。

2.2.6竣工验收阶段

包括但不限于：竣工图、竣工验收申请报告、工程竣工总结、各专项验收报告（如消防、环保、规划等）、工程质量保修书、竣工结算报告及审核文件等。由施工单位牵头编制，建设单位组织验收并收集整理。

三、工程项目资料的整理与编制

3.1资料分类

应按照工程项目的专业性质、阶段、文件类型等进行科学分类。可参考国家或行业推荐的分类标准，结合项目实际情