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机关单位公文处理流程规范及模板

一、总则

公文处理是机关单位行政管理的重要基础性工作，是确保政令畅通、提高工作效率、维护机关形象的关键环节。为进一步规范我单位公文处理工作，提高公文质量和办文效率，根据国家相关规定，结合工作实际，特制定本规范。本规范适用于单位内部各类公文的起草、审核、签发、印发、归档等全过程管理。公文处理工作应遵循实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

二、公文处理基本流程

（一）发文办理

发文办理指以本单位名义制发公文的过程，一般包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

1.拟稿：

业务承办部门根据工作需要，确定公文种类，由具体承办人员负责起草。拟稿人应深入理解行文意图和政策依据，确保内容真实准确、观点明确、条理清晰、文字精炼、格式规范。涉及其他部门职责的事项，拟稿部门应事先与相关部门充分协商，达成一致意见后方可行文。稿件完成后，拟稿人需填写《发文稿纸》，注明文种、发文字号（代拟）、主送机关、抄送机关、密级、缓急程度等要素，并在拟稿人处签名，部门负责人审核签字后，按程序报送。

2.审核：

3.签发：

4.复核：

5.缮印：

复核无误后的文稿，由办公室（或综合部门）负责缮印。缮印应保证字迹清晰、版面整洁、格式规范。涉密公文应在符合保密要求的场所和设备上印制。

6.用印：

缮印完成的公文，须加盖单位印章。用印前应再次核对公文内容与签发定稿是否一致，用印位置是否规范。印章应清晰、端正。

7.登记：

公文用印后，办公室（或综合部门）应对发文情况进行登记，记录发文字号、标题、签发人、印发日期、份数、分发范围等信息，以备查考。

8.分发：

根据公文的主送和抄送要求，及时、准确地将公文送达接收单位。分发方式可根据实际情况选择邮寄、机要交换、专人递送或通过政务信息系统传输。涉密公文须通过机要渠道传递。

（二）收文办理

收文办理指对收到公文的处理过程，一般包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。

1.签收、登记：

单位办公室（或综合部门）为收文管理的牵头部门。收到外来公文（包括纸质和电子公文）后，应首先进行签收，核对公文的发文字号、份数、是否加盖印章等，确认无误后在对方送达回执上签字或盖章。随后，对公文进行登记，记录收文日期、来文机关、文号、标题、密级、份数、处理情况等信息。

2.初审：

办公室（或综合部门）对收到的公文进行初步审核。审核重点包括：是否应当由本单位办理；文种、格式是否规范；涉及其他单位职权范围的事项是否已协商一致等。对不符合要求的公文，可退回原发文单位或要求其补充完善。

3.承办：

经初审符合要求的公文，由办公室（或综合部门）根据公文内容和单位职责分工，提出拟办意见，报单位领导批示后，分送相关业务部门承办。承办部门应明确承办责任人，按照领导批示要求和公文时限，认真研究办理。对于阅知性公文，应及时组织学习；对于批办性公文，应提出具体办理意见和结果。

4.传阅：

需要多位领导或多个部门阅知的公文，由办公室（或综合部门）负责组织传阅。传阅应严格按照领导排序和部门职责进行，确保公文及时、准确传阅到位，避免积压、延误或遗失。传阅过程中，阅文人应在传阅单上签字，并可根据需要提出阅办意见。

5.催办：

办公室（或综合部门）应对承办公文的办理情况进行跟踪催办。对于有明确办理时限的公文，应重点催办；对于重要或紧急公文，应及时了解办理进展，督促承办部门按时完成。催办可采取电话、书面或当面等方式。

6.答复：

承办部门对需要答复的公文，应在规定时限内将办理结果或意见形成书面材料，经部门负责人审核并按程序报批后，由办公室（或综合部门）统一答复来文单位。答复应明确、具体，符合政策规定。

三、公文常用模板及撰写要点

（一）通知

模板示例：

[单位名称]文件

[发文字号]

________________________

关于[事由]的通知

[主送机关全称或规范化简称]：

为[目的依据]，根据[上级文件精神或本单位研究决定]，现将有关事项通知如下：

一、[事项内容一]。

（一）[具体要求或措施]；

（二）[具体要求或措施]。

二、[事项内容二]。

（一）[具体要求或措施]；

（二）[具体要求或措施]。

三、[工作要求或注意事项]。

请遵照执行。

（联系人：XXX联系电话：XXXXXXX）

[单位印章]

[成文日期年月日]

撰写要点：

通知是适用范围最广、使用频率最高的公文文种，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。撰写时应注意：

*标题应明确事由和文种，如“关于召开XX会议的通知”。

*主送机关应明确、具体。

*正文开头应简明扼要说明发文缘由