企业资料档案归档及管理流程手册.docVIP

企业资料档案归档及管理流程手册

前言

为规范企业各类资料档案的收集、整理、保管、利用及销毁工作，保证档案资料的完整性、安全性、系统性及可追溯性，提高企业管理效率，防范信息风险，特制定本手册。本手册是企业档案管理的基本准则，各部门及全体员工应严格遵照执行。

一、手册适用范围与场景

本手册适用于企业各部门（含总部、各分支机构、子公司）在生产经营、管理活动中形成的具有保存价值的各类资料档案，涵盖但不限于以下场景：

日常行政管理：如会议纪要、制度文件、通知公告、工作总结等；

人力资源管理：如劳动合同、招聘资料、员工档案、培训记录、薪酬福利文件等；

财务管理：如会计凭证、账簿、报表、税务资料、审计报告、预算文件等；

业务管理：如客户资料、销售合同、项目方案、招投标文件、合作协议等；

设备与资产管理：如设备台账、采购合同、说明书、验收报告、维修记录等；

声像与电子档案：如企业活动照片、视频、录音、电子文档、数据库文件等。

二、档案管理职责分工

（一）档案管理部门（综合管理部）

统筹企业档案管理制度的制定、修订与监督执行；

负责档案的接收、分类、编目、保管、鉴定、销毁及利用工作；

指导各部门开展档案收集、整理、预归档工作；

组织档案管理培训，提升全员档案意识；

负责档案库房的日常管理，保证档案安全（防火、防盗、防潮、防虫等）。

（二）各部门

指定专人（兼职档案管理员）负责本部门档案的日常管理；

按照归档范围及时收集、整理本部门形成的各类资料，保证档案真实、准确、完整；

定期向档案管理部门移交档案，配合档案管理部门的检查与指导；

负责本部门档案借阅的初审与登记，保证档案在借阅期间安全。

三、档案归档全流程操作指引

（一）第一步：档案形成与收集

责任主体：各部门文件形成人/部门负责人。

操作要求：

各类文件在办理完毕后（如会议结束、项目完结、合同签订、流程审批完成等），24小时内由文件形成人整理原件，保证内容清晰、手续齐全（如签字、盖章完整）；

涉及多部门协作的文件，由主办部门负责收集全套资料（包括附件、审批单、反馈意见等）；

电子档案需同时收集纸质版（如需签字盖章）及电子版（格式为PDF、DOC、XLS等通用格式，保证可打开、可编辑）。

（二）第二步：整理与预归档

责任主体：各部门兼职档案管理员。

操作要求：

分类：按照《企业档案分类表》（见附件1）将档案分为行政管理类、人力资源类、财务管理类、业务管理类、设备资产类、声像电子类等大类，每类下再细分属类（如业务管理类可分为“销售合同”“项目资料”等）；

排序：按时间顺序、重要程度或流程逻辑排列，如会议纪要按会议日期排序，合同按签订日期排序；

编页：纸质档案超过2页的需在右上角用铅笔编写页码（单页文件不编页）；

装订：纸质档案使用不锈钢夹或装订机左侧装订，保证平整、不损页，严禁使用订书钉（易生锈）；

填写预归档目录：按照《档案预归档目录》（见附件2）填写档案名称、档号、形成日期、页数、密级、保管期限等信息，一式两份（部门留存一份，档案管理部门一份）。

（三）第三步：移交与接收

责任主体：各部门兼职档案管理员（移交方）、档案管理员（接收方）。

操作要求：

移交时间：

年度常规档案：次年1月31日前完成上一年度档案移交；

项目档案：项目结束后30日内完成移交；

专项档案（如审计、验收资料）：专项工作结束后15日内完成移交。

移交流程：

（1）移交方填写《档案移交清单》（见附件3），注明档案名称、档号、数量、密级、移交人、移交日期等信息；

（2）接收方核对档案数量、完整性、分类准确性，核对无误后在《档案移交清单》上签字确认，移交方留存一份，档案管理部门存档一份；

（3）电子档案需通过企业内部系统或加密U盘移交，接收方需核对电子文件完整性（如无病毒、可打开），并填写《电子档案移交登记表》（见附件4）。

（四）第四步：入库与编目

责任主体：档案管理部门档案管理员。

操作要求：

入库登记：将档案信息录入企业档案管理系统，唯一档案号（格式：大类代码-属类代码-年度-流水号，如“GL-01-2023-001”）；

贴标签：在档案袋（盒）右上角粘贴档案标签，标注档案号、名称、保管期限、密级；

上架存放：按档案号顺序排列档案，纸质档案存入专用档案柜（按“从左到右、从上到下”顺序），电子档案存入专用服务器并定期备份（每月1次）；

编制索引：按部门、名称、日期等维度编制档案检索目录，方便后续查询。

四、常用档案管理模板

附件1：企业档案分类表（示例）

大类代码

大类名称

属类代码

属类名称

GL

行政管理类

GL-01

制度文件

GL-02

会议纪要

GL-03

工作总结与计划

RL

人力资源类

RL-01

员工档案

RL-02

劳动合同

RL-03

培训记录

CW

财务管理类

CW-01

会计凭证

CW-02

财务报