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机关单位会议纪要编写规范及模板

会议纪要作为机关单位日常工作中记录会议情况、明确决策事项、指导后续工作的重要文书，其规范性、准确性与严肃性直接关系到工作落实的质量和效率。一份高质量的会议纪要，不仅能够清晰反映会议的核心内容与共识，更能成为推动工作、解决问题的有效依据。因此，掌握会议纪要的编写规范，熟练运用恰当的模板，是机关工作人员必备的基本技能。

一、会议纪要的基本概念与作用

会议纪要，是在会议记录基础上经过整理、提炼而形成的具有纪实性和指导性的公文。它以简洁、准确的文字，概括会议的主要议程、讨论情况、形成的决议以及待办事项等核心内容。其主要作用包括：

1.存档备查：作为会议过程与结果的正式记录，为后续工作查阅、总结经验、追究责任提供依据。

2.传达部署：将会议形成的决策、指示、要求等准确传达给未参会人员或相关部门，确保信息畅通。

3.指导工作：明确各项任务的责任主体、目标要求和完成时限，是推动工作落实的具体指令。

4.协调行动：统一思想，凝聚共识，为相关部门和人员开展工作提供行动指南。

二、会议纪要编写的规范要求

（一）会前准备

充分的会前准备是保证会议纪要质量的基础。

*明确会议主题与议程：提前熟悉会议议程，了解会议的目的、主要议题及预期成果，做到心中有数。

*了解参会人员背景：对参会人员的职务、职责有所了解，有助于准确记录发言者身份及其观点的代表性。

*准备必要材料：携带会议议程、相关背景资料、以往类似会议纪要等，便于参考和对照。

（二）会议记录要点

会议记录是撰写纪要的原始素材，记录质量直接影响纪要的准确性。记录时应重点关注：

*清晰完整：准确记录会议的时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、缺席人员（注明原因）及记录人。

*紧扣议题：围绕会议议程，记录每个议题的讨论情况。对于发言，应捕捉核心观点、主要论据和关键信息，而非逐字逐句记录。

*突出重点：特别注意记录会议形成的共识、作出的决定、明确的任务、提出的要求以及需要传达的事项。对于不同意见，如涉及重要决策，也应简要记录。

*准确无误：涉及人名、职务、数据、政策名称、任务分工、完成时限等关键信息，务必核实准确。

（三）纪要撰写核心要素

会议纪要的结构应清晰，内容应精炼，重点突出。一般包括以下核心要素：

1.标题：通常由“会议名称+纪要”构成，如“XX单位关于XX工作的专题会议纪要”。标题应简明扼要，准确反映会议主题。

2.会议基本信息：

*时间：具体到年、月、日，必要时注明上、下午或具体时段。

*地点：会议室名称或具体地点。

*主持人：姓名及职务。

*出席人员：根据会议性质和规模，可列出全部出席人员姓名及职务，或注明“XX领导及相关部门负责人出席会议”（需另附签到表）。

*列席人员：如有必要，注明姓名及职务。

*缺席人员：如有重要人员缺席，应注明姓名、职务及缺席原因。

*记录人：姓名及职务。

3.会议议题：简要列出会议讨论的主要议题，通常为一至多项。

4.会议内容与决议：这是纪要的核心部分，应依据会议记录，对讨论情况进行归纳、整理和提炼。

*按议题组织：一般按照会议议题的顺序逐项阐述。

*区分讨论与决议：对于每个议题，先简要概述讨论的主要观点和情况，然后清晰列出会议形成的明确决议、决定或达成的共识。决议内容应具体、明确，具有可操作性，如“同意XX方案”、“决定由XX部门负责XX工作，于X月底前完成”等。

*明确责任与时限：对于会议部署的工作任务，应明确责任单位（或责任人）和完成时限。

5.其他事项：如会议要求传达的精神、需要报送的材料、下次会议的初步安排等。

6.附件：如有需要，可附上会议签到表、相关汇报材料摘要等。

（四）纪要撰写的基本要求

1.客观准确：忠实于会议实际情况，准确反映会议内容和精神，不添加个人观点，不歪曲原意。对关键信息、数据、决议等务必反复核对。

2.简明扼要：语言精炼，文字简洁，避免冗长和不必要的修饰。突出核心内容，删除无关细节和重复表述。

3.逻辑清晰：结构合理，层次分明，条理清晰。议题之间、段落之间过渡自然。

4.重点突出：围绕会议主旨和决议事项展开，确保核心内容醒目、明确。

5.规范得体：使用规范的书面语和公文术语，文风庄重、严谨。避免口语化、随意化表达。

6.及时高效：会议结束后应尽快整理撰写，确保纪要的时效性，以便及时传达和落实。

三、会议纪要模板

以下提供一个机关单位常用的会议纪要通用模板，具体可根据会议性质和内容进行调整。

XX单位关于XX工作的会议纪要

（XXXX年X月X日）

时间：XXXX年X月X日上/下午X时X分

地点：XX会议室

主持人：XXX（职务）