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会议室管理和使用规范

一、总则

会议室作为企业内部重要的公共资源，是员工进行沟通协作、召开会议、接待访客的重要场所。为规范会议室的管理与使用，提高会议室利用率，保障会议顺利进行，营造整洁、有序、高效的会议环境，特制定本规范。

本规范适用于企业内部所有会议室及其使用者，包括公司员工、外来访客及其他经授权使用会议室的人员。所有使用者均有责任了解并严格遵守本规范，共同维护良好的会议秩序和公共资源。

二、管理职责

（一）行政部门

行政部门为本公司会议室管理的归口部门，主要职责包括：

1.负责会议室的日常管理、维护保养及相关设备的采购与更新。

2.制定和完善会议室使用规范及相关流程。

3.协调处理会议室使用过程中出现的各类问题和纠纷。

4.定期对会议室使用情况进行检查与统计分析，优化资源配置。

（二）各部门

各部门应积极配合行政部门的管理工作，教育本部门员工遵守会议室使用规范，并指定专人协助行政部门进行本部门相关会议的协调与沟通。

（三）使用者

使用者在使用会议室期间，对会议室的设施设备、环境卫生及安全负直接责任，应爱惜公共财物，保持环境整洁。

三、会议室使用规范

（一）预约与登记

1.会议室使用实行预约制度。员工需根据会议需求，提前通过公司指定的预约系统或向行政部门提交预约申请，注明会议主题、所需会议室、使用时间、参会人数及是否需要特定设备支持等信息。

2.预约申请应遵循“先到先得”原则，但行政部门有权根据会议的重要性、紧急程度及资源优化配置的需要，对预约进行适当调整，并提前与相关部门或人员沟通。

3.为提高会议室利用率，单次会议预约时长建议合理规划，避免过长占用。若需连续使用多个时段，应在预约时明确说明。

（二）使用与管理

1.会议组织者或参会人员应在预约时间开始前到达会议室，检查会议室设施设备是否完好、环境卫生是否整洁。如发现问题，应立即通知行政部门处理。

2.使用期间，应爱护会议室的桌椅、投影设备、音响系统、空调等所有设施设备，规范操作，严禁随意拆卸、移动或损坏。如因操作不当造成设备损坏，需按公司相关规定承担相应责任。

3.保持会议室内安静，请勿在会议室内大声喧哗、追逐打闹或进行与会议无关的活动。会议期间，手机应调至静音或震动状态。

4.注意节约用电、用水，离开会议室时应随手关闭不需要的灯光、空调及其他电器设备。

5.禁止在会议室内吸烟、饮食（经特别批准的茶歇等除外），不得在墙面、桌椅上随意涂写刻画。会议产生的垃圾应在会议结束后自行清理，并带至指定垃圾桶。

6.如会议需要使用投影、音响等设备，使用者应提前熟悉设备操作方法。若遇设备故障，应及时联系行政部门或相关技术支持人员，切勿擅自拆卸维修。

7.会议结束后，应将会议桌椅恢复原位，整理好会议资料，确保会议室恢复到使用前的整洁状态，以便下一位使用者使用。

（三）超时与延时

1.使用者应严格遵守预约的结束时间，避免超时占用会议室。如确需延长使用时间，应提前查看该会议室后续是否有其他预约。若无可预约时段，可向行政部门申请延时；若已有预约，则应按时结束会议并清理场地。

四、会议室资源与优先级

1.公司根据会议室的大小、功能及设备配置，对会议室进行分类管理，以满足不同规模和类型会议的需求。员工应根据实际需求选择合适的会议室，避免资源浪费。

2.在会议室资源紧张时，公司重要会议、对外接待会议等具有较高优先级，行政部门可根据实际情况进行协调安排，相关部门和人员应予以理解和配合。

五、附则

1.本规范由公司行政部门负责解释和修订。

2.各部门可根据本规范，结合自身实际情况，加强对员工的宣导和管理。

3.对于违反本规范，造成会议室设施设备损坏、环境脏乱或影响其他人员正常使用的，行政部门将视情节轻重给予口头提醒、通报批评，情节严重者将按公司相关规定处理。

4.本规范自发布之日起施行。

希望全体员工自觉遵守本规范，共同营造一个有序、高效、整洁的会议环境，提升公司整体办公效率和形象。