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文档审查与批准流程模板

一、适用范围与应用场景

本流程模板适用于各类需要规范化审查与批准的企业内部文档，包括但不限于：管理制度类文件（如人力资源制度、财务报销流程）、项目方案类文件（如立项报告、项目计划书）、合同协议类文件（如采购合同、服务协议）、标准规范类文件（如产品标准、操作手册）以及重要报告类文件（如年度总结、审计报告）。

通过标准化的审查与批准流程，可保证文档内容的完整性、合规性、准确性，降低管理风险，保障文件在企业内部的有效执行，同时明确各环节责任主体，提高工作效率。

二、流程操作步骤详解

（一）文档发起与提交

发起人准备

文档发起人（一般为业务部门负责人或项目经办人）需根据实际需求完成文档初稿，保证内容涵盖核心要素（如目的、范围、职责、操作流程、附则等），格式符合企业文档规范（字体、字号、页边距、编号规则等）。

若文档涉及跨部门协作，需提前与相关部门沟通，保证内容无重大分歧。

若文档引用外部法规或公司现有制度，需注明具体条款及依据。

填写《文档审批申请表》

发起人需同步填写《文档审批申请表》（见本文第三部分），内容包括：文档名称、编号、版本号、发起部门、发起人、联系方式、文档类别、拟生效日期、需重点审查的环节（如合规性、技术可行性、成本预算等）及附件清单。

提交初审

发起人将文档初稿及《文档审批申请表》提交至指定初审人（一般为部门负责人或流程归口管理部门），通过OA系统或纸质版（需加盖部门公章）进行流转，并同步记录提交时间。

（二）初审环节

初审职责

初审人负责从文档的完整性、格式规范性、内容与部门职责的匹配度、基础数据准确性（如日期、金额、部门名称等）进行审查，重点关注是否存在遗漏关键信息或与公司现行制度明显冲突的内容。

初审操作

初审人收到文档后，应在2个工作日内完成审查，并在《文档审批申请表》“初审意见”栏填写具体意见：

若通过，注明“同意进入复审”，签字并确认日期；

若需修改，注明修改意见（如“第3章需补充风险评估内容”“附件2数据与财务报表不一致”），退回发起人修改后重新提交。

若初审人因故审查，需提前委托同岗位人员代审，并在系统中备注说明。

（三）复审环节

复审职责

复审人一般为与文档内容相关的协同部门负责人或分管领导，负责从跨部门协作合理性、业务逻辑严谨性、资源可行性（如人力、预算、设备支持）等角度进行审查，保证文档内容与其他业务流程的衔接顺畅。

复审操作

复审人收到初审通过的文档后，应在3个工作日内完成审查，并在《文档审批申请表》“复审意见”栏填写意见：

若通过，注明“同意进入终审”，签字并确认日期；

若需修改，注明修改意见（如“采购流程需与法务部确认合同条款”“项目时间节点与季度计划冲突”），退回发起人或初审环节调整。

若复审涉及多部门，需组织相关部门召开沟通会（必要时），形成统一意见后再填写复审意见。

（四）终审与批准

终审职责

终审人一般为公司分管高层领导（如总经理、分管副总）或决策机构（如总经理办公会、委员会），负责从公司战略目标、整体合规性、重大风险影响等层面进行最终审查，保证文档符合企业长远发展利益。

终审操作

终审人收到复审通过的文档后，应在3个工作日内完成审查：

若批准，在《文档审批申请表》“终审意见”栏签字并注明“批准生效”，同时确定生效日期（一般为批准后次日或指定日期）；

若不批准，注明“不予批准及理由”，退回发起部门重新修订或终止流程。

涉及公司重大制度或战略调整的文档，需提交至决策机构集体审议，会议决议作为终审依据。

（五）发布与归档

发布实施

文档批准生效后，由发起部门（或指定管理部门，如行政部、法务部）通过公司内部平台（如OA系统、知识库）发布，明确文档编号、版本号、生效日期、查阅权限及分发范围。

归档管理

发起部门需将《文档审批申请表》（原件）、文档最终版（PDF及Word格式）提交至档案管理部门（如综合管理部）归档，归档时需填写《文档归档登记表》，记录归档日期、档案编号、保管期限等信息。

档案管理部门负责对文档进行分类存储，保证电子档案与纸质档案一致，并定期进行备份与维护。

三、文档审查与批准流程表单模板

文档审批申请表

文档基本信息

文档名称

文档编号

（由档案管理部门统一编制，如“QG–202X-X”）

版本号

（如V1.0、V2.1，首次提交为V1.0）

文档类别

□管理制度□项目方案□合同协议□标准规范□报告类□其他：________

发起部门

发起人

联系方式

提交日期

年月日

拟生效日期

年月日

重点审查环节

（可多选或补充）□合规性□技术可行性□成本预算□跨部门协作□其他：________

附件清单

（如调研数据、会议纪要、外部法规文件等）

审查流程

审查人

审查意见

签字

日期

初审（部门负责人/归口部门）

复审（协同部门/分