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行业通用商务合同审核标准化流程工具指南

一、合同审核标准化流程的应用背景与适用场景

（一）应用背景

商务合同是企业经营活动中明确权利义务、约束合作行为的核心法律文件，其内容合规性、条款严谨性直接关系到企业经济利益与法律风险。但在实际业务中，合同审核常因流程不统一、标准不清晰、责任不明确等问题，导致审核效率低下、风险遗漏频发（如条款歧义引发纠纷、主体资格缺失导致合同无效等）。为解决上述痛点，亟需建立一套标准化、可复制的合同审核流程，通过工具化、模板化方式规范审核动作，保证合同审核“全流程可控、全节点可追溯、全风险可预判”。

（二）适用场景

本标准化流程适用于各类企业与组织在商务合作中的合同管理场景，具体包括：

行业覆盖：制造业、服务业、贸易业、建筑业、互联网行业等；

合同类型：采购合同、销售合同、服务合同、技术开发合同、合作协议、租赁合同等民商事合同；

责任主体：企业法务部门、采购部门、销售部门、项目部、行政部等参与合同审核与管理的岗位；

合作对象：供应商、客户、服务商、合作伙伴等外部主体。

二、合同审核标准化流程分步骤操作说明

合同审核标准化流程分为“接收审查—主体核查—条款审核—商务评估—风险识别—意见反馈—签署归档”七大环节，每个环节明确操作目标、动作要点及责任主体，配套工具表格保证执行落地。

（一）合同接收与初步审查：标准化入口，保证“基础信息无误”

操作目标

规范合同接收登记，快速识别合同基础完整性，避免因信息缺失或格式混乱导致后续审核延误。

操作步骤

合同接收与登记：由合同接收部门（如行政部、业务对接部门）统一接收合同文本，核对合同份数（至少一正一副）、是否为签字盖章扫描件/电子版，同步填写《合同接收登记表》（见表1），记录合同基础信息并分配唯一编号（格式：年份-部门-序号，如“2024-采-001”）。

初步审查要点：

基础信息完整性：检查合同名称、签约主体、合同金额、签订日期、标的物描述等核心要素是否清晰；

格式规范性：确认合同文本是否完整（无缺页、漏页）、字迹/图像是否清晰可辨；

附件完整性：核查是否包含技术协议、报价单、资质证明等配套材料，并与合同关联。

初步审查结果处理：对符合要求的合同，接收人在登记表中标注“初审通过”并流转至下一环节（主体资格审查）；对不符合要求的，标注“初审不通过”，注明缺失项（如“缺少法定代表人签字”“附件未提供”），并退回提交部门补充。

表1合同接收登记表

合同编号

合同名称

对方主体名称

合同类型

提交部门/人

提交日期

接收人

初步审查内容（完整性/基础信息）

初步审查结果

处理意见

备注

2024-采-001

原材料采购合同

A科技有限公司

采购合同

采购部-

2024-03-01

完整，含报价单；金额、标的描述清晰

通过

流转至主体核查

-

2024-销-002

软件服务协议

B信息技术有限公司

服务合同

销售部-

2024-03-02

缺少法定代表人签字页

不通过

退回补充签字

3月5日前补回

工具使用说明

《合同接收登记表》由合同接收部门指定专人填写，电子版存储于共享服务器（如钉钉、企业），纸质版需签字确认；

合同编号需唯一，避免重复，便于后续追溯；

初审不通过的合同，需明确补充时限（一般不超过3个工作日），超期未补充的需上报部门负责人协调。

（二）合同主体资格审查：严控“合作准入”，杜绝“主体不适格”风险

操作目标

核查签约主体是否具备合法签约资格，避免因对方无民事行为能力、超越权限签约或资质缺失导致合同无效或无法履行。

操作步骤

主体资格核查：法务部门或业务部门联合审核，重点核查以下信息：

企业法人：通过“国家企业信用信息公示系统”查询对方营业执照，确认注册信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址）与合同签约主体一致，核查是否为“存续”状态（非“吊销”“注销”“歇业”）；

特殊资质：根据合同类型核查对方行业资质（如建筑合同需“施工总承包资质”，食品销售合同需“食品经营许可证”），确认资质在有效期内且与经营范围匹配；

授权代表：若签约人为非法定代表人，需提供《授权委托书》，核查委托人（法定代表人）签字/盖章、授权范围（如“代为签订合同”）、授权期限是否清晰，并留存对方身份证复印件；

历史合作记录：查询对方过往合作履约情况（有无违约、诉讼、行政处罚等），重大合同需进行背景调查（如通过第三方信用评估平台）。

填写《合同主体资格核查表》（见表2），逐项记录核查结果，对“存疑项”（如资质临近到期、授权范围模糊）标注“需进一步核实”，并启动补充核查流程（如要求对方提供最新资质证明）。

结论输出：核查通过的，在表中备注“主体资格合格”，流转至下一环节；核查不通过的（如对方已注销、资质无效），出具《主体资格不合格通知书》，终止审核流程并反馈业务部门。

表2合同主体资格