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会议纪要快速与跟踪模板

一、适用场景说明

本模板适用于各类需要结构化记录、明确责任分工并跟踪落实结果的会议场景，包括但不限于：

项目例会：定期同步项目进度、协调资源、解决推进中的问题；

跨部门沟通会：明确部门间协作需求、职责边界及交付标准；

问题复盘会：总结已发生问题的原因、制定改进措施并跟踪效果；

决策评审会：记录关键决策依据、执行方案及责任人；

紧急事项对接会：快速明确突发问题的处理步骤、时限及分工。

通过标准化记录流程，保证会议内容不遗漏、责任可追溯、行动项落地。

二、高效操作步骤详解

（一）会前准备：明确会议目标与框架

梳理会议基本信息：提前确认会议名称、时间（起止时间）、地点（线上/线下）、主持人、记录人、参会人员及缺席人员（需注明原因），明确会议的核心目标（如“确定项目二期需求方案”“解决客户投诉处理流程漏洞”）。

整理会议议程：与主持人沟通，梳理会议核心议题（建议不超过5个，避免发散），明确每个议题的讨论目标、预计时长及所需材料（如数据报表、方案文档），提前发送给参会人员。

准备记录工具：打开本模板表格，提前填写“会议基本信息”部分，准备会议签到表（若需），熟悉模板中“议题讨论与决议”“行动项跟踪”等模块的填写逻辑。

（二）会中记录：聚焦关键信息，保证准确性

实时记录核心内容：围绕议程逐项记录，重点捕捉以下信息：

议题背景：简要说明讨论的问题或现状（如“客户反馈订单处理时效超48小时”）；

讨论要点：记录参会人员的主要观点（尤其是分歧点），用“某部门提出：需优化系统对接流程”或“某同事建议：增加客服岗人工审核环节”等格式；

决议/结论：明确每个议题的最终结果（如“同意采用系统自动化审核方案，需在3月15日前完成测试”）；

行动项：详细记录任务描述、负责人、截止日期（如“负责人：*某同事；截止日期：3月10日；任务：完成系统接口调试”）。

标注待确认信息：对讨论中未明确的内容（如“需财务部确认预算上限”），会后及时与相关人员沟通补充，避免遗漏。

（三）会后整理：核对信息，形成标准化纪要

补充与核对：会议结束后2小时内，根据会议录音（若允许）、笔记及参会人员反馈，补充记录细节，保证“决议/结论”与“行动项”无歧义（如截止日期需明确到具体时间，任务描述需包含可交付成果，如“输出《系统测试报告》”）。

形成会议纪要：将整理好的内容录入模板，完整纪要，经主持人审核无误后，在24小时内发送给所有参会人员及相关方抄送人（如项目领导、协作部门负责人）。

归档留存：将纪要电子版（建议命名格式：“YYYY-MM-DD_会议名称_纪要”）存储至共享文件夹或项目管理平台，方便后续查阅。

（四）跟踪落实：动态跟进，保证闭环管理

建立行动项跟踪机制：纪要发送后，在项目管理工具（如钉钉、飞书、Teambition）中创建“会议行动项”任务清单，关联负责人及截止日期，每日同步进度（对逾期任务自动提醒）。

定期回顾与反馈：在下次会议开始时，优先回顾上次会议行动项的完成情况（标注“已完成/进行中/逾期未完成”），对未完成的任务说明原因及调整计划，形成“记录-执行-反馈-闭环”的管理流程。

三、会议纪要与跟踪模板（含表格）

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

（例：2024年Q1项目进度推进会）

会议时间

（例：2024年3月5日14:00-16:00）

会议地点

（例：公司3楼会议室A/线上腾讯会议）

主持人

（例：*经理）

记录人

（例：*助理）

参会人员

（例：部门、部门、*部门等共8人）

缺席人员及原因

（例：同事（出差）、同事（请假））

会议目标

（例：同步Q1项目里程碑进度，协调跨部门资源，解决当前卡点问题）

（二）会议议程与讨论记录

序号

议题名称

讨论要点（记录关键观点、分歧）

决议/结论（明确最终结果）

1

项目A模块开发进度

开发组：已完成前端界面80%，后端接口联调延迟（因第三方API未开放）；测试组：需3月8日前接入测试环境。

1.开发组协调第三方供应商，3月7日前完成API对接；2.测试组3月8日启动功能测试。

2

跨部门资源协调

市场部：需设计部支持3月15日推广物料，当前设计人力不足；设计部：优先保障项目A需求，可协调外部资源。

同意设计部外包部分物料设计，市场部3月6日提供需求清单，设计部3月10日完成初稿确认。

3

客户反馈问题处理

客服组：近3起订单异常均因库存同步延迟导致；运营组：建议优化库存预警机制，从“T+1”改为“实时”。

通过运营组提出的实时预警方案，技术部3月12日前完成系统改造，运营部同步更新操作手册。

（三）行动项跟踪清单

序号

任务描述（明确交付成果）

负责人

截止日期

完成状态（待执行/进行中/已完成/逾期）

备注（如风险、需协调资源）

1

完成第三方API对接并提交联调报告

*