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会议记录及决策跟踪执行标准化模板
一、模板概述与价值
会议是企业协作、问题解决、目标落地的核心场景，但传统会议常存在“记录模糊、责任不清、跟踪脱节”等问题。本模板通过标准化记录结构与闭环跟踪机制，保证会议成果“可追溯、可执行、可复盘”，提升团队决策效率与执行力，适用于企业日常运营会议、项目推进会、跨部门协调会、问题复盘会等各类场景。
二、适用范围与典型场景
（一）适用主体
企业各部门（如市场部、研发部、运营部等）、项目组、临时专项小组等团队。
（二）典型应用场景
常规例会：周/月度工作总结与计划会，同步进度、明确下一步行动；
专项决策会：项目立项、预算审批、方案评审等需输出明确结论的会议；
问题解决会：针对已发生的风险、故障或瓶颈，讨论解决方案并分配责任；
跨部门协同会：涉及多部门协作的任务，明确接口人、时间节点与交付标准。
三、标准化操作步骤详解
（一）会前筹备：奠定高效基础
明确会议目标与议题
组织人（*）需提前1-2天发布会议通知，明确会议核心目标（如“确定Q3产品迭代方案”“解决客户投诉率上升问题”）及具体议题（建议不超过5个，避免发散）；
议题需聚焦“解决什么问题、达成什么成果”，例如“议题1：评估当前客户投诉集中点，明确改进措施”。
准备会议材料与参会人
提前分发与议题相关的背景资料（如数据报表、方案初稿），保证参会人（*）提前知晓情况；
确认必要参会人（决策者、执行人、相关方），避免关键人员缺席导致决策拖延。
指定记录人
记录人（*）需提前熟悉模板结构，准备会议记录工具（如文档、协作软件），重点记录“讨论要点、决策结论、行动项”。
（二）会中记录：客观完整抓关键
基础信息填写
按模板“会议基本信息”栏记录会议名称（建议格式：“[部门/项目]+会议类型+日期”，如“市场部Q3推广方案评审会）、时间、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人（）、记录人（）、参会人（）、缺席人（）及原因。
议程与讨论内容记录
按“会议议程与讨论内容”表，逐项记录议题讨论过程：
讨论要点：客观陈述各方观点（如“研发部*提出：技术实现周期需延长2周，因核心模块需兼容新系统”），避免主观评价；
关键数据/事实：记录支撑结论的信息（如“近1个月客户投诉中，物流延迟占比达60%”）；
分歧与共识：标注未达成一致的问题（如“关于推广预算，市场部建议增加50万，财务部建议控制在30万内，暂未达成共识”）。
决策事项确认
对每个议题的输出结论，按“会议决策事项”表记录：
决策编号：按“议题序号+字母”编号（如“1-D”代表“议题1的决策”），便于后续关联跟踪；
决策内容：明确、可执行（避免“尽快研究”“考虑优化”等模糊表述，改为“9月15日前提交3个物流优化方案供决策”）；
责任部门/责任人：明确到具体人或部门（如“责任人：运营部*”）；
计划完成时间：精确到日期（如“2023-09-30”）。
（三）会后整理与执行跟踪：闭环管理促落地
会议记录分发与确认
会议结束后24小时内，记录人（*）整理会议记录，发送至所有参会人及关联方，并标注“请于X月X日前确认是否有遗漏或修改”；
主持人（*）最终审核记录，保证决策内容、责任分工、时间节点准确无误后，归档至团队共享文档库。
行动项跟踪与反馈
责任人（*）收到记录后，按“行动跟踪与反馈”表启动执行，每周/每两周更新“完成情况”（如“进行中：已完成方案初稿，待内部评审”）；
记录人（）每周汇总未按时完成项，提醒责任人并同步至主持人（），对延期超3天的项目，需组织专项沟通分析原因。
复盘与闭环
行动项完成后，责任人（*）在“实际完成时间”栏标注结果，并交付物（如方案、报告）；
主持人（*）组织相关人员对决策执行效果进行复盘（如“物流优化方案实施后，客户投诉率下降40%，达成预期目标”），总结经验并更新至“会议总结与后续安排”栏。
四、模板结构与内容说明
（一）会议基本信息
序号
项目
内容示例
1
会议名称
研发部Q4产品迭代方案评审会2
会议时间
2023年10月15日14:00-16:00
3
会议地点
公司3楼会议室A（腾讯会议号：123-456-789）
4
主持人
研发部经理*
5
记录人
产品专员*
6
参会人
研发部、市场部、测试部、设计部
7
缺席人及原因
运营部*（出差，已提前提交书面意见）
（二）会议议程与讨论内容
序号
议题名称
讨论要点
发言摘要（关键人观点）
1
Q4产品核心功能优先级评估
是否优先开发“智能推荐模块”，需平衡用户需求与技术实现难度
研发部*：“推荐模块需3个月开发，建议延后至Q1”
市场部*：“用户调研显示，70%用户期待该功能，建议优先”
2
测试资源分配方案
Q4测试人力不足，如何分配“功能测试”与“功能测试”资源
测试
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