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财务报销流程标准化模板（费用审批便捷版）

一、适用场景与对象

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的日常费用报销管理，尤其适合追求审批效率、流程规范的中小型组织。具体涵盖以下场景：

日常办公费用：如办公用品采购、通讯费、快递费、打印费等；

差旅费用：如交通费（机票、高铁、出租车）、住宿费、市内交通补助、伙食补助等；

业务招待费用：如客户餐费、礼品费、活动招待支出等；

其他合规费用：如培训费、会议费、小额采购费等。

适用对象包括：公司全体员工（作为报销申请人）、部门负责人（作为一级审批人）、财务部门（作为审核与付款执行人）、分管领导（作为最终审批人，根据金额分级确定）。

二、标准化操作流程详解

（一）报销申请：准备材料与填写单据

整理费用凭证

报销人需保证所报销费用真实、合规，且取得合法有效票据（如增值税发票、财政票据等），票据需满足以下要求：

发票抬头为公司全称，税号准确无误；

发票内容与实际费用一致（如“办公用品”需注明具体品名及数量）；

发票加盖销售方发票专用章，无涂改、破损；

差旅费需附行程单（如机票行程单）、住宿费明细单等辅助证明。

填写《费用报销单》

依据本模板“三、通用报销单模板”填写完整信息，包括：

基本信息：申请人姓名、所属部门、报销日期、费用类型；

费用明细：逐项填写费用项目、发生日期、金额、对应发票号码，备注栏需说明费用事由（如“项目客户招待”“部门办公用品采购”）；

附件清单：列出所有附件名称及数量（如“发票3张，行程单1份”），保证附件与报销金额一一对应。

（二）部门审批：一级审核与责任确认

提交报销单

报销人填写完整后，将《费用报销单》及原始凭证、附件提交至部门负责人处。

注意：若为部门共同费用（如部门团建），需由部门负责人汇总后统一提交，并注明“部门集体费用”。

部门负责人审核

部门负责人需在2个工作日内完成审核，重点确认：

费用是否在部门预算范围内；

费用事由是否与部门业务相关，是否符合公司费用管理制度；

报销单填写是否完整，附件是否齐全、合规。

审核通过后，在“部门负责人审批”栏签字确认；若不通过，需注明退回理由（如“超预算”“附件不全”），并退回报销人修改。

（三）财务审核：合规性与金额核对

接收与初审

财务部门收到报销单后，对以下内容进行初步检查：

报销单是否有部门负责人签字，附件是否齐全；

发票真伪（通过国家税务总局发票查验平台核实）；

费用类型是否对应公司规定的报销标准（如差旅住宿费是否超标，招待费是否超出季度限额）。

详细复核

财务专员对报销明细进行逐项复核，重点核对：

发票金额与报销单金额是否一致，发票抬头、税号、项目信息是否正确；

补助类费用（如伙食补助、交通补助）是否符合公司标准（如“伙食补助100元/天，凭出差天数计算”）；

大额费用（如单笔超过5000元）是否附合同或审批说明。

审核结果反馈

审核通过：财务人员在“财务审核意见”栏签字，并标注“同意报销”，进入下一审批环节；

审核不通过：注明退回原因（如“发票抬头错误”“费用超标”），并在1个工作日内退回报销人，同时同步通知部门负责人。

（四）领导审批：分级授权与最终确认

根据报销金额分级确定审批权限（以下为示例，企业可根据自身规模调整）：

小额报销（≤5000元）：由财务部门审核通过后，无需额外领导审批，直接交财务付款；

中等金额（5000元＜金额≤20000元）：需财务审核后，提交分管业务领导审批；

大额报销（＞20000元）：需财务审核、分管业务领导审批后，提交总经理/最终负责人审批。

审批人需在1个工作日内完成审批，确认费用合理性及预算合规性后签字。若审批不通过，注明理由并退回财务部门。

（五）财务付款：资金结算与凭证归档

付款执行

财务部门收到最终审批通过的报销单后，于3个工作日内完成付款：

对公报销：通过银行转账至报销人指定账户，需核对账户信息（户名、账号、开户行）；

现金报销：仅适用于无法转账的小额费用（如不足200元的市内交通费），由财务人员现金支付，报销人需签字确认收款。

凭证归档

付款完成后，财务人员将报销单、发票、附件等凭证按月整理，编号归档（如“2024年06月-001号”），保存期限不少于5年，以备后续审计或查询。

三、通用报销单模板及填写说明

（一）模板表格

费用报销单

报销单号：[自动，如FP-202406-001]

基本信息区

申请人

*某（员工姓名）

报销日期

2024年6月15日

预算科目

市场推广费

总金额（小写）

￥1,200.00

费用明细区

序号

1

2

3

附件清单区

附件名称

增值税发票

客户签到单

审批签章区

部门负责人审批

签字：*某

日期：2024/6/15

（二）填写说明

报销单号：由财务系统自动，格式为“FP（费用拼音）-年月-三位流水号”，如2024年6月第1笔报