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办公用品采购申请与审批管理流程指南

一、适用范围与场景

本流程适用于公司内部各部门、各分支机构（以下简称“各部门”）因日常工作需要采购办公用品的全流程管理，涵盖常规办公耗材（如纸张、笔、文件夹等）、办公设备（如打印机、计算器、办公家具等）、以及部门特殊需求办公物资的申请、审批、采购、入库及领用环节。

具体场景包括：

部门日常办公耗材补仓；

新入职员工办公用品配置；

办公设备新增、更换或维修配件采购；

特定项目临时性办公用品采购；

其他与办公相关的必要物资需求。

二、详细操作步骤

（一）第一步：提交采购申请

发起申请：申请人（部门员工或指定物资管理员）根据部门实际需求，登录公司OA系统或填写《办公用品采购申请表》（见第三部分模板），发起采购申请。

填写申请信息：

基本信息：申请人姓名、所属部门、申请日期、联系方式；

物资明细：逐项填写需采购物品的名称、规格型号、单位（如“包”“个”“台”）、数量、预估单价（元）、预估总价（元），并注明“用途”（如“日常办公”“新员工入职”“打印机维修”等）；

附件说明：若涉及特殊物品（如定制办公家具、专业设备），需附上产品参数、报价单或图片说明。

提交申请：确认信息无误后，提交至部门负责人审核。

（二）第二步：部门负责人审核

审核要点：

必要性：核对申请物品是否为部门日常工作必需，是否存在冗余或可替代物资（如库存充足物品重复申请）；

预算匹配：检查申请总金额是否符合部门年度办公用品预算额度（超预算需额外说明）；

规格合理性：确认物品规格是否满足办公需求（如打印机型号是否兼容现有设备）。

审核结果：

审核通过：在OA系统或申请表“部门负责人审核”栏签字确认，流转至行政部门；

审核不通过：注明驳回理由（如“库存充足，无需采购”“预算不足，建议缩减数量”），退回申请人修改。

（三）第三步：行政部门/采购部门审核

库存核查：行政部门通过库存管理系统核对申请物品的当前库存量，确认是否需采购（若库存可满足1个月以上用量，原则上驳回申请）。

市场调研与比价：

对于常规耗材（如A4纸、签字笔），行政部门根据历史采购记录或长期合作供应商报价，确认预估单价合理性；

对于非常规物品或单次采购金额超过500元，需进行至少2家供应商比价，并将比价结果（含供应商名称、报价、产品参数）作为附件提交。

审核结果：

审核通过：在“行政部门审核”栏签字确认，流转至财务部门；

审核不通过：注明理由（如“库存充足，建议使用现有物资”“预估单价高于市场均价，请重新填写”），退回部门。

（四）第四步：财务部门审核

审核要点：

预算合规性：核对申请总金额是否在公司年度办公用品预算范围内，超预算部分是否符合公司“预算外采购管理规定”；

价格合理性：结合行政部门提供的比价结果，确认价格是否符合公司采购标准（如是否高于同类物品近期采购价10%以上）；

资金来源：确认采购资金是否为部门预算内资金或专项费用（如项目物资需注明对应项目编号）。

审核结果：

审核通过：在“财务部门审核”栏签字确认，流转至管理层审批；

审核不通过：注明理由（如“超出年度预算，未提交预算外申请”“价格异常，需重新比价”），退回行政部门。

（五）第五步：管理层审批

审批权限划分（根据公司规模及采购金额设定，以下为示例）：

采购金额≤1000元：由行政部门负责人审批；

1000元＜采购金额≤5000元：由分管行政副总审批；

采购金额＞5000元：由总经理审批。

审批内容：重点审核采购事项的战略必要性（如大型办公设备采购是否提升办公效率）、预算匹配性及是否符合公司成本控制原则。

审批结果：

审批通过：在“管理层审批”栏签字确认，审批流程结束，流转至行政部门执行采购；

审批不通过：注明理由（如“非必需采购，建议暂缓”“预算优先级较低，延后执行”），退回财务部门。

（六）第六步：采购执行与入库登记

采购实施：行政部门根据审批通过的申请，向选定供应商下达采购订单（明确物品名称、规格、数量、交付时间、付款方式等），并跟踪物流进度。

验收与入库：

物资送达后，由申请人所在部门指定人员与行政部门共同验收，核对物品名称、规格、数量是否与订单一致，检查外观及功能是否完好；

验收合格后，填写《办公用品入库单》（含物品信息、验收人、入库日期、供应商信息），行政部门更新库存台账；验收不合格的，及时联系供应商退换货。

（七）第七步：领用登记与费用归集

领用登记：申请人或部门物资管理员凭审批通过的《办公用品采购申请表》到行政部门领用物品，填写《办公用品领用登记表》（领用人、领用日期、物品名称、数量、领用事由）。

费用归集：行政部门每月汇总各部门领用物品的实际采购成本（以入库单为准），提交财务部门计入部门费用，保证采购费用与预算执行情况对应。

三、流程模板与填写说明

（一）办公用品采购申请表

基本信息

申请人