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多部门协作沟通记录与问题反馈模板
一、适用场景与协作背景
在企业日常运营中，跨部门协作是推动项目落地、提升工作效率的核心环节。本模板适用于以下场景：
项目推进协同：如新产品研发、市场活动策划、流程优化等项目，需多部门（研发、市场、销售、运营等）共同参与，明确分工与进度同步；
需求对接与资源协调：如业务部门提出资源支持需求（人力、预算、技术等），需与相关部门沟通确认可行性及交付时间；
问题快速响应与解决：如跨部门协作中出现流程卡点、职责不清、资源冲突等问题，需通过结构化记录推动责任明确与高效解决；
信息同步与风险预警：如项目关键节点变更、外部政策调整等，需及时同步给协作部门，降低信息差带来的风险。
二、协作流程与操作步骤
（一）问题/需求提出与登记
明确问题/需求内容：由发起部门（或个人）清晰描述问题背景、具体诉求（如“需技术部门协助完成系统接口开发，预计3个工作日内交付测试”），并初步判断涉及部门（如技术部、测试部、业务部）；
填写基础信息：通过模板表单填写“问题编号”（按“年月日-部门代码-序号”格式，RD-001）、“提出部门/人”、“提出时间”、“优先级”（高/中/低，根据紧急程度与影响范围判定）；
提交与同步：将表单同步至所有涉及部门负责人及相关人员，保证各方知晓协作需求。
（二）跨部门沟通与方案确认
组织沟通会议：由发起部门牵头，组织涉及部门召开沟通会（线上/线下），明确核心议题：
问题/需求的背景与目标；
各部门现有资源与限制（如技术部当前人力是否支持、业务部需求是否明确）；
初步分工与时间节点（如“研发部负责接口开发，测试部负责联调，业务部配合提供测试数据”）。
记录沟通共识：指定专人记录会议讨论要点，包括各部门意见、争议点及最终达成的共识（如“接口开发需优先兼容浏览器，测试时间延长至5个工作日”），并同步至所有参会人员确认。
（三）执行跟踪与进度更新
责任到人：根据沟通共识，明确每个任务的具体负责人（如“接口开发：工，测试：工”）及截止时间；
定期同步进度：负责人需按约定时间（如每日/每两日）在表单中更新“当前进度”（如“开发完成50%，待联调”），遇到需协助事项及时标注（如“需业务部提供数据，已发送邮件，待反馈”）；
风险预警：若可能无法按时完成任务，需提前至少1个工作日发起风险预警，说明原因（如“突发需求插队，原任务顺延2天”）及调整方案，同步至协作部门。
（四）问题解决与闭环反馈
结果确认：任务完成后，由发起部门牵头组织验收（如“接口开发完成，测试部提交测试报告，业务部确认功能符合需求”）；
填写结果信息：在表单中填写“解决方案”（如“完成接口开发，通过所有测试用例”）、“解决时间”、“负责人”、“反馈人”（发起部门联系人）；
归档与复盘：对已解决的问题进行归档，并组织协作部门进行简要复盘（如“本次沟通效率较高，但需求明确环节可提前，避免返工”），总结经验优化后续协作流程。
三、沟通记录与问题反馈模板表单
基本信息
问题编号
（例MKT-003）
提出部门/人
（例：市场部/*工）
提出时间
（例：2023年10月25日09:30）
优先级
□高（需24小时内响应）□中（需3个工作日内响应）□低（需1周内响应）
问题描述与需求
背景
（简要说明问题产生的原因或背景，如“双十一活动需新增用户积分兑换功能”）
具体诉求
（明确需协作部门完成的事项，如“需技术部开发积分兑换接口，运营部提供兑换规则”）
涉及部门
（列出所有需协作的部门，如技术部、运营部、测试部）
沟通记录
沟通时间
（例：2023年10月25日14:00）
参与部门/人
（例：市场部/工、技术部/工、运营部/*工）
沟通内容摘要
（记录讨论要点，如“技术部提出接口开发需5个工作日，运营部承诺10月28日前提供规则”）
达成共识
（明确结论，如“技术部10月30日前完成接口开发，测试部同步准备测试用例”）
执行与跟踪
任务分解
（按部门拆分任务，如：1.技术部：接口开发（负责人：工，截止：10.30）2.运营部：规则确认（负责人：工，截止：10.28））
进度更新
（按时间节点填写，如：10.26：技术部完成需求分析，待开发10.28：运营部提交规则，技术部开始开发）
风险事项
（如遇问题填写，如“10.29：开发中发觉规则冲突，需运营部确认调整方案”）
解决结果
解决方案
（描述最终处理方式，如“10.30接口开发完成，规则调整后通过测试”）
解决时间
（例：2023年10月30日17:00）
负责人
（例：技术部/*工）
反馈人
（例：市场部/*工）
状态
□进行中□已解决□需升级
四、使用规范与协作要点
（一）问题描述清晰化
避免模糊表述（如“系统有问题”），需明确“哪个环节、具体现
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