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财务报销审批流程标准化模板

一、适用范围与使用对象

本模板适用于企业日常经营管理中发生的各项费用报销场景，包括但不限于办公费、差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、培训费等常规费用，以及固定资产购置、项目专项支出等非常规费用（需额外补充说明）。使用对象涵盖企业全体员工（作为报销申请人）、各部门负责人（作为业务审核人）、财务部门人员（作为合规复核人）、分管领导及总经理（作为最终审批人）。

二、标准化操作流程详解

（一）第一步：报销申请发起与材料准备

申请人填写报销单：员工需在企业财务系统或用友/金蝶等ERP模块中填写《费用报销申请表》，或使用标准化纸质表格（见模板三），准确填写以下信息：

申请人基本信息（姓名、部门、工号、联系方式）；

报销费用所属期间（如“2023年10月1日-10月15日”）；

费用明细（按费用类别逐项填写，包括发生日期、具体事由、金额、对应发票号码）；

报销总金额（大小写一致，需计算准确）。

整理附件材料：申请人需按“费用类别+时间顺序”整理附件，保证附件齐全、合规，主要包括：

原始发票：增值税专用发票或普通发票（电子发票需打印并加盖“已报销”章，避免重复使用）；

证明材料：如差旅费需附行程单、住宿发票、会议通知；业务招待费需附招待对象、事由说明；办公费需附采购清单等；

审批单：如“固定资产购置申请单”“借款单”（若存在预借款，需注明“冲抵预借款”字样）。

提交申请：申请人将填写完整的《费用报销申请表》及附件材料提交至部门负责人（或指定接口人），同步在OA系统中发起电子审批流程（若企业无OA系统，则按纸质流程流转）。

（二）第二步：部门负责人业务审核

审核重点：部门负责人需从“真实性、合理性、预算匹配性”三方面审核：

真实性：核对费用是否实际发生，附件材料与报销事由是否一致（如差旅行程与出差申请是否匹配）；

合理性：判断费用金额是否在合理范围内（如交通费是否符合员工职级标准、招待费是否超出部门预算）；

预算匹配性：确认费用是否属于部门年度/月度预算范围内，超预算费用需提前提交《预算外费用申请表》并说明原因。

审核结果处理：

审核通过：部门负责人在《费用报销申请表》“部门审核意见”栏签字（或OA系统审批通过），并注明“同意报销”，流转至财务部门；

审核不通过：注明退回原因（如“发票抬头错误”“事由不清晰”），退回申请人修改后重新提交。

（三）第三步：财务部门合规复核

复核重点：财务部门以“合规性、完整性、准确性”为核心标准：

合规性：检查发票真伪（通过“国家税务总局全国增值税发票查验平台”查验）、发票要素（抬头、税号、项目名称、金额、税率等）是否完整准确；发票是否加盖开票方发票专用章；电子发票是否重复报销；

完整性：核对报销单与附件材料是否匹配（如报销差旅费是否缺少行程单，报销办公费是否缺少采购清单）；附件张数与报销单“附件清单”是否一致；

准确性：复核报销金额计算是否正确（如发票合计金额、报销单小计金额、总金额是否一致）；费用归类是否准确（如“交通费”与“差旅费”是否混淆）；是否符合企业报销制度（如餐费补贴标准、交通补贴上限等）。

复核结果处理：

复核通过：财务人员在《费用报销申请表》“财务复核意见”栏签字（或OA系统审批通过），并根据审批权限流转至对应领导；

复核不通过：注明退回原因（如“发票抬头错误”“超标准报销”“附件缺失”），退回申请人补充材料或重新填报，并同步抄送部门负责人。

（四）第四步：分级审批与权限管理

根据企业费用金额及类型，实行“分级审批”制度，审批权限如下（可根据企业规模调整）：

费用类型

金额范围

审批人

日常费用（办公/交通/通讯等）

≤5,000元

部门负责人

日常费用

5,000-20,000元

分管领导（如行政副总）

日常费用

＞20,000元

总经理

差旅费

≤10,000元

部门负责人

差旅费

10,000-50,000元

分管领导

差旅费

＞50,000元

总经理

业务招待费

任意金额

分管领导+总经理（双签）

固定资产购置

任意金额

分管领导+总经理+董事长

审批要求：审批人需在收到审批申请后2个工作日内完成审批，重点审核“业务必要性、预算符合性、金额合理性”，并在《费用报销申请表》“领导审批意见”栏签字（或OA系统审批通过）。若审批人因出差等原因无法及时审批，需委托指定代理人代为审批，并提前告知财务部门。

（五）第五步：财务支付与账务处理

支付安排：审批完成后，财务部门在3个工作日内完成支付：

对公支付：通过银行转账至供应商账户（如固定资产购置、大额费用报销），需核对收款方信息与合同/发票一致；

对员工支付：通过工资卡或备用金方式支付员工个人报销款（如差旅费、日常费用），需核对员工银行卡号。

账务处理：财务人员根据审批通过的《费用报销申请表》及发票，在财务系统中进行账