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企业邮箱安全管理政策

引言

企业邮箱系统作为组织内外信息沟通与业务协作的核心工具，承载着大量商业秘密、客户信息及内部敏感数据，其安全稳定运行直接关系到企业的声誉、运营效率乃至核心竞争力。为规范企业邮箱的使用行为，防范各类安全风险，保障企业信息资产安全，特制定本政策。本政策旨在建立一套全面、系统的邮箱安全管理机制，明确各相关方的责任与义务，确保企业邮箱服务在安全可控的前提下有效支持业务发展。

适用范围

本政策适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、实习生、顾问及其他为公司提供服务的人员）以及所有以公司名义注册、分配或管理的企业邮箱账户。任何使用公司企业邮箱账户的个人及相关行为，均须严格遵守本政策的各项规定。

账户安全管理

账户申请与注销

1.企业邮箱账户的开设需由员工所在部门提出正式申请，经相关负责人审批后，由信息技术部门（或指定管理员，下同）统一创建。申请时应提供真实、完整的个人信息及所属部门。

2.员工因离职、调岗或其他原因不再需要使用企业邮箱时，所在部门应及时通知信息技术部门办理账户注销或权限变更手续。信息技术部门应在接到通知后的规定时限内完成处理，确保账户及时停用，防止信息泄露。

3.严禁员工私自以公司名义注册外部邮箱用于工作沟通，所有对外业务往来原则上必须使用公司分配的企业邮箱。

密码安全规范

1.邮箱密码是账户安全的第一道防线，员工必须设置复杂度足够的密码。密码应包含大小写字母、数字及特殊符号，长度不低于规定要求，且不应使用与个人信息（如姓名、生日、手机号等）相关或易于猜测的字符组合。

2.员工应定期更换邮箱密码，更换周期不得超过规定期限。密码更换后应妥善保管，严禁将密码告知他人或张贴在显眼位置。

3.不同的企业账户（包括但不限于邮箱、办公系统等）应使用不同的密码，避免因一个账户密码泄露导致多个系统安全风险。

账户使用与保管

1.企业邮箱账户实行实名制管理，仅限本人使用，严禁转借、共用或泄露给任何未经授权的第三方。

2.员工应妥善保管自己的邮箱账户和密码，不得将账户交予他人代为操作，亦不得使用公共电脑或不安全的网络环境登录邮箱后不退出。

3.长时间不使用邮箱时，应及时退出登录。离开工作岗位时，应锁定计算机或退出邮箱客户端，防止他人冒用。

4.严禁使用企业邮箱注册与工作无关的外部服务或进行非工作相关的网络活动。

邮件收发与内容安全

邮件发送规范

1.发送邮件时应仔细核对收件人地址，避免因地址错误导致信息误发。对于包含敏感信息的邮件，应确认收件人具备相应的知情权和处理权限。

2.严禁利用企业邮箱发送、传播与工作无关的内容，包括但不限于谣言、诽谤性言论、非法信息、垃圾邮件、商业广告（经授权的除外）、反动或色情内容等。

3.涉及公司商业秘密、技术机密、财务数据等敏感信息的邮件，应根据信息密级采取相应的加密措施或使用公司认可的安全通讯方式进行传输。

4.对外发送重要或敏感邮件前，应进行必要的内部审核流程，确保邮件内容准确无误且符合公司信息发布规范。

邮件接收与处理

2.对于自称来自银行、合作伙伴、上级单位等机构的邮件，若涉及转账、提供敏感信息等要求，应通过其他可靠渠道（如电话）进行核实，确认无误后方可处理。

3.如收到钓鱼邮件、垃圾邮件或恶意邮件，应立即向信息技术部门举报，并避免对邮件进行回复、转发或其他可能触发恶意程序的操作。

4.定期清理邮箱，及时删除无用邮件，对重要邮件应进行分类归档保存，确保邮箱存储空间合理使用，同时便于信息追溯。

终端与网络安全

终端设备要求

1.登录企业邮箱的计算机、移动设备等终端应安装并运行最新的操作系统、杀毒软件及安全补丁，确保终端自身安全。

2.严禁在未经授权的个人设备上安装企业邮箱客户端或配置邮件代收功能，如确有工作需要，须经信息技术部门评估并批准后，在指定设备上进行，并遵守相关安全管理规定。

3.移动设备丢失或被盗时，员工应立即向信息技术部门报告，以便及时采取远程擦除数据、冻结账户等安全措施。

网络环境安全

1.优先在公司内部安全网络环境下使用企业邮箱。在外部网络（如公共场所的Wi-Fi）使用时，必须连接公司指定的虚拟专用网络（VPN），以保障数据传输安全。

2.严禁连接至不安全、不受信任的网络环境登录企业邮箱，避免在网络传输过程中信息被窃听或篡改。

安全意识与培训

1.公司将定期组织邮箱安全及信息安全相关培训，所有员工均有义务参加并掌握必要的安全知识和技能，提高安全防范意识。

2.员工应主动学习和了解常见的网络安全威胁（如钓鱼攻击、恶意软件等）及其防范方法，关注公司发布的安全警示信息。

3.鼓励员工积极向信息技术部门反馈邮箱使用过程中遇到的安全问题或可疑情况。

事件响应与报告

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