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采购订单标准化处理流程模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业采购部门处理常规物料、服务及设备的标准化采购订单管理，尤其适用于采购流程需跨部门协作（如需求部门、采购部、财务部、仓库）的场景，也可作为新员工培训教材或流程优化参考。具体包括：日常生产物料采购、办公用品采购、设备采购、服务外包采购等标准化需求，非标或紧急采购可参考本流程并做适当调整。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与初步审核

操作主体：需求部门经办人、需求部门负责人

关键动作：

需求部门根据实际业务需求（如生产计划、行政办公、项目实施等），填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望交货期、预算金额及用途说明，并附相关技术图纸或需求说明文件。

需求部门负责人*对需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核，签字确认后提交至采购部。

采购部对接需求经办人*，对需求信息完整性进行复核（如规格参数是否清晰、数量是否合理、预算是否符合公司成本控制要求），若信息不全或需求不合理，需退回需求部门补充完善。

（二）供应商选择与询价

操作主体：采购专员、采购经理

关键动作：

采购专员*根据采购需求类型（如物料类、服务类），从《合格供应商名录》中选择3家及以上供应商进行询价；若名录内无合适供应商，需启动供应商考察评估流程（评估资质、产能、质量体系、价格水平等），新增合格供应商后方可参与询价。

向供应商发出《询价单》，明确需求明细、报价要求（含单价、总价、税率、报价有效期）、交货周期及付款条件等信息，要求供应商在规定时间内反馈报价。

收集供应商报价后，采购专员整理《比价议价记录表》，对比分析各供应商的价格、质量保障、交货能力、售后服务等维度，形成初步供应商推荐意见，提交采购经理审核。

（三）订单创建与内部审核

操作主体：采购专员、采购经理、财务部*、法务部（如需）

关键动作：

采购经理审核《比价议价记录表》，确认供应商选择合规、价格合理后，通知采购专员与选定的供应商沟通合同细节（如交付条款、违约责任、质保期等）。

采购专员*根据最终确定的供应商信息及需求明细，在采购管理系统中创建《采购订单》（PO），订单内容需包含：订单编号、供应商全称及联系方式、物料/服务清单（名称、规格、型号、单位、数量、单价、金额）、交货地址、交货批次、付款方式、订单生效条件等关键信息，保证与合同条款一致。

采购订单按审批权限逐级审核：

采购专员创建订单后提交至采购经理审核（审核重点：订单信息准确性、供应商匹配性、交货期合理性）；

金额超过[具体金额，如5万元]的订单，需额外提交财务部*审核（审核重点：预算符合性、付款条款合规性）；

涉及重要合同条款或金额重大的订单，需法务部*审核合同文本，保证无法律风险。

所有审核通过后，采购专员*将最终版《采购订单》打印（或电子签章）并加盖采购专用章，通过邮件或系统发送给供应商，同时抄送需求部门、仓库、财务部存档。

（四）订单下达与执行跟踪

操作主体：采购专员、供应商对接人

关键动作：

供应商收到采购订单后，需在[具体时限，如2个工作日]内签字确认并回传，若对订单内容有异议，需在此时限内提出，否则视为默认接受订单条款。

采购专员*建立《采购订单跟踪表》，实时跟踪订单执行进度，包括：供应商生产/备货情况、预计发货时间、实际发货时间、物流单号等信息，每周至少向需求部门反馈一次订单进度。

若供应商可能无法按期交货（如延期超过[具体天数，如3天]），采购专员需第一时间通知采购经理及需求部门，协调供应商调整交期或启动备选供应商方案，保证不影响业务需求。

（五）收货与验收

操作主体：仓库管理员、需求部门验收人、采购专员*

关键动作：

供应商按订单约定发货后，将发货清单、质检报告（如需）随货同行，采购专员及时将物流信息告知仓库管理员。

仓库管理员收到货物后，核对实物与订单信息（名称、规格、型号、数量）是否一致，检查外包装是否完好，若发觉数量不符、包装破损等情况，需当场拍照记录并联系采购专员与供应商沟通处理。

数量、外观核对无误后，仓库管理员*在系统中确认收货，《入库单》，并将货物存放至指定库位。

对于需技术验收的物料/服务（如生产设备、定制化服务），需求部门验收人在[具体时限，如5个工作日]内组织验收，出具《验收报告》，明确验收结论（合格/不合格）；不合格品需说明具体问题（如功能不达标、参数不符），由采购专员联系供应商进行退换货或整改，相关记录需同步更新至《采购订单跟踪表》。

（六）付款结算

操作主体：财务部、采购专员

关键动作：

供应商完成交货验收且无质量争议后，采购专员*收集以下结算资料：采购订单（供应商回传版）、验收报告、入库单、供应商开具的合规增值税发票（发票信息需与订单、收货信息一致）。

采购专员核对资料的完整性、准确性，填写《付款